Como organizar o recebimento de NFS-e e dar mais atenção à gestão fiscal

Imagine a rotina da área contábil que precisa fazer um controle eficaz de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), mas tem de lidar com dois imensos desafios: o montante desses documentos recebidos e a falta de padrão entre eles. Parece exagero, mas esse é o cenário a que muitas empresas estão sujeitas a enfrentar para fazer um controle eficiente e organizado de NFS-e. Mas você saberia dizer quais riscos sua empresa está submetida e como obter excelência nesse procedimento?

Antes de saber o que fazer, é preciso compreender os desafios que representam o recebimento de NFS-e e o que isso pode implicar numa gestão fiscal eficiente, reduzindo as chances de problemas tributários com a Receita Federal:

• Falta de padrão: diferentemente da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a NFS-e tem diversos layouts e arquivos com campos diferentes para serem preenchidos. Isso ocorre porque cada prefeitura estabelece esse modelo.
• Possibilidade de falhas na integração de dados: em decorrência do item anterior. Por mais que a gestão fiscal da sua empresa seja organizada, há muitas chances de ocorreram falhas na integração das informações, deixando sua corporação vulnerável diante das leis tributárias.
• Tempo investido em tarefa operacional: sem um sistema integrado que faça a unificação dos dados, normalmente, o trabalho precisa ser executada por pessoas, o que representa um grande esforço, um alto custo e ainda possibilidades de falhas de digitação, por exemplo.

Para minimizar esses problemas e alcançar um resultado positivo, há soluções tecnológicas focadas em gestão fiscal que permitem:

#1 Gestão eficiente e unificada: delegue para a tecnologia a tarefa de ler as informações encaminhadas por PDF ou pelo link direto da base das prefeituras, fazendo com que seja entregue um layout único de NFS-e, padronizando os dados e reduzindo a vulnerabilidade tributária.

#2 Garantir a segurança de informação: a solução focada em gestão permite uma guarda organizada e eficiente dos arquivos, protegendo os dados, evitando que essas informações circulem por e-mail ou fiquem arquivadas em computadores.

#3 Integração com demais documentos: além dessa categoria, a solução de gestão fiscal permite agregar outros documentos fiscais, aumentando o controle sobre a área contábil, dando mais transparência nessa tarefa e devolvendo ao time um tempo maior para análise de informações, de modo a eliminar possíveis autuações pelo Fisco.

#4 Arquivamento de acordo com a lei tributária: outro ganho é a possibilidade de guarda e organização dos documentos fiscais por cinco anos mais o ano corrente, de modo a evitar perdas, o que poderia resultar em uma grande dor de cabeça, em caso de auditoria pela Receita Federal.

Seguindo esses passos, aquele desafio falado no primeiro parágrafo não parece tão impossível assim de ser solucionado. Continue acompanhando as atualizações do Blog da NeoGrid para saber como a tecnologia pode ser uma aliada na gestão fiscal de sua empresa.