S&OP paso a paso: cómo adoptar este método en su empresa

S&OP es uno de los procesos más importantes para la industria. Tradicional, sin embargo, no completamente aprovechado por las empresas. En este artículo, comprenderá lo que significa este acrónimo, y también aprenderá a elaborar un proceso de S&OP paso a paso.

¿Qué es S&OP?

S&OP es una sigla que significa Sales and Operations Planning, o, en español, Planificación de Ventas y Operaciones. En Brasil, existe otra sigla equivalente, PIVO, de Planificación Integrada de Ventas y Operaciones.

El concepto tiene como objetivo hacer la gestión y la toma de decisiones más eficaz mediante la integración entre los distintos sectores que componen una empresa. Esta sinergia permite una visibilidad integral de los procesos, lo que ayuda a equilibrar la oferta y la demanda.

Tener este panorama es fundamental para la industria, que ahora puede alinear su ritmo de producción con la demanda, para evitar falta o exceso de inventario – escenarios que comprometen el flujo de caja y la salud financiera de la empresa.

Para que la implementación de las prácticas S&OP sean más productivas, se deben tomar en cuenta datos históricos de ventas, los cuales agregarán valor a la proyección de la demanda, una vez que toma en consideración informaciones reales de consumo.

Ejemplo práctico de S&OP

Para dejar el concepto más claro, vamos a presentar un ejemplo práctico, utilizando una fábrica de jalea (con una estructura muy simplificada) para facilitar la explicación.

Imagine que esta fábrica de jalea tiene tres departamentos: compras, producción y ventas. El equipo de compras adquiere y pone a disposición la materia prima, que son las frutas. El equipo de producción, a su vez, utiliza los insumos para producir las jaleas. Finalmente, el equipo de ventas ofrecerá las jaleas fabricadas para los revendedores.

¿Qué pasa si todos estos equipos no están alineados?

Para empezar, el sector de compras puede acabar comprando demasiadas frutas, lo que generará desperdicios. Si compra muy poco, el inventario se queda comprometido. Con eso, el equipo de manufactura no puede fabricar tanta jalea, o terminar quedándose inactivo por falta de materia prima. Sin saber cuánta jalea se produjo, el equipo de ventas no sabrá cuánto puede vender, y esto inevitablemente dejará a algunos minoristas sin el producto.

Ninguno de estos problemas ocurriría si los diferentes departamentos estuvieran integrados, trabajando dentro de un sistema S&OP. De esta forma, todos sabrían lo que estaban haciendo sus colegas, alinearían expectativas y la producción estaría guiada por un número acordado por todos.

Para ello, se estimaría una demanda, con base en diversos factores, y después este número se llevaría a un comité formado por representantes de diversas áreas, quienes debatirían esta proyección y realizarían algunos ajustes hasta llegar al valor final. A partir de ahí, cada sector sabría qué hacer para entregar su parte para atender a esta demanda esperada.

5 objetivos del S&OP

Al adoptar las prácticas de S&OP, una empresa puede alcanzar objetivos que contribuyan a incrementar el nivel de servicio en todos los departamentos. Entre ellos, podemos destacar cinco grandes ventajas:

1. Apoyar la planificación estratégica del negocio a través de análisis y revisiones periódicas, asegurando su viabilidad y efectividad.

2. Asegurar que los planes operacionales sean realistas, considerando la integración existente entre las diferentes áreas de la empresa.

3. Gestionar los inventarios de productos finales y/o la cartera de pedidos para garantizar el mejor rendimiento de entrega (disponibilidad de producto).

4. Evaluar el desempeño del proceso de planificación de ventas e inventario. Esto le permite identificar y separar las actividades que están fuera de control de aquellos que están bajo control.

5. Desarrollar el trabajo en equipo a través de la creación de condiciones para que cada departamento participe de la planificación global de la empresa.

S&OP paso a paso

Para que una estrategia de S&OP sea eficaz, es importante que esté planificada y respete un modus operandi. A continuación, puede ver cómo poner en práctica el S&OP paso a paso:

Paso 1 – Gestión de portafolio

Analizar su portafolio es esencial para comprender qué funciona y qué necesita algunos ajustes. Ciertos productos pueden pasar por mejoras, descontinuarse o reutilizarse en nuevos proyectos. Con base en esto, la definición de las nuevas demandas será mucho más efectiva.

Paso 2 – Proyección de la demanda

En esta etapa la empresa necesita estimar cuál será la demanda de sus productos en un horizonte de tiempo, que puede variar según sea necesario. Para eso, se consideran varios factores, como histórico y estacionalidad. De ahí se produce una proyección matemática de cuánto la empresa espera vender en este período de tiempo. La idea es que, con esto, sea posible basar la operación en datos más concretos que solamente feeling.

Paso 3 – Gestión de eventos

Otro paso importante en el proceso de S&OP es la gestión de eventos, o sea, insertar en la proyección de demanda todo lo que pueda impactar en este número, como acciones de la competencia, cambio cambiario, crisis, en definitiva, cualquier factor que pueda ser determinante para afectar este valor. Este punto ayuda a acercar la proyección aún más próxima de la realidad.

Paso 4 – Colaboración entre las áreas

Con este número en manos, es el momento de reunir las diferentes áreas de la empresa para llegar a un consenso sobre esta demanda y alinear expectativas y capacidades. Al final, todos deben hablar el mismo idioma para que no haya discrepancias. El área de producción debe ser capaz de entregar lo proyectado, así como el financiero deben asegurar que haya un presupuesto y el marketing debe asegurar que se den las condiciones para generar esta demanda.

Representantes de estos sectores analizan estas informaciones, realizan reuniones y adaptan la proyección inicial a la realidad de la empresa, asegurando que algo se entregará dentro de la realidad del negocio.

Paso 5 – Plan de operación

Tras alinear la demanda entre todos y junto con la dirección de la empresa, es el momento de trazar un plan operativo para poner en práctica lo que fue definido en el proceso S&OP. Este momento es fundamental para dar forma a las estrategias, costos y otros factores determinantes.

Paso 6 – Seguimiento de los resultados y ajustes

Demanda diseñada, plan trazado y operación en ejecución, con las ventas en curso. A partir de ahí, la empresa necesita monitorear los resultados diariamente o semanalmente para ver si lo que fue planeado está realmente cumpliéndose. Y luego se van realizando ajustes para corregir puntos, mejorar estrategias. Difícilmente, la empresa no se equivocará en este proceso. Pero lo importante es llegar al final con el máximo de aciertos.

S&OP y tecnología

Ahora que entendemos qué es la Planificación de Ventas y Operaciones, cómo se pone en práctica y cómo el S&OP puede ayudar a la industria, solo necesitamos descubrir cómo hacer que el proceso sea aún más eficiente.

En este punto, la tecnología puede ayudar. Una solución S&OP puede automatizar gran parte del trabajo, optimizando los pasos más burocráticos – como recopilación de informaciones y hacer que el trabajo de los equipos involucrados sea mucho más dinámico, centralizando las informaciones en una interfaz única y accesible.

Algunas de las empresas más grandes del mundo ya se han beneficiado con este tipo de herramienta. Para estar al tanto de otras formas en que las soluciones tecnológicas pueden ayudar a su negocio, continúe atento a nuestro blog.