Os riscos e desafios da gestão financeira e como evitá-los

Como anda a gestão financeira da sua empresa? Se está tudo funcionando bem, sem estresse ou dor de cabeça para ninguém, parabéns, pois esse é um caso raro. Cuidar da administração financeira ainda é um desafio e tanto para muitas empresas.

E isso acontece por vários motivos: falta de mão de obra especializada e de ferramentas de gestão adequadas estão no topo da lista. Também pode faltar o conhecimento de como automatizar a gestão financeira com segurança.

De fato, uma pesquisa da Gartner apontou que 66% dos gestores não estão satisfeitos com a maneira com que os assuntos financeiros de suas companhias são administrados, e acreditam que existe um “gap” – tecnológico, social ou de competência – que dificulta a gestão.

Ferramentas digitais como o internet banking, os aplicativos de bancos e até mesmo o Pix conseguem agilizar um pouco as coisas, mas não fazem milagres. E tem quem os ignore: ainda existe muita gente que prefere confiar na ponta do lápis e na boa e velha calculadora na hora de administrar as finanças de um negócio.

Riscos da gestão financeira manual

Essa abordagem antiquada pode colocar uma empresa diante de certos riscos e problemas que afetam não apenas o caixa, mas também o planejamento e as perspectivas de crescimento do negócio.

Para começar, o controle manual da gestão financeira tende a criar um gargalo, pois o volume de trabalho geralmente é bem maior que a equipe. A grande quantidade de notas, recibos, pagamentos e documentos entrando e saindo é enorme, dificultando muito o trabalho dos profissionais envolvidos.

Isso relaciona-se diretamente com outro problema: a demora na tomada de decisões. Quando o assunto é dinheiro, tudo deve ser feito com cautela, mas cautela não é sinônimo de lentidão. Se o processo em si é lento, atrasa as decisões, o que pode resultar em oportunidades perdidas e prejuízos.

Em empresas pequenas e negócios familiares, muitos gestores ainda cometem um erro grave: não separam a renda pessoal da renda empresarial. Essa mistura deixa tudo uma bagunça, pois impede que lucros, despesas e tantos outros cálculos sejam feitos de maneira eficaz.

O que nos leva a mais um fator preocupante: a falta de planejamento financeiro. Para uma empresa prosperar, ela precisa se planejar, pensar em como vai manter suas portas abertas daqui a seis meses. Operar pensando apenas no dia seguinte é arriscado, e afeta até a motivação da equipe, que não sente fazer parte de uma empresa estável financeiramente.

Outra questão que não pode ser ignorada é a possibilidade de erros. Seja uma vírgula na casa decimal errada, um valor incorreto em um recibo ou um número de endereço trocado, qualquer tipo de erro significa, no mínimo, retrabalho – e também pode significar prejuízo. Quando o cansaço ou o estresse batem, mesmo o melhor gestor financeiro pode perder a atenção.

Para piorar, se uma empresa não tem controle de seu departamento financeiro, acaba negligenciando inadvertidamente suas obrigações tributárias. Não são raros os casos de empresários que vão parar na malha fina da Receita Federal simplesmente porque algum imposto deixou de ser pago no prazo.

É possível evitar todos esses problemas de gestão financeira?

Não há como negar: o gerenciamento financeiro manual é lento, falho e, como vimos, pode gerar inúmeros prejuízos. Felizmente, esses problemas podem ser evitados através do uso inteligente da tecnologia e das ferramentas de gestão especializadas.

Além de evitar transtornos, utilizar uma solução inteligente traz muita praticidade. A automação diminui consideravelmente a burocracia das atividades, o que traz muito mais dinamismo para o trabalho.

Acredite: não precisar ir ao banco nem ter que parar uma atividade para lidar com “a papelada” é libertador para o empresário, que pode dar atenção ao que realmente importa: a estratégia do seu negócio.

Quando diminuem-se os erros, sabe o que aumenta? A confiança. Ao adotar um processo ágil, seguro e transparente de gestão financeira, sua empresa fortalece os laços que mantém com distribuidores, fornecedores e, claro, clientes.

Tudo isso torna-se ainda mais valioso quando é possível, através de uma única interface, integrar diferentes sistemas e realizar um intercâmbio de dados e documentos sem se preocupar com a compatibilidade de um software com o outro.

Falando assim parece simples, mas a verdade é que muita gente não sabe como automatizar a gestão financeira de uma empresa, nem tem conhecimento das soluções que fazem esse trabalho.

Existe uma solução capaz de fazer tudo isso?

Pode apostar que sim! Se você busca automatizar a troca de documentos financeiros, saiba que o EDI (Electronic Data Interchange) financeiro faz exatamente isso. Ao conectar o sistema da sua empresa e os bancos com os quais ela trabalha, cria um ambiente automatizado para transações e trocas de documentos financeiros.

Para evitar qualquer problema de compatibilidade entre os documentos, o EDI tem na padronização mais um ponto forte. Ele é capaz de converter o layout dos documentos para o modelo compatível de leitura do ERP, que é o software de gestão integrada. O caminho inverso também se aplica: um documento gerado pelo EDI chega ao banco já na formatação correta, sem enroscos.