Planificación de ventas y operaciones: el primer paso para atender al consumidor final

Mientras el consumidor no compra, nadie ha vendido. Es él quien mueve el flujo entre industrias, minoristas y proveedores de materias primas. Pero para que toda la cadena de suministro avance para asegurar la disponibilidad de productos en las estanterías para la venta, es necesario, entre otros factores, contar con una planificación de ventas y operaciones, denominada S&OP (Sales & Operations Planning).

Este proceso ayuda a estructurar una estrategia única e integrada de la empresa, alineando los planes comerciales y de capacidad de producción y distribución. Ignorarlo, o hacerlo de manera inconsistente, puede tener impactos negativos para los demás agentes de la cadena y para la propia industria. Entre ellos, el dimensionamiento inadecuado de inventarios para atender a sus clientes (minorista, otras industrias y distribuidores), la pérdida de share de mercado e incluso la inviabilidad total del negocio.

Desafíos del proceso de planificación de ventas y operaciones

Por eso, las áreas involucradas en el S&OP – marketing, trade marketing, comercial, operaciones, logística, finanzas, entre otras – deben estar conscientes de la necesidad de prestar atención a este proceso, que trae consigo dos grandes desafíos:

Software integrado al ERP

Si la empresa no cuenta con un software de S&OP integrado al ERP (sistema de gestión de empresa), enfrentará algunas dificultades. La primera es la necesidad de tener varias personas en el equipo para recopilar informaciones que provienen de diversas fuentes: de ventas, del marketing, del propio histórico de la empresa. Se obligará trabajar cálculos y desdoblamientos en planillas pesadas y estar sujeto a errores o reelaboración a la hora de consolidar diferentes documentos. Además del riesgo de no guardar estos datos en un lugar seguro, como la propia computadora. Si el equipo se avería, se podría perder todo el trabajo.

Sin el apoyo de una solución de planificación, el trabajo operativo es demasiado grande en comparación con la precisión, que debe ser exacta. El nivel de complejidad para el profesional de planificación de ventas y operaciones solo aumenta cuando participan muchos actores de diferentes áreas y en la proporción del aumento del mix de productos. Con esto, la tendencia al error también es mayor.

Integración colaborativa de las áreas de la empresa

La colaboración entre las áreas involucradas en la planificación de ventas y operaciones es esencial para que el proceso funcione. Si la demanda del consumidor final sobre un determinado artículo en la industria es de 10 mil artículos – considerando la distribución para todos los minoristas que atiende – es necesario que el comercial informe este pronóstico de ventas al área de operaciones y compras de materias primas para que la producción sea suficiente.

Todo el equipo debe estar en “la misma página”, todos con una visión del mismo objetivo. De lo contrario, la empresa puede pagar un alto precio, ya que con el dimensionamiento inadecuado de los inventarios para atender a los clientes y, en consecuencia, con el nivel de servicio comprometido, se produce un aumento de costos y una menor rentabilidad.

Venciendo estos desafíos, la empresa tendrá pronósticos más precisos y podrá alinear sobre las decisiones y acciones a tomar de acuerdo con los objetivos globales de la empresa. Además, podrá obtener mejoras en términos de costo (niveles de inventario y producción) y de servicio (disponibilidad de producto), anticipándose a sus necesidades y restricciones.

Cómo funciona la tecnología en el proceso de S&OP

Una solución S&OP tiene tres pilares fundamentales que conectan: Pronóstico Estadístico, Gestión de Eventos y Colaboración. Entendamos cada uno de ellos.

Pronóstico Estadístico

Se utiliza como entrada en el proceso S&OP. A partir de los históricos de ventas, la solución identifica outliers (el llamado “punto fuera de la curva”), tendencias, estacionalidad para proyectar un escenario futuro de demanda a través de modelos matemáticos.

Gestión de Eventos

Posibilita que la planificación sea fortalecido con lo que llamamos “inteligencia de mercado”, o sea, todo el evento que pueda impactar en la demanda o tuvo impacto en la demanda, como promociones, acciones de precios, lanzamientos de productos, acciones de la competencia.

Colaboración

Es el factor clave para mejorar el plan de demanda y el proceso de planificación de la empresa. Es fundamental buscar una solución que permita esta colaboración a través de workflows para facilitar y monitorear la participación de todos los involucrados en el proceso de S&OP.

Una solución integrada de S&OP debe proporcionar las herramientas y los procesos obligatorios para conducir una planificación de la demanda colaborativa, completa y precisa. Debe proporcionar todos los datos necesarios en un solo lugar y de fácil acceso, al mismo tiempo que garantiza que todos tengan el mismo propósito e información. Los componentes de pronóstico estadístico y gestión de eventos (informaciones de mercado, promociones y eventos especiales) deben ser confiables y robustos para evitar excesos y escasez de productos.

Si es en la planificación de ventas y operaciones que se empieza el supply chain, es siempre importante recordar que debe realizarse en función de la última etapa de la cadena: el sell-out. Pues mientras el consumidor final no compra, no se ha realizado ninguna venta.

Siga nuestro blog y obtenga más información sobre el proceso de S&OP y otros temas de la cadena de suministro.