Gestão de compras: como ela funciona na prática?

A gestão de compras é responsável pela eficiência do processo de compras de uma empresa e define uma série de estratégias 

A gestão de compras é um processo de grande impacto dentro da operação. E, sem estratégia, pode gerar uma série de desafios: matéria-prima de baixa qualidade ou que não atende requisitos mínimos, excesso ou falta de estoque e orçamento desperdiçado.

Quando o assunto é compra, não basta apenas ter verba disponível. É preciso saber comprar corretamente — de forma estratégica e assertiva para evitar esses erros que citamos, eliminar gastos desnecessários e ainda se manter competitivo no mercado.

E isso só é possível com uma boa gestão de compras! Continue a leitura e entenda mais sobre esse assunto. 

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é responsável pela eficiência do processo de compras de uma empresa. Ela define uma série de estratégias que viabilizam a aquisição dos insumos de produção, no caso da indústria, e de mercadorias, no caso do varejo e de distribuidores, além de materiais de escritório e outros itens necessários para o funcionamento e manutenção da empresa. 

Essa atividade é responsável por realizar negociações com fornecedores, tendo a missão de, sempre que possível, reduzir custos e manter a qualidade dos materiais adquiridos.

Em resumo, a gestão de compras garante que todos os suprimentos necessários para o desenvolvimento das atividades da empresa estejam disponíveis. Se essa atividade não for realizada com eficiência, a consequência pode ser parada do produto e a perda de vendas, gerando prejuízos para o negócio.

Quais são as responsabilidades da gestão de compras?

Para que o setor efetive compras assertivas, a gestão deve:

• planejar as aquisições, determinando as especificações de compra e detalhando qualidade, quantidade, tempo e lugar da entrega;
• selecionar os fornecedores adequados para cada serviço ou produto;
• negociar os termos e condições de compra;
• emitir os pedidos;
• registrar todas as negociações e cotações;
• organizar e determinar o destino dos produtos;
• calcular as despesas com estocagem e depreciação dos produtos adquiridos;
• manter o fluxo contínuo de mercadorias e suprimentos necessários para a produção;
• fazer o checklist de recebimento e o relatório de uso na empresa.

Como funciona na prática o processo de compra?

Junto à gestão de compras, há o departamento de compras, que coloca em prática as estratégias definidas previamente. O processo começa no momento da demanda, ou seja, na necessidade de aquisição de algum item, seja matéria-prima, seja mercadoria. Esse é o gatilho para que esse setor siga em frente com o processo.

Na sequência, ele faz a cotação com os fornecedores, avaliando preço, qualidade, prazo de entrega e alguns outros fatores. Nesse momento, há a negociação com os fornecedores, trabalhando condições melhores de custos, por exemplo. Feito isso, é emitido o pedido e, por fim, vem a etapa de recebimento dos produtos.

Boas práticas na gestão de compras

A gestão de compras deve equilibrar fornecedores, clientes, custos, qualidade e entrega de forma eficiente. Para que isso seja possível, é necessário seguir algumas boas práticas, proporcionando maior organização do fluxo de trabalho e compreensão das demandas. Acompanhe!

Alinhe as compras com a demanda do consumidor final

Alinhar as compras à real demanda, ou seja, às vendas efetivadas ao consumidor, é fundamental para uma boa gestão de compras. O varejo, por exemplo, deve comprar conforme a saída dos produtos e os níveis de estoque. O mesmo vale para o distribuidor, que só vai adquirir mais mercadorias da indústria quando necessário.

A indústria, por sua vez, pode adequar sua produção conforme o consumo real. Isso significa que ela vai avaliar os níveis de estoques próprios, dos distribuidores e do varejo. A compra de matéria-prima, portanto, vai seguir essa lógica, estando alinhada com esse fluxo.

Monitore os produtos e as atividades desenvolvidas na empresa

Existe alguma atividade que está sendo paralisada constantemente? Ou que apresenta atrasos e dificuldades que podem ser facilmente resolvidas e otimizadas com os produtos corretos? Há desperdício de algum material? Quais são os itens prioritários, ou seja, que impactam diretamente a produtividade da empresa?

Responder a essas perguntas é muito importante para definir a estratégia do setor de compras e garantir um monitoramento eficiente.

Organize os processos

Essa etapa é fundamental para garantir que os serviços e produtos necessários estejam disponíveis, evitando desperdícios, paralisação de atividades, atrasos na produção, entre outros.

Compare preços e negocie

Essas ações visam a obter mercadorias de qualidade com o menor custo possível, tornando os produtos e atividades desenvolvidos mais otimizados e aumentando a margem de lucro.

Conheça minuciosamente os fornecedores

É importante elaborar uma lista com os fornecedores confiáveis, constando aspectos como prazo de entrega, qualidade do produto e preço. Também é importante detalhar problemas já ocorridos com os produtos. 

Mantenha boas relações com os fornecedores

Essa postura é essencial para conseguir boas compras e preços vantajosos. O gestor deve construir o cadastro de fornecedores para estreitar a relação com os que são mais estratégicos ao seu negócio, ou seja, com aqueles que entregam produtos essenciais, de qualidade, com preço atrativo e dentro do prazo necessário.

Soluções tecnológicas como facilitadoras

Para que esse processo seja eficiente, é importante contar com a tecnologia. Um sistema de gestão empresarial (ERP) pode organizar os processos internos, pois integra as diversas áreas da empresa e cria um ambiente único de comunicação, aproximando, por exemplo, o setor de compras ao financeiro ou a área de vendas ao estoque.

Além disso, existem soluções que permitem o tráfego automatizado de pedidos, documentos financeiros, logísticos e fiscais. Eles fazem troca de informações e a ligação entre os diferentes sistemas de gestão utilizados pela empresa.

Os softwares automatizados são os mais interessantes para o controle de estoque de compras, uma vez que reduzem ou até mesmo eliminam problemas relacionados a erros ou ineficiência humana. Além disso, também tornam o controle o mais eficaz possível, uma vez que fica muito mais prático e rápido realizar o controle do que por meio de planilhas alimentadas manualmente.

Esses softwares também tornam possível a padronização das atividades e informações, assim como o alinhamento entre as compras, o estoque e a venda. Além disso, também é possível obter relatórios com todas as informações essenciais para o negócio e listadas ao longo deste texto, as quais tornam a gestão de compras e estoque ainda mais eficiente, permitindo a tomada de decisões estratégicas.

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