El ambiente digital es hoy en d\u00eda el principal medio de intercambio de informaci\u00f3n entre empresas, especialmente en sectores como la industria, minoristas, la log\u00edstica y el financiero. No obstante, si cada software utiliza un idioma diferente, la comunicaci\u00f3n puede resultar m\u00e1s dif\u00edcil. Sin embargo, el Eletronic Data Interchange (EDI) surge como una soluci\u00f3n a este problema. Al final, \u00bfsabe qu\u00e9 es EDI y c\u00f3mo funciona?<\/p>\n
En este art\u00edculo encontrar\u00e1 todo lo que necesita saber sobre este sistema, as\u00ed como algunos consejos para que tenga \u00e9xito en la implementaci\u00f3n en su empresa. \u00a1Compr\u00faebelo!<\/p>\n
Eletronic Data Interchange (EDI) es una tecnolog\u00eda que realiza la integraci\u00f3n de datos entre empresas. Su objetivo es facilitar y agilizar el intercambio de informaci\u00f3n, algo fundamental para el segmento mercantil. En t\u00e9rminos generales, EDI permite que diferentes tecnolog\u00edas \u00abhablen el mismo idioma\u00bb, intercambiando datos entre s\u00ed para evitar la necesidad de intervenci\u00f3n humana.<\/p>\n
La dificultad en la comunicaci\u00f3n se debe a que cada desarrollador de software utiliza sus propios lenguajes, estrategias y m\u00e9todos de programaci\u00f3n. Por lo tanto, un archivo generado por una plataforma comercial puede ser ilegible para un sistema diferente. A final, este segundo puede no leer ese formato o incluso buscar los datos en el lugar equivocado.<\/p>\n
EDI opera a trav\u00e9s de un tipo de protocolo que contiene reglas de estandarizaci\u00f3n para la emisi\u00f3n de archivos digitales, el llamado layout EDI. En el mercado log\u00edstico, por ejemplo, el formato XML y el est\u00e1ndar EDI Proceda son los m\u00e1s utilizados por las empresas.<\/p>\n
Y si el ritmo del mercado requiere mucha productividad en el recibimiento, esta tecnolog\u00eda se vuelve insustituible.<\/p>\n
Cuando mencionamos que la intervenci\u00f3n humana ya no es necesaria en determinados procesos, eso significa sincronizar los datos entre dos empresas. Cuando el distribuidor env\u00eda un producto al minorista, por ejemplo, EDI permite que los datos registrados en la empresa que emite los documentos fiscales sean asimilados autom\u00e1ticamente por el sistema del recibimiento.<\/p>\n
Adem\u00e1s de promover un expresivo ahorro de tiempo, la tecnolog\u00eda hace que las operaciones sean m\u00e1s seguras. La misma l\u00f3gica acompa\u00f1a toda la cadena de suministros, incluyendo los proveedores de materias primas, la industria y el comercio minorista. Vea un ejemplo pr\u00e1ctico.<\/p>\n
Cuando el minorista env\u00eda un pedido a la industria, se registra autom\u00e1ticamente en el sistema. En la ejecuci\u00f3n del picking y packing, el riesgo de error humano se eliminar\u00e1. En la pr\u00e1ctica, adem\u00e1s de ahorrar tiempo, EDI asegur\u00f3 de que la industria est\u00e9 enviando precisamente lo que se solicit\u00f3.<\/p>\n
Ya entre el transportista y la industria, algunos procesos optimizados por EDI implican el env\u00edo de:<\/p>\n
\u2022\tfacturas relacionadas a los productos a transportar;<\/p>\n
\u2022\tinforme de productos entregados en aquel d\u00eda, adem\u00e1s de las ocurrencias de transporte;<\/p>\n
\u2022\tdocumento con la lista de materiales listos para retirar en la empresa;<\/p>\n
\u2022\tlista de materiales ya enviados en los transportes;<\/p>\n
\u2022\tlista de conocimientos ya facturados;<\/p>\n
\u2022\tdocumentos de facturaci\u00f3n de las entregas realizadas por el transportista.<\/p>\n
Se trata de actividades que impactan directamente en la din\u00e1mica de la log\u00edstica, un sector cuyo desempe\u00f1o es estrat\u00e9gico para todas las empresas involucradas con la cadena de suministros.<\/p>\n
Antes de comenzar, es necesario tener en cuenta que la adopci\u00f3n de EDI implica alinear las estrategias con los dem\u00e1s involucrados: proveedores, clientes, transportistas y aliados comerciales en general. Ellos deben comprender las ventajas de utilizar esta tecnolog\u00eda, as\u00ed como los impactos pr\u00e1cticos que mencionamos anteriormente.<\/p>\n
A partir de ese punto, puede seguir los siguientes pasos.<\/p>\n
La inversi\u00f3n requiere, por supuesto, tiempo y dinero. Por tanto, es fundamental planificar los detalles de la implantaci\u00f3n, que se puede hacer con m\u00e1s facilidad con una persona o equipo centrado en eso. Sus responsabilidades b\u00e1sicas deben incluir levantar presupuestos, establecer las etapas (instalaci\u00f3n, capacitaci\u00f3n, etc.) y coordinar el proceso en todos los departamentos involucrados.<\/p>\n
Cabe destacar que la persona o equipo responsable ser\u00e1 el principal punto de comunicaci\u00f3n con los clientes en lo que se refiere a la instalaci\u00f3n del sistema.<\/p>\n
Para que EDI tenga un desempe\u00f1o de punta, es necesario comprender completamente el funcionamiento de la organizaci\u00f3n, sus demandas y oportunidades. En este sentido, un mapeo de procesos ayuda a identificar los puntos de conexi\u00f3n con otras empresas. Entonces, podr\u00e1 definir cu\u00e1l ser\u00e1 la mejor manera de insertar la tecnolog\u00eda en este contexto, respetando la din\u00e1mica y cultura organizacional.<\/p>\n
Existen diferentes proveedores de EDI, lo que significa que tendr\u00e1 que encontrar uno que satisfaga las demandas espec\u00edficas de su empresa. Vale la pena considerar, por ejemplo, si el EDI se comunica espec\u00edficamente con los m\u00f3dulos de las soluciones que utiliza \u2014 como el software de Planificaci\u00f3n de Ventas y Operaciones (S&OP), ERP, CRM, etc.<\/p>\n
Una red interoperable de valor agregado (VAN) es otro diferencial importante, adem\u00e1s de cuestiones relacionadas con la propia interfaz: opciones de idioma, soporte t\u00e9cnico, soluciones complementarias, etc. Recuerde consultar la satisfacci\u00f3n de otros usuarios y la reputaci\u00f3n del proveedor en cuesti\u00f3n para tomar la decisi\u00f3n correcta.<\/p>\n
Un nuevo mapeo de procesos debe ser realizado considerando el escenario pos-implementaci\u00f3n, ya que los departamentos tendr\u00e1n que adaptarse a los cambios. En este momento, es fundamental contar con el soporte del proveedor de EDI para monitorear el proceso, aclarar dudas y ayudar con la normalizaci\u00f3n.<\/p>\n
Un consejo importante es establecer plazos para cada paso y, por supuesto, supervisar de cerca el proceso de principio a fin. Un proyecto piloto puede ser una buena alternativa para evitar una migraci\u00f3n completa de una vez. Si opta por este camino, instale y comience a transferir actividades al sistema poco a poco.<\/p>\n
Por \u00faltimo, cabe destacar la importancia de ser cuidadoso a la hora de elegir las soluciones tecnol\u00f3gicas de forma general. Una de las tendencias en la transformaci\u00f3n digital es la integraci\u00f3n de datos, centralizando procesos en plataformas m\u00e1s completas y, por tanto, aproximando los departamentos. De este modo, la empresa opera de forma m\u00e1s org\u00e1nica, con todos los equipos alineados en torno a los mismos objetivos.<\/p>\n
Ahora que sabe qu\u00e9 es el EDI y c\u00f3mo funciona, haga un an\u00e1lisis de su cadena de suministro y vea c\u00f3mo puede beneficiarse de esta soluci\u00f3n. De esta forma, promueve m\u00e1s agilidad y seguridad en sus operaciones comerciales.<\/p>\n
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