O Papel do Agente de Mudanças em Projetos de VMI

O que acontece com uma empresa diante à implementação de um grande projeto? Quais as mudanças organizacionais que podem sofrer a sua área? Cultural, emocional, financeira?

Tanto mudanças de processos quanto de ferramentas afetam a organização inteira, deixando as pessoas inseguras quanto aos próximos passos que serão dados. Os fatores humanos são os mais complicados de lidar, pois as pessoas são diferentes, pensam diferente, possuem incertezas e receios diferentes. Por isso é preciso que essa transformação seja feita de forma estrutural e direcionada a fim de promover uma melhor aceitação de seus colaboradores e consequentemente o sucesso do projeto. Muitas vezes, o não consentimento deve-se à falta de conhecimento dos benefícios do novo processo. O medo do novo.

A exemplo de uma implantação de um Projeto de VMI – Vendor Managed Inventory, no qual Fornecedor e Cliente buscam de maneira conjunta um melhor balanceamento de seus estoques e aumento das vendas recíproco, otimizando o Nível de Serviço do consumidor final, a gestão de mudanças das pessoas deve ser conduzida de maneira aberta, determinando claramente os objetivos e metas. Se os indivíduos de ambos os lados não possuírem esse objetivo comum, eles acabarão caminhando para sentidos opostos, pois numa transformação como essa existe um diferencial que é a colaboração de seu cliente. Além de haver a sua própria modificação organizacional, há a mudança do Cliente em aderir ao Projeto e executá-lo como se fosse seu. Os riscos e responsabilidades compartilhadas devem ser muito bem definidos.

Questões significativas envolvidas em uma mudança:

• entendimento do próprio conceito de mudança;
• os mecanismos humanos com relação à mudança;
• fatores ligados à utilização de abordagens estratégicas;

As pessoas fazem projeções sobre o futuro e gastam muita energia se preparando para manter uma perspectiva geral em suas vidas. A sensação de perda de controle ocorre quando elas acreditam não possuir preparo emocional e intelectual suficiente para enfrentar uma situação inesperada, aliada ao fator resistência.

O Gerente de Projeto é o principal agente da mudança, tendo um papel fundamental em gerir e controlar as expectativas e receios dos envolvidos na mudança, acalmando-os e deixando-os confortáveis diante ao novo cenário. Atuações que ajudam nesse processo:

• Deve ser participativo;
• Conversar com seus colaboradores e clientes;
• Desenvolver ambiente receptivo a críticas;
• Entender suas necessidades;
• Capacitar as equipes com treinamentos;
• Mostrar-se interessado;
• Valorizar o relacionamento interpessoal;
• Expor que todos lutam pelo mesmo princípio de sucesso do projeto numa relação  ganha-ganha.

O VMI não é só uma mera ferramenta tecnológica.  Nele estão envolvidas responsabilidades humanas compartilhadas. Para se alcançar êxito no VMI, lembre-se sempre que sozinho não construímos nada. Alie suas experiências juntamente com os fatos e obstáculos encontrados durante essa jornada. Se obtiver um resultado positivo, como aceitação de ambos os lados, certamente você estará caminhando para um de muitos sucessos.

Post de Juliana Matsuda
Planning & Replenishment Synchronization Consultant da NeoGrid