Consequências da falta de arquivos XML: quais são e o que fazer?

A adoção das notas fiscais eletrônicas (NF-e) ajudou a modernizar o mercado como um todo, otimizando uma série de processos que vão da venda à gestão financeira das empresas. Entretanto, essa tecnologia exige um cuidado especial com outros fatores, como o armazenamento dos arquivos XML. Mas, afinal, para que eles servem?

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O conceito é mais simples do que parece — e você não precisa ser um especialista para entender do que se trata. Além disso, é importante compreender o assunto para evitar que esses arquivos se percam, já que isso deixa a empresa sujeita a penalidades fiscais.

Para tirar suas dúvidas, criamos este post completo sobre o assunto. Mostraremos a seguir quais as consequências da falta de arquivos XML, além de dar algumas dicas para evitar esse problema. Confira!

O armazenamento de NF-e

O XML, por si só, nada mais é do que um tipo de arquivo digital muito utilizado para o registro e a troca de informações. O ponto é que essa característica fez com que ele fosse definido como o formato padrão das NF-e enquanto dados armazenados em computadores.

Em outras palavras, quando sua empresa emite uma NF-e, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é impresso e uma versão digital é gerada: o arquivo XML. Uma das características mais relevantes é que o XML pode ser lido por diferentes tipos de softwares, já que o formato é compatível com uma grande variedade de linguagens de programação.

Mas por que, afinal, ele é tão importante? É simples. O arquivo XML é o verdadeiro documento fiscal da operação, enquanto o DANFe é só uma ferramenta de consulta de informações. As próprias assinaturas eletrônicas envolvidas na transação, por exemplo, estão registradas no arquivo XML.

As penalidades por falta de arquivos XML

A função do DANFe é servir como um backup dos dados da NF-e — ou seja, ele é um arquivo de segurança para o caso de ser impossível apresentar as informações da NF-e original. As transportadoras que movimentam alogística da empresa, por exemplo, enviam esse documento com o motorista para identificar a carga, já que o DANFE não tem valor fiscal e o emissor não tem a obrigação de guardá-lo.

O arquivo XML, por sua vez, precisa ser armazenado obrigatoriamente por no mínimo 5 anos. Um problema comum é que, resgatando o exemplo acima, muitos fornecedores e transportadoras esquecem ou simplesmente desconhecem o fato de que o documento digital deve ser enviado de forma correta — e isso pode gerar problemas.

Uma auditoria fiscal que identifique a ausência dos arquivos XML, por exemplo, pode designar penalidades que vão desde multas altas até a possibilidade de prisão. A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) é o órgão responsável pela fiscalização e, como consta naLei 8.137/1990, considera a falta dos XML uma fraude.

As punições podem ser de até R$ 1.000,00 por arquivo em falta — e o valor pode ser cumulativo, de acordo com o tempo. Além disso, a lei prevê uma possível pena (de 2 a 5 anos de reclusão). Vale destacar que esses documentos podem ser importantes também para outras finalidades, como a solicitação de crédito para a empresa.

Veja a seguir o que fazer para se prevenir.

O que fazer em caso de perda dos arquivos XML

A escolha de um bom sistema de gestão é a melhor forma de evitar que os arquivos XML se percam. Caso uma transportadora não envie o documento digital, por exemplo, você pode identificar e fazer a solicitação. A ferramenta permite que você faça a Escrituração Fiscal Digital (EFD) do arquivo e centralize a gestão na plataforma.

Caso você registre a ausência de algum documento, é possívelrecuperá-lo diretamente da base do governo. Esse acervo tem todos os arquivos XML com data a partir de 2009, ano no qual o Sistema Público de Escritura Digital (SPED) foi iniciado.

Para ter acesso aos arquivos controlados pela SEFAZ, basta solicitar umaManifestação do Destinatário no site do órgão. O processo é realizado por meio de ferramentas homologadas e exige o uso da assinatura digital da empresa — então, é importante contar com essa autorização.

O mais interessante é que você não precisa solicitar o envolvimento do fornecedor para recuperar os arquivos XML. Basta fazer a notificação de Manifestação do Destinatário para ter o download liberado.

Porém, lembre-se de que a recuperação do arquivo XML exige que você saiba qual documento está faltando. O que fazer, então, para otimizar o controle do SPED Fiscal como um todo?

A automatização do processo de gestão de documentos

Uma solução digital de gestão não só centraliza a organização desses documentos como possibilita o armazenamento automatizado de volumes maiores de arquivos XML. O Fiscal Neogrid, por exemplo, é capaz de identificar dentro de um período de 90 dias todos os documentos fiscais faltantes de maneira automática.

Tendo essa funcionalidade à disposição, sua empresa terá a garantia que os XMLS emitidos pelos fornecedores e transportadores estarão armazenados na solução de forma segura integrando junto ao seu sistema de gestão (ERP).

Na prática, você pode estabelecer uma rotina de gestão muito mais fácil. O sistema opera para garantir agilidade e eficiência no armazenamento e disponibilização dos documentos, permitindo que sua empresa mantenha o controle sobre os documentos relacionados a ela.

Vale destacar que outro diferencial do Fiscal Neogrid é sua capacidade de consultar dados diretamente da SEFAZ. Isso significa que os documentos que você importará em seu sistema de gestão serão documentos íntegros já validados pela SEFAZ.

Além disso, você eleva o nível de eficiência da sua infraestrutura tecnológica. Afinal, a plataforma permite o armazenamento dos arquivos em nuvem pelo prazo exigido pela nossa legislação, evitando que eventuais danos nos servidores da sua empresa comprometam a integridade dos documentos.

Como você pode ver, é possível realizar uma boa gestão fiscal sem colocar a empresa em risco. Cheque regularmente se os arquivos XML foram devidamente armazenados e adote uma solução que facilite o seu trabalho. Afinal, a gestão da cadeia de suprimentos tem toda uma questão fiscal por trás da reposição de materiais — e ela merece muita atenção!

Se quer colocar o plano em prática, entre em contato com a Neogrid e fale com quem mais entende do assunto!