O que sua empresa deve procurar em um software para gestão fiscal de NFS-e

Abrir o e-mail e logo notar a chegada de três Notas Fiscais de Serviço eletrônica (NFS-e) de São Paulo/SP. Passam mais algumas horas e vêm duas delas emitidas por empresas de Campinas/SP e outra de uma prestadora de serviço alocada em Vitória/ES. Olhando assim, pode até parecer simples a gestão fiscal, mas multiplique esse cenário pelo volume de documentos que sua empresa recebe e adicione a ele a complexidade que significa a despadronização de NFS-e. Pronto: o resultado dessa operação não poderia ser outro senão a vulnerabilidade da sua corporação diante das leis tributárias.

O post anterior da série esclareceu que com a tecnologia certa é, sim, possível solucionar esses dois desafios: o volume de documentos fiscais recebidos e a falta de padrão entre eles. Mas quais pré-requisitos sua empresa deve considerar na hora de contratar um software especializado em gestão fiscal? A resposta para isso passa por considerar quatro aspectos essenciais que a solução deve dispor. Atenção a elas:

#1 Integração com principais prefeituras

Avalie se o sistema pesquisado possui a maior abrangência possível, isto é, consiga consolidar as informações de NFS-e das maiores unidades administrativas municipais. Dessa forma, o sistema capta as informações direto das prefeituras e transforma em um XML com um layout padrão, sem que seu time se preocupe em adaptar-se aos vários padrões e diferentes layouts.

#2 Automação do processo

Como descrito no exemplo do início do texto, ainda há muitas empresas que dependem do recebimento de documentos fiscais por e-mail. O que as deixa sujeitas a falhas de arquivamento adequado e a disponibilização das informações da maneira certa. Certifique-se de que a solução pesquisada permita emitir notas, controlar, imprimir e cancelar os documentos de forma automatizada e até mesmo manual (em caso de uma necessidade específica, por exemplo).

#3 Segurança das informações

Manter os documentos fiscais arquivados de maneira adequada e em concordância com o que é exigido pela legislação tributária é outro ganho que um software de gestão fiscal pode possibilitar. Recursos como assinatura digital favorecem a segurança de informações e evitam fraudes em decorrência de fragilidades no processo.

#4 Visão completa da gestão fiscal

Considere também que a tecnologia precisa estar preparada para gerenciar os diferentes tipos de documentos fiscais, tais como NF-e, CT-e e MDF-e, por exemplo. Dessa forma, dá mais transparência e segurança no arquivamento dessas informações, tornando o processo mais seguro e menos vulnerável a prejuízos judiciais.

Ao ter um sistema com esses recursos, sua empresa poderá validar a estrutura do arquivo recebido e integrar as informações a um padrão unificado, favorecendo a assinatura digital (que permite maior agilidade a esse procedimento). Para quem envia A NFS-e, a tecnologia pode transformar o documento de acordo com o padrão da prefeitura, por exemplo, retornando a resposta ao prestador.

A NeoGrid integra um seleto grupo de empresas que fazem o teste de ajustes nos documentos fiscais das Sefaz (Secretarias da Fazenda dos estados), o que possibilita antecipar quaisquer atualizações realizadas pelo Fisco. Além disso, possui mais de 1400 prefeituras homologadas e que, juntas, representam 80% do Produto Interno Bruto (PIB) nacional.

Conte com esta expertise em solução fiscal e padronize a gestão das NFS-e da sua empresa.