¿Qué es el EDI y cuál es su papel en las empresas?

El ambiente digital es hoy en día el principal medio de intercambio de información entre empresas, especialmente en sectores como la industria, minoristas, la logística y el financiero. No obstante, si cada software utiliza un idioma diferente, la comunicación puede resultar más difícil. Sin embargo, el Eletronic Data Interchange (EDI) surge como una solución a este problema. Al final, ¿sabe qué es EDI y cómo funciona?

En este artículo encontrará todo lo que necesita saber sobre este sistema, así como algunos consejos para que tenga éxito en la implementación en su empresa. ¡Comprúebelo!

¿Qué es EDI?

Eletronic Data Interchange (EDI) es una tecnología que realiza la integración de datos entre empresas. Su objetivo es facilitar y agilizar el intercambio de información, algo fundamental para el segmento mercantil. En términos generales, EDI permite que diferentes tecnologías «hablen el mismo idioma», intercambiando datos entre sí para evitar la necesidad de intervención humana.

La dificultad en la comunicación se debe a que cada desarrollador de software utiliza sus propios lenguajes, estrategias y métodos de programación. Por lo tanto, un archivo generado por una plataforma comercial puede ser ilegible para un sistema diferente. A final, este segundo puede no leer ese formato o incluso buscar los datos en el lugar equivocado.

EDI opera a través de un tipo de protocolo que contiene reglas de estandarización para la emisión de archivos digitales, el llamado layout EDI. En el mercado logístico, por ejemplo, el formato XML y el estándar EDI Proceda son los más utilizados por las empresas.

Y si el ritmo del mercado requiere mucha productividad en el recibimiento, esta tecnología se vuelve insustituible.

¿Cuál es el impacto de EDI en la cadena de suministro?

Cuando mencionamos que la intervención humana ya no es necesaria en determinados procesos, eso significa sincronizar los datos entre dos empresas. Cuando el distribuidor envía un producto al minorista, por ejemplo, EDI permite que los datos registrados en la empresa que emite los documentos fiscales sean asimilados automáticamente por el sistema del recibimiento.

Además de promover un expresivo ahorro de tiempo, la tecnología hace que las operaciones sean más seguras. La misma lógica acompaña toda la cadena de suministros, incluyendo los proveedores de materias primas, la industria y el comercio minorista. Vea un ejemplo práctico.

Cuando el minorista envía un pedido a la industria, se registra automáticamente en el sistema. En la ejecución del picking y packing, el riesgo de error humano se eliminará. En la práctica, además de ahorrar tiempo, EDI aseguró de que la industria esté enviando precisamente lo que se solicitó.

Ya entre el transportista y la industria, algunos procesos optimizados por EDI implican el envío de:

• facturas relacionadas a los productos a transportar;

• informe de productos entregados en aquel día, además de las ocurrencias de transporte;

• documento con la lista de materiales listos para retirar en la empresa;

• lista de materiales ya enviados en los transportes;

• lista de conocimientos ya facturados;

• documentos de facturación de las entregas realizadas por el transportista.

Se trata de actividades que impactan directamente en la dinámica de la logística, un sector cuyo desempeño es estratégico para todas las empresas involucradas con la cadena de suministros.

¿Cómo aplicar EDI en empresas?

Antes de comenzar, es necesario tener en cuenta que la adopción de EDI implica alinear las estrategias con los demás involucrados: proveedores, clientes, transportistas y aliados comerciales en general. Ellos deben comprender las ventajas de utilizar esta tecnología, así como los impactos prácticos que mencionamos anteriormente.

A partir de ese punto, puede seguir los siguientes pasos.

1. Defina un responsable

La inversión requiere, por supuesto, tiempo y dinero. Por tanto, es fundamental planificar los detalles de la implantación, que se puede hacer con más facilidad con una persona o equipo centrado en eso. Sus responsabilidades básicas deben incluir levantar presupuestos, establecer las etapas (instalación, capacitación, etc.) y coordinar el proceso en todos los departamentos involucrados.

Cabe destacar que la persona o equipo responsable será el principal punto de comunicación con los clientes en lo que se refiere a la instalación del sistema.

2. Haga un mapeo de procesos

Para que EDI tenga un desempeño de punta, es necesario comprender completamente el funcionamiento de la organización, sus demandas y oportunidades. En este sentido, un mapeo de procesos ayuda a identificar los puntos de conexión con otras empresas. Entonces, podrá definir cuál será la mejor manera de insertar la tecnología en este contexto, respetando la dinámica y cultura organizacional.

3. Seleccione un proveedor para la tecnología

Existen diferentes proveedores de EDI, lo que significa que tendrá que encontrar uno que satisfaga las demandas específicas de su empresa. Vale la pena considerar, por ejemplo, si el EDI se comunica específicamente con los módulos de las soluciones que utiliza — como el software de Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP), ERP, CRM, etc.

Una red interoperable de valor agregado (VAN) es otro diferencial importante, además de cuestiones relacionadas con la propia interfaz: opciones de idioma, soporte técnico, soluciones complementarias, etc. Recuerde consultar la satisfacción de otros usuarios y la reputación del proveedor en cuestión para tomar la decisión correcta.

4. Establezca métodos de trabajo y haga pruebas

Un nuevo mapeo de procesos debe ser realizado considerando el escenario pos-implementación, ya que los departamentos tendrán que adaptarse a los cambios. En este momento, es fundamental contar con el soporte del proveedor de EDI para monitorear el proceso, aclarar dudas y ayudar con la normalización.

Un consejo importante es establecer plazos para cada paso y, por supuesto, supervisar de cerca el proceso de principio a fin. Un proyecto piloto puede ser una buena alternativa para evitar una migración completa de una vez. Si opta por este camino, instale y comience a transferir actividades al sistema poco a poco.

Por último, cabe destacar la importancia de ser cuidadoso a la hora de elegir las soluciones tecnológicas de forma general. Una de las tendencias en la transformación digital es la integración de datos, centralizando procesos en plataformas más completas y, por tanto, aproximando los departamentos. De este modo, la empresa opera de forma más orgánica, con todos los equipos alineados en torno a los mismos objetivos.

Ahora que sabe qué es el EDI y cómo funciona, haga un análisis de su cadena de suministro y vea cómo puede beneficiarse de esta solución. De esta forma, promueve más agilidad y seguridad en sus operaciones comerciales.

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