Simplifique a gestão de notas fiscais e fique em dia com o Fisco

O ator Jim Carrey, no filme “Todo Poderoso”, recebe a missão ambiciosa de substituir ninguém mais, ninguém menos do que Deus. Nessa aventura, um dos principais desafios que seu personagem Bruce teve que enfrentar foi encontrar a melhor forma de organizar o número gigantesco de orações que o Criador recebe todos os dias.

Primeiro ele tentou em arquivos, depois, em bilhetes – o que não deu nada certo, pois as duas estratégias de armazenamento ocuparam o espaço de todos os cômodos da sua casa. Ele decide, então, usar seus poderes divinos para criar um aplicativo de gerenciamento das orações.

Trazendo essa situação para a realidade da sua empresa e comparando, a grosso modo, orações com notas fiscais, responda: como você está fazendo sua gestão fiscal hoje? Guardando os documentos em pastas eletrônicas que consomem um espaço gigante dos seus equipamentos e nas quais você leva um tempão para encontrar o que precisa ou em softwares que tornam tudo mais organizado?

A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória desde 2010, quando a nota fiscal impressa foi definitivamente substituída pela sua versão digital. Desde então, as empresas estão submetidas à legislação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) da Secretaria da Fazenda (Sefaz), que determina o arquivamento de NF-es emitidas por até cinco anos, contados a partir da data de sua criação.

Em função disso, as companhias passam a ter a necessidade de fazer uma gestão fiscal mais eficiente na qual possam realizar o armazenamento seguro desses documentos. Isso porque, caso determinada nota fiscal seja solicitada durante uma auditoria do Fisco e você não tenha condições de apresentar a NF-e devido a extravio, por exemplo, sua empresa pode ser multada.

Armazenar e organizar as NF-es em pastas off-line no próprio computador, ou ainda copiá-las em mídias como CDs ou DVDs para arquivamento, por exemplo, não representam uma boa prática principalmente porque devido a falhas técnicas e até mesmo humanas os documentos podem ser extraviados. Por isso, mesmo que sua empresa não tenha um volume alto de transações, o ideal é contar com sistemas de gestão fiscal que ofereçam soluções para armazenamento e consulta desses documentos de forma segura e ágil.

Além disso, para quem envia NF-e, soluções como essas permitem a geração do arquivo para autorização da Sefaz e a disponibilização da nota fiscal para os clientes, adequando-a ao layout utilizado em cada empresa para facilitar a integração com ERPs (sistemas de gestão) e, principalmente, atendendo a todos os quesitos previstos na legislação vigente. Isso porque soluções especializadas recebem atualizações frequentemente de acordo com as mudanças nas regras do Fisco, permitindo que as empresas estejam sempre de acordo com as exigências e não fiquem sujeitas a multas.

Sem contar que, quando o sistema é utilizado em nuvem, sua companhia pode formar um histórico seguro para armazenamento pelo prazo exigido pela legislação e consulta de notas fiscais emitidas e recebidas, auxiliando em processos como verificação da legitimidade da NF-e.

Você sabia que um único arquivo de nota fiscal pode ter até 300 campos para preenchimento e qualquer divergência pode resultar em sanções de até R$ 1.000 por documento? Para evitar essa dor de cabeça que pode ser causada também por erros de digitação, a tecnologia possibilita a geração e o envio de NF-e a partir do cruzamento de dados com a base da Sefaz, identificando eventuais diferenças ao comparar os documentos fiscais arquivados no sistema do órgão com os que estão para ser emitidos.

Fica difícil cumprir todas as suas atribuições e ainda encontrar tempo para inovar na sua atividade se você precisar ficar o tempo todo de olho nas novas exigências do governo, não é mesmo? Ao mesmo tempo, estar sempre de acordo com a legislação e manter sua gestão fiscal em dia é extremamente importante, portanto, nada melhor do que investir em uma estratégia que ajude sua empresa nesta missão crítica. Caso contrário, quando o Fisco bater à porta, só mesmo o Todo Poderoso para salvá-lo!