Os 5 erros mais comuns na gestão da NF-e

A migração da Nota Fiscal para o universo digital não é algo novo, mas ainda permanecem algumas incertezas na correta gestão deste processo. Se você tem dúvidas em relação aos cuidados para melhor administrar e controlar emissões e recebimentos de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), saiba que não está sozinho. Neste post descrevemos os cinco erros mais comuns e os principais pontos de atenção que devem ser considerados na gestão da Nota Fiscal Eletrônica. Confira:

1. Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal

Uma confusão muito comum. O papel impresso é uma versão simplificada da NF-e, chamada de DANFe (Documento Auxiliar de NF-e). Nele, há informações resumidas dos dados presentes na nota. Mas atenção: ele NÃO é uma nota e NÃO possui validade jurídica. A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo digital com extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias Estaduais de Fazenda (Sefaz). Se houver divergência entre os dados da NF-e e da DANFe, as multas podem chegar a 100% do valor da operação.

2. Não armazenar as NF-es

Perigosíssimo! É uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as notas fiscais eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de cinco anos, mais o ano corrente. Quem não guarda as notas corre o risco de sofrer sanções e ser multado. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis, e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até R$ 1 mil por documento.

3. Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Imagine que você guarde todos os arquivos de NF-e em uma pasta no seu computador. Agora, como você encontraria uma nota recebida de um fornecedor em maio de 2014? Organizar as informações em pastas, por data, nome e outras segmentações facilitará a tarefa. No entanto se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme problema nas mãos. Neste caso, que tal contar com um serviço de Recebimento Automático de NFes? Essa solução monitora e captura os arquivos direto da base do governo imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado, conferido e validado.

4. Depender do fornecedor para receber a Nota Fiscal anexada por e-mail

Contar exclusivamente com o fornecedor para o envio da NF-e por e-mail pode ser uma má ideia. Caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor pode esquecer de enviar o documento ou você pode apagar os e-mails acidentalmente. Muita coisa pode dar errado. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante. Aqui, novamente, o serviço de recebimento automático de NFes vai garantir que não haja NF-es extraviadas.

5. Não verificar a validade jurídica dos XMLs que você recebe e guarda

Uma NF-e possui dois “carimbos” de segurança:

• a Assinatura Digital, que é marcada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota;
• e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda.

Somente checando essas duas informações você consegue garantir que aquela nota é verdadeira.

Há diversos pontos que requerem atenção para uma boa gestão da Nota Fiscal Eletrônica. Não faz sentido, na era digital, que a execução, controle e arquivo deste processo ainda sejam feitos manualmente, em pastas e planilhas soltas. Considere automatizar esse processo adotando uma solução fiscal especialmente desenvolvida para resolver todos estes problemas e ainda trazer outros benefícios, como agilidade, segurança e economia.