Open to buy: qual sua importância para o varejo?

O setor de varejo exige que as empresas lidem com uma dinâmica interna bastante peculiar. É preciso se adequar às demandas de cada nicho em cada período do ano, sempre de olho na economia, nas necessidades dos clientes e em diversos outros fatores. Por isso, o uso de Open To Buy (OTB) tem se mostrado uma ferramenta essencial para o sucesso de um negócio.

O que é Open To Buy?

O conceito de Open To Buy se refere ao planejamento realizado para as compras do estoque no varejo. Seu objetivo é garantir que o nível de cada material corresponda ao seu volume de vendas. Para tanto, é feito um cruzamento de dados relacionados às vendas atuais e futuras com o nível de estoque.

Com essas informações em mãos, é possível estabelecer um plano de ações para um determinado período — ou reavaliar um planejamento já executado. Grosso modo, a expectativa é que o varejista possa estabelecer um equilíbrio saudável entre o nível de estoque e as perspectivas de vendas.

Por meio do Open To Buy, é criado um planejamento orçamentário que será entregue ao comprador. Esse documento pode conter até mesmo os detalhes de cada produto, as quantidades exatas, o preço a ser pago ou negociado etc. Dessa forma, as compras podem ser feitas com base em um plano desenvolvido especificamente para aquele intervalo de tempo.

As três variáveis utilizadas pelo Open To Buy (vendas, margens e estoques) são relacionadas para definir o volume do recebimento. Primeiro, são planejadas as vendas com base na demanda; depois, o planejamento das margens de lucro almejadas para cada categoria; em seguida, é calculado o volume de estoque necessário para sustentar as vendas em cada categoria, incluindo uma possível cobertura de vendas futuras.

O cálculo pode ser feito com base na moeda corrente (em reais ou dólares, por exemplo) ou na quantidade de produto. Um pequeno varejo com pouca variedade de produtos pode operar bem com um plano baseado em quanto foi gasto em cada mês para que o comprador saiba quanto pode gastar no mês seguinte.

Por outro lado, grandes empresas exigem planejamento mais elaborado, com precisão nas quantidades para evitar um desequilíbrio no estoque. Quanto a isso, vamos a algumas considerações rápidas sobre a estratégia atual utilizada por muitos varejistas para entender os benefícios do Open To Buy.

Por que o modelo atual é insuficiente?

Uma prática muito comum no varejo é usar exclusivamente os valores arrecadados como base para estabelecer o volume de compras para o período seguinte. Se uma loja vende em torno de R$ 10.000,00 por mês e em um determinado mês as vendas sobem para R$ 12.000,00, o varejista então opta por investir os R$ 2.000,00 excedentes em mais mercadorias para conquistar descontos ou fazer o estoque durar mais.

Essa prática tão comum pode ser um erro grave, pois ela não toma como principal referência as demandas dos clientes. Ou seja, a compra gera um excesso de estoque sem a garantia de que ele será consumido.

O grande problema é que além de gerar custo de armazenamento, esse volume maior do estoque gera impactos negativos no capital de giro da empresa. Afinal, produto parado significa dinheiro investido aguardando retorno. Para piorar, itens perecíveis, por exemplo, têm o complicador que é a data de validade.

O ponto é que da mesma forma que uma fábrica deve buscar um modelo de produção enxuta (lean manufacturing), o estoque no varejo deve ser norteado pelas demandas reais dos clientes. Por isso, a previsão não deve ser simplesmente com base em um volume mínimo de vendas, mas também um máximo.

Nesse sentido, o Open To Buy funciona como uma ferramenta de apoio para que as compras sejam feitas na quantia certa, fazendo com que o estoque sirva de apoio para as vendas.

Como o Open To Buy beneficia o varejo?

A aplicação do Open To Buy faz com que o varejista garanta o nível mínimo de estoque para sustentar o fluxo de vendas ao mesmo tempo em que evita as compras em excesso. Um inventário muito grande (ou com a variedade errada de produtos) durante certos períodos pode desacelerar o fluxo de caixa e comprometer o lucro como um todo.

O Open To Buy é, em essência, a diferença entre quanto inventário é realmente necessário e quanto dele o varejista tem à disposição. Isso significa balancear a demanda das vendas com o orçamento disponível.

Um dos principais ganhos a serem destacados é a qualidade da compra. Cada item é adquirido com base em dados confiáveis que norteiam a decisão da empresa. Em outras palavras, há uma perspectiva de vendas mais precisa — consequentemente, torna-se mais fácil evitar tanto a falta quanto o excesso de produtos no estoque.

Outros impactos positivos são a diminuição da remarcação de preços, a melhora do mix de produtos e a redução de custos com compras. Esse último é um fator crucial para o sucesso de qualquer negócio, principalmente os pequenos varejos, pois são empreendimentos que trabalham com planos orçamentários mais rígidos.

Em pouco tempo, é possível reduzir o desperdício e implementar uma política de melhoria contínua no planejamento de compras da empresa. Isso significa realizar análises periódicas para entender as novas demandas do mercado e propor ajustes na reposição do estoque.

Em tempos de um mercado tão competitivo, é crucial que o varejista adapte sua estratégia para aproveitar ao máximo o investimento em produtos. Assim, é possível preservar a saúde financeira da empresa e criar espaço para ações que conquistem novos clientes.

Como você pôde ver, o Open To Buy é mais do que um diferencial competitivo — é uma questão de sobrevivência para quem deseja ter sucesso no varejo. Faça uma análise na sua empresa e veja como sua implantação pode trazer benefícios a curto e longo prazo! Se gostou do post, curta a página da Neogrid no Facebook e acesse mais conteúdos sobre o tema!