Sistema de reposición de inventario: conozca cómo funciona y los resultados

La gestión de las provisiones de un inventario es un trabajo que está en la búsqueda constante por un punto de equilibrio. El exceso de mercancías paradas no es bueno para los negocios y puede generar desperdicio. La escasez genera rupturas y pérdida de ventas. ¿Cómo tornar el inventario equilibrado y saludable para lograr la máxima eficiencia operativa? A través de un sistema de reposición de inventario.

La importancia del control de inventario

Tener control sobre el inventario y agilidad en la reposición es fundamental para los que producen y para quienes venden. Dentro de la cadena de suministro, cada uno hace su parte, pero en el contexto general, industria y minorista trabajan por un mismo objetivo: el consumidor siempre tiene que encontrar lo que está buscando en la estantería.

Para el fabricante, es importante saber cómo está la salida de sus productos, para que la producción se lleve a cabo al ritmo del consumo: sin faltas, ni excesos. Mantener artículos parados en el inventario – ya sea en su propio o en el del minorista – nunca es un buen negocio.

A su vez, el comercio necesita tener control sobre sus inventarios para no quedarse sin mercancías en los diferentes puntos de venta. El envío de productos del centro de distribución a las tiendas también necesita ser muy bien planificado, priorizando las tiendas que están con mayor riesgo de ruptura y permitiendo una logística ágil y eficiente.

¿Qué es un sistema de reposición de inventario?

Un sistema de reposición de inventario es la solución que ayuda a las industrias, minoristas y distribuidores a tener niveles de productos más balanceados, de acuerdo con la demanda, evitando faltas y excesos de artículos almacenados.

En otras palabras, en vez de las empresas hacer compras o distribución de productos en el feeling, en planillas o solo después de negociaciones con los aliados de negocio, este proceso ahora se lleva a cabo en base a datos y utilizando algoritmos y modelos matemáticos que realizan el cálculo de la previsión de demanda y hacen la sugerencia de reposición de inventario.

Quien fabrica puede tener a su disposición un sistema de reposición de inventario que tiene como objetivo equilibrar el almacenamiento y el consumo de los productos, con base en datos reales, extraídos de minoristas y distribuidores. Es decir, la industria puede hacer la reposición de inventario en sus aliados de negocio de manera mucho más efectiva, enviando los productos correctos a los lugares más apropiados y en la cantidad adecuada.

Ya quien comercializa puede beneficiarse de una herramienta capaz de planificar la compra de mercancía y la distribución de los productos que están almacenados en el centro de distribución (CD) para los puntos de venta, con base en métricas y variables que se parametrizan para asegurar la efectividad del proceso.

Cuando estas dos herramientas se utilizan correctamente, existe un sistema de reposición de inventario eficiente y automatizado: el proveedor conoce cómo están los inventarios de sus productos en el PDV, pudiendo planificar la reposición de forma organizada, de acuerdo con el consumo.

Los minoristas, a su vez, tienen la tranquilidad de poder asignar sus inventarios según sea necesario, evitando la ruptura y dejando el inventario de cada tienda en la medida adecuada para satisfacer la demanda.

¿Cómo funciona un sistema de reposición de inventario?

El sistema realiza el cálculo de reposición de forma automática, utilizando algoritmos y métodos estadísticos. Para ello, considera las variables involucradas en el proceso y que el minorista o industria pueden parametrizar en la herramienta, como tiempo de entrega, plazo de validez, estacionalidad, histórico de ventas, demanda y cualquier otro punto que se deba considerar para calcular la previsión de demanda de manera asertiva.

A esto, la herramienta agrega los eventos que las empresas parametrizan, como acción de la competencia, variaciones cambiarias, estudio de mercado y cualquier ítem que pueda influir en la demanda o en la capacidad de entrega.

Después, los algoritmos hacen el trabajo y le dicen cuánto reponer para cada artículo y en cada local de inventario, en la cantidad correcta para mantener niveles saludables de productos almacenados.

En el caso de los minoristas, estas informaciones son internas de sus ventas e inventario, para que las compras y distribución entre las tiendas se realicen de forma más optimizada a partir de las sugerencias de la herramienta.

En el caso de la industria, estas informaciones pueden ser suyas y de sus proveedores o de los minoristas y distribuidores. Esto se debe a que el sistema puede ayudar a los fabricantes tanto en la reposición de materia prima como de productos en los puntos de venta.

En el caso de los puntos de venta, la industria recibe de los aliados de negocio informaciones de inventario y venta para que la herramienta pueda calcular cuánto debe enviarse a cada ubicación.

En el caso de los proveedores, los fabricantes comparten sus datos de ventas e inventario para que los niveles de piezas y materia prima estén en los niveles adecuados para mantener el buen funcionamiento de la producción.

Ajustes en el inventario

Otro punto importante de un sistema de reposición de inventario es la posibilidad de equilibrar inventarios ya existentes de manera asertiva. Eso es posible porque la herramienta acompaña las ventas y hace sugerencias de transferencias, por ejemplo, enviando inventarios de puntos con baja demanda hacia locales en que este producto está con una gran demanda.

Operación omnichannel

La operación omnichannel es otro punto de destaque, pues estos sistemas ayudan a las empresas a mantener los inventarios cerca de donde está la demanda. Por lo tanto, si un minorista multicanal tiene una gran demanda online de un producto en una región específica, es para allí donde se enviarán los mayores niveles de inventario, lo que garantiza plazos de entregas menores y fletes más económicos.

Beneficios para el minorista

Al adoptar un sistema de reposición de inventario automatizado, el minorista puede aumentar considerablemente su rentabilidad, ya que comienza a trabajar con inventarios balanceados de acuerdo con la demanda.

Sabiendo que los procesos de compra y reposición serán automatizados, el gerente puede enfocarse en las ventas, organizando promociones y aprovechando oportunidades para incrementar las ventas mientras reduce el inventario.

Beneficios para la industria

Para el fabricante, que se encuentra lejos del PDV, tener visibilidad del desempeño de sus productos es fundamental para asegurar que la producción (y reposición) sean efectivas.

Es importante que el inventario de la industria también esté alineado con el consumo. De lo contrario, puede producir menos – abriendo espacio para la competencia suplir lo que faltaba – o demasiado, dejando el excedente paralizado, ocupando espacio.

Sabiendo cómo es la demanda, el proveedor produce lo esencial para reponer el inventario de sus distribuidores y minoristas, asegurándose de que no haya desperdicio ni dinero parado, acumulando polvo en el inventario.

Tener esta visión de la otra punta de la cadena de suministros es crucial para la industria. Y lo mejor es que, con las soluciones integradas, todo sucede de forma automática. No es necesario que un empleado haga el control, ni el envío de datos. Una vez hecho el acuerdo, las soluciones inteligentes se comunican y se encargan de todo, haciendo que el proceso sea más fluido y menos burocrático.

¿Cómo elegir un buen sistema de reposición de inventario?

El mejor sistema de reposición de inventario es el que se adapta a sus necesidades. Sin embargo, es importante estar atento a algunos recursos esenciales para que el cambio se pueda realizar de manera práctica, sin comprometer la productividad.

Para empezar, es fundamental que el sistema esté conectado con el ERP de su empresa. La compatibilidad entre los sistemas lo hace todo más fácil, ya que no requiere adecuaciones o configuraciones complejas. La integración también permite que la recopilación de datos y el envío y recepción de pedidos sean realizados de forma automática.

Además, el sistema de inventario debe ser versátil y tener la capacidad de lidiar con una variedad de métodos estadísticos. Estos cálculos generarán los indicadores con los que se necesita trabajar.

Un sistema que solo recibe y almacena datos ya está obsoleto. Actualmente, es necesario que haya una inteligencia artificial detrás del sistema, que sea capaz de procesar las informaciones y generar insights relevantes para el gerente.

Por último, pero no menos importante, un buen sistema de reposición de inventario también debe considerar los eventos, o sea, los factores externos que pueden afectar el desempeño de las ventas. Los precios practicados por la competencia y la tasa de cambio, por ejemplo, son eventos que no se pueden ignorar.

Un case de éxito: Super Nosso

La experiencia que hemos adquirido durante más de dos décadas nos permite ofrecer soluciones a medida para nuestros clientes y aliados.

La red de supermercados Super Nosso utiliza las herramientas que componen un sistema de reposición de inventario de Neogrid desde 2018, y desde entonces, viene cosechando excelentes resultados: suma más aciertos en la asignación de nuevos productos, logra mantener sus inventarios equilibrados y presenta índices de rupturas cada vez más bajos.

Además, con la visibilidad que ofrece la solución, la red es capaz de aprovechar mejor las oportunidades, realizando prorrateo de productos entre tiendas y prestando la atención necesaria a los artículos realmente estratégicos.

Todo esto se convierte en una gestión mucho más eficiente, que trae como resultado clientes más satisfechos y permite una planificación estratégica enfocada en el crecimiento y expansión. Más información en este enlace.

¿Le ha gustado el contenido? ¡Entonces, continúe acompañando nuestro blog y conociendo las novedades!