Saiba o que é importante considerar ao contratar uma solução fiscal

Os mesmos avanços tecnológicos que aumentam a assertividade e auditoria fiscal pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) podem ser aliados da empresa que deseja aumentar o rigor e o controle de documentos fiscais, reduzindo a vulnerabilidade a autuações. Até aí nenhuma novidade, certo? Mas quais as características sua empresa deve estar atenta ao procurar soluções fiscais no mercado?

Antes de sair a essa busca, é essencial que a corporação e seus gestores compreendam a necessidade de ir além de controles superficiais. O crescente número de autuações, de que tratou outro post dessa série, demanda uma atitude proativa da empresa para que alcance, enfim, uma operação fiscal sadia. E isso só é possível a partir da adoção de um sistema de gestão fiscal focado em escriturar os documentos corretamente.

Aí está o primeiro ponto de atenção: não basta recorrer a qualquer tecnologia que somente guarde ou arquive os documentos. É necessário dispor de um olhar individualizado sobre cada nota recebida (uma a uma), o que possibilita dar um retorno ao fornecedor se ele está emitindo notas incoerentes e resolvendo problemas antes de ele ser apontado pela auditoria fiscal. Essa é uma das boas práticas da gestão de Nota Fiscal (NF-e), como apresentado no post anterior dessa série.

Para alcançar isso, você deve ter em mente 5 características fundamentais para maior rigor nesse processo, sem demandar grande esforço humano nessa tarefa:

#1 Estar alinhada à legislação tributária

Certifique-se de que a solução fiscal está dentro do parâmetros da legislação dos projetos governamentais do Sistema Público de Escrituração Digital da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Especialmente, observe se a solução fiscal está apta a atender os quesitos de emissão e disponibilização dos documentos eletrônicos fiscais, incluindo a validação e o armazenamento pelo prazo legal (mínimo de cinco anos e, ainda, o ano corrente).

#2 Automatização dos processos

Não basta somente digitalizar o processo de gestão fiscal se ele não for automatizado, isto é, contar com o apoio da tecnologia para melhoria de processos internos e de compliance, visando a uma maior organização da sua empresa. Isso significa, por exemplo, automatizar o envio e o recebimento de arquivos XML com clientes, fornecedores, parceiros e negócios, além do próprio Fisco. Tenha em mente ainda que a solução possa ser integrada ao sistema de gestão ERP de sua empresa.

#3 Maior controle de arquivos

Em decorrência do alto fluxo de documentos fiscais, observe se a solução para gestão fiscal favorece a adequação ao projeto com mínimo impacto no ERP e nos processos de faturamento, com vistas a obter redução de custos com papel e de armazenamento de documentos físicos (benefícios evidentes a quem envia NF-e). Já para quem os recebe, esse maior controle representa a eliminação de digitação de Notas Fiscais na chegada de mercadorias, além de possibilitar maior planejamento de logística pelo recebimento antecipado de informações. Tudo isso, resulta em redução de erros de escrituração por falhas de digitação.

#4 Agilidade e facilidade de implementação

Não adianta as soluções fiscais atenderem aos requisitos anteriores se houver alto custo de implementação e lentidão no aprendizado por todos os agentes que irão utilizá-las. É essencial que a solução tecnológica disponha de uma interface amigável, sem grandes complicações na integração de diferentes ERPs e a possibilidade de contratação de outros módulos fiscais, favorecendo uma operação eficiente e com rápidos resultados.

#5 Padronização da comunicação

A integração é outro imperativo que você deve buscar em uma suíte fiscal. Imagine só os parceiros de negócios utilizando apenas um meio de comunicação, de modo a padronizá-la e desbucrotizá-la com foco na redução de riscos de autuações e consequentes prejuízos financeiros. Opte também por soluções que atuem na emissão e recebimento de documentos fiscais em suas várias formas: NF-e, NFS-e, CT-e e MDF-e.

A NeoGrid desenvolveu uma suíte completa de soluções que irão ajudar sua empresa a ter uma operação fiscal eficiente, colocando ordem na casa e evitando dor de cabeça com a visita de auditores. Ao acompanhar o Blog da NeoGrid, você terá outras informações de como manter a operação fiscal sadia em sua corporação!