Como quebrar os silos organizacionais na cadeia de suprimentos

Hoje, cada vez mais, vivemos em um mundo conectado, em que a troca de dados e a colaboração estão na base de processos bem sedimentados. Trazendo para o universo da cadeia de suprimentos, essa questão triplica em importância. Não é possível uma empresa ter bons resultados sem uma boa comunicação entre as áreas. Mas isso acontece e tem um nome: silos organizacionais.

O que são os silos organizacionais?

O silo organizacional é um fenômeno que acontece quando os departamentos da empresa trabalham de forma desconectada, em silos, sem trocarem informações e compartilharem projetos, por exemplo. Em outras palavras, dá para dizer que em empresas que trabalham dessa forma, as equipes não estão olhando o todo, mas apenas o seu departamento.

O componente principal dos silos organizacionais é a falta de comunicação. Um não sabe o que o outro está fazendo, mesmo que, em algum grau, maior ou menor, exista uma interdependência. Os projetos, por exemplo, são tocados sem sinergia e deixam de alcançar todo o potencial.

Pense no marketing atuando sem interação com a operação comercial. A geração de demanda precisa estar próxima de quem conversa realmente com possíveis clientes, para receber insights e reunir elementos, e assim, ser cada vez mais assertiva nas comunicações e campanhas.

Outros aspectos dos silos é o fato de as empresas utilizarem sistemas que não se conectam ou que não permitem uma visão sistêmica e geral dos dados. Essa realidade acaba fomentando a formação de silos, pois dificulta ainda mais a troca de informações.

Em grande parte, esse problema é relacionado à cultura organizacional. Por mais que as empresas incentivem e forneçam estrutura para um trabalho conectado, ainda há muita resistência dentro das equipes em quebrar os silos.

Silos organizacionais na cadeia de suprimentos

Por falar em geração de demanda e atendimento das necessidades de clientes e consumidores, chegamos à cadeia de suprimentos, um ponto muito delicado quando falamos em silos organizacionais. Isso porque estamos falando da área responsável justamente por colocar o produto certo, no lugar adequado e no momento exato.

No supply chain a sinergia entre as áreas é fundamental. Todos precisam estar na mesma página. Um grande exemplo é o processo de planejamento e demanda, que é o que vai balizar a operação das empresas, tanto na produção, quanto no comercial, financeiro e outras.

Quando as áreas não trocam dados e realizam suas ações de forma desconectada, há grande chance de prejuízo. Um exemplo ocorre quando o comercial realiza uma venda sem saber se o setor produtivo vai dar conta de entregar. Se isso acontece, há uma série de consequências negativas, como o risco de atraso ou não cumprimento da entrega, que leva a dano de imagem, necessidade de fazer hora extra, que gera custos extras e diminuição de margem ou prejuízo financeiro, além de outros problemas.

Como quebrar os silos organizacionais na cadeia de suprimentos

Um estudo da McKinsey sobre os elementos de sucesso nas organizações de supply chain identificou que um dos principais fatores é a coordenação de ponta a ponta no processo de planejamento. As empresas com melhor desempenho no EBTIDA são as que são as que “investem mais em estrutura, papeis e processos formais para coordenar e compartilhar conhecimento entre as unidades, funções e localidades”.

Então, fica claro que as áreas da empresa precisam estar alinhadas, principalmente quando se fala em demanda, fazendo um planejamento em conjunto, com base em dados, aplicando de forma assertiva um processo de Sales and Operation Planning (S&OP).

O S&OP é o método pelo qual as áreas da empresa colaboram para chegar a um consenso e, assim, trabalharem no mesmo sentido. A partir de uma projeção estatística da demanda, partindo, portanto, de dados, as diversas áreas começam a conversar sobre um mesmo horizonte.

Ou seja, os departamentos têm uma noção do que pode ser a demanda e daí em diante começam a debater para realizar ajustes nesse número até chegar em um consenso. Feito isso, realizam seus próprios planejamentos e tocam suas operações sabendo o que as outras áreas estão esperando. Então, o comercial não vai vender mais do que será possível entregar.

Outra forma para quebrar os silos organizacionais é a partir de uma análise de dados consistente, em que todas as áreas possam ter acesso às informações. Não adianta somente uma área consumir os dados. Um exemplo é quando falamos em dados de performance de produtos.

Essa é uma informação que diversos setores podem consumir para basear suas decisões, como o marketing, o comercial, e os profissionais diretamente envolvidos em supply chain. E essa é uma análise que pode ser feita separada e em conjunto, para que todos possam conversar e entender quais ações podem ser feitas para melhorar as vendas de um item, ou para expandir a cobertura, enfim, para a estratégia como um todo.

Quebrando os silos entre os elos da cadeia de suprimentos

Se é verdade que as empresas precisam promover maior integração entre os setores, também é fato que o mesmo deve ocorrer quando falamos dos outros elos. Indústrias, varejos e distribuidores precisam atuar juntos para atender da melhor forma possível os consumidores.

A colaboração é a palavra-chave neste contexto. A indústria não pode mais apenas repassar seus produtos para varejos e distribuidores. É necessário que os fornecedores conheçam a operação dos seus parceiros e, principalmente, baseiem suas ações em dados de performance dessas empresas.

Por exemplo, a indústria precisa fazer a reposição de estoque nos parceiros de acordo com a demanda e a posição de estoque dos produtos. Caso contrário, há risco de excessos de estoques de alguns produtos com pouca saída e ruptura de outros que poderiam ser mais trabalhados.

Os fabricantes precisam trabalhar em colaboração com varejos e distribuidores, utilizando esses dados para traçar estratégias juntos e, como falamos, garantir o estoque adequado para todos, não somente aquele que vai mexer no ponteiro de vendas de forma pontual. Se a indústria faz, os outros elos passam a vender mais, de forma assertiva, e conseguem ter uma vida financeira mais saudável, com fluxo de caixa em dia, por exemplo.

Isso vale para os varejos e os distribuidores, que devem entender a importância de trabalhar com transparência e realizar o compartilhamento de dados nos moldes que falamos anteriormente. Não podemos mais pensar somente naquele cenário de competição, em que as empresas têm medo de, ao passar informações, estar perdendo munição estratégica.

A estratégia mais adequada será aquela realizada em conjunto, com a cadeia de suprimentos realmente sincronizada e trabalhando de forma colaborativa, quebrando silos organizacionais internos e entre os outros elos.

De acordo com outra pesquisa da McKinsey, com mais de 100 grandes organizações em vários setores, as empresas que colaboravam regularmente com os fornecedores demonstraram maior crescimento, menores custos operacionais e maior lucratividade do que seus pares do setor.

Gostou do artigo? Continue acessando nosso blog e conferindo outros textos sobre variados temas da cadeia de suprimentos.