Com a grande utilização da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), surgiu um grande número de software de NF-e. Existem, portanto, diversas soluções no mercado. A pergunta, então, é como escolher uma ferramenta adequada para meu processo fiscal.
4 pontos que ajudam a escolher um software de NF-e
Na hora de adquirir uma solução, as empresas devem analisar alguns itens, como por exemplo:
1 – Tamanho do fornecedor
O tamanho da empresa que desenvolve e implanta o software de NF-e é um ponto crucial. Algumas perguntas que devem ser feitas: será que a corporação vai existir a longo prazo? Devemos nos preocupar com isso para não “ficarmos na mão” caso a empresa feche, seja vendida etc? Onde meus arquivos de NF-e estão? Quem vai manter a solução, suporte, alterações legais, prazo do contrato de fornecimento, cláusulas de segurança, etc?
2 – Segurança da informação
A segurança também deve ser muito bem detalhada. Onde meus arquivos trafegarão (segurança na transmissão)? Onde serão armazenados (segurança de hosting)? Onde meu certificado digital será armazenado? Como o certificado será incluído nos arquivos da NF-e? Todas estas questões devem ser levantadas para que não criemos um passivo com a SEFAZ. Se na hora de auditoria não tivermos disponíveis os arquivos das NF-e podemos sofrer nas mãos de estelionatários fazendo uso do certificado digital para empréstimos, fraudes, entre outros.
3 – Área de suporte
A área de suporte do software de NF-e é outro ponto de atenção, pois se o funcionamento dela não ocorrer de forma correta quando a empresa necessita faturar, a operação ficará completamente paralisada. É preciso estar atento a detalhes como: níveis de suporte; se possui atendimento 24h por dia, sete dias por semana; se é on-line ou via telefone; que ferramentas são usadas além das pessoas para prestar este serviço; backup etc.
4 – Operação escalável
Por último, questões que não podem passar em branco: o software de NF-e que está sendo contratado é escalável? Posso usá-lo para ajudar a minha empresa a melhorar ou automatizar mais processos, como recepção automáticas das NF-e, disponibilização automática dos arquivos digitais aos meus clientes, entre outros?
Estes são apenas alguns pontos em que se deve preocupar na hora de avaliar um software de NF-e. Leve em consideração as necessidades específicas que sua empresa pode ter. E lembre-se sempre: se a solução de NF-e parar, a operação da empresa também para!
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