OTIF: saiba o que é e qual a sua importância na cadeia de suprimentos

O mundo da logística e da cadeia de suprimentos é cheio de desafios, mas também de siglas e palavras estranhas. Quem é leigo no tema pode ficar perdido ao dar de cara com expressões como KPI, OTIF e FIFO.

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A verdade é que estes termos representam alguns procedimentos de extrema importância dentro dos processos e atividades que fazem parte de uma cadeia de suprimentos organizada.

Neste artigo, você vai aprender o que é OTIF e entender por que ele é tão importante para quem trabalha com entregas e distribuição.

O que é OTIF?

OTIF é uma sigla em inglês para On-Time In-Full. Ela designa uma métrica utilizada para avaliar se o pedido do cliente foi entregue dentro do prazo, na quantidade correta e no local especificado.

Na prática, o OTIF ajuda a descobrir se tudo correu conforme o planejado, sem erros ou atrasos. Como isso está diretamente ligado ao índice de satisfação dos clientes, já dá para termos uma ideia da importância do OTIF para o desempenho logístico.

Embora a sigla seja uma só, ela, na verdade, apresenta dois conceitos complementares:

OT é On-Time: relativo à pontualidade da entrega. Se o pedido chegou na data certa, dentro do prazo combinado, no local solicitado.

IF é In-Full: relativo ao que foi entregue. O cliente deve receber a quantidade certa do que foi solicitado, sem avarias nem substituições.

Como calcular o OTIF?

A melhor maneira de fazer o cálculo é por meio de uma análise das entregas realizadas em um determinado período de tempo. Lembrando que há duas variantes que devem ser analisadas: a pontualidade das entregas e a assertividade do que foi entregue.

Vamos fazer um exemplo hipotético para ilustrar: suponha que determinada empresa realizou 100 entregas no mês. Destas, 75 ocorreram dentro do prazo (On-Time) e 93 clientes receberam exatamente o que foi pedido (In-Full).

Movemos a vírgula duas casas para a direita, para termos um resultado em porcentagem. Assim, ficaremos com 0,75 e 0,93. Agora é só multiplicarmos os dois:

0,75 x 0,93 = 0,6975

No exemplo acima, tomando como base as 100 entregas, o OTIF dessa empresa está em 69,75%. Não é ruim, mas está longe dos 100%, que indicariam um desempenho perfeito tanto na pontualidade das entregas quanto na exatidão do que foi entregue.

Embora o cálculo em si não tenha nenhum segredo, lembre-se que o OTIF é apenas um indicador logístico, dentre vários outros. Um sistema de logística eficiente deve se preocupar com diversos outros KPIs e resultados.

Qual a importância do OTIF?

O OTIF serve como balizador para a qualidade dos processos logísticos de uma empresa. Se ela consegue realizar suas entregas corretamente e dentro do prazo, amplia a satisfação de seus clientes, que pode ser convertida em fidelização.

Como é um indicador binário, o OTIF também é fácil de ser compreendido. Se o pedido atendeu as expectativas do cliente, ele é classificado como 0. Se não atendeu, por qualquer razão, ele é 1.

Isso torna a leitura e interpretação dos dados muito prática, ajudando gestores a identificarem possíveis falhas ou gargalos em seus processos, que podem estar comprometendo a qualidade da entrega e a percepção do cliente.

Assim, a análise do OTIF está diretamente relacionada a três pontos fundamentais: melhora a performance da entrega, aumenta a satisfação dos clientes e provoca melhorias nos processos, diminuindo o retrabalho e as reclamações.

OTIF no varejo

Embora os resultados do OTIF tenham mais relação com quem realiza as entregas, quem as recebe também é impactado, sendo o responsável por definir se a entrega atendeu ou não às expectativas, que é justamente o que o indicador leva em consideração.

Para o varejista, é importante que as entregas sejam realizadas dentro do prazo estipulado e que os produtos sejam entregues corretamente. Isso evita que rupturas aconteçam – e ainda previne todo o estresse e dor de cabeça que os atrasos e as devoluções representam.

Ou seja, é do interesse de ambas as partes que o processo de entregas ocorra da melhor maneira possível. Se a empresa de logística tem a maior responsabilidade, o varejista também pode fazer a sua parte para garantir que tudo funcione corretamente. Um bom OTIF favorece ambas as partes.

Uma maneira inteligente de fazer isso é através do agendamento inteligente das docas de carga e descarga. Ao fazer isso, o varejista evita que sua empresa tenha problemas como filas de caminhões na porta da sua empresa, atrasos nas entregas, ruptura de estoque e deterioração das mercadorias.

Ao sincronizar as entregas de diferentes fornecedores para acontecerem de maneira organizada, você reduz despesas administrativas, garante o máximo de produtividade nas suas docas e ainda melhora o relacionamento com seus parceiros, que conseguirão aumentar seus indicadores OTIF.

Claro que fazer isso na ponta do lápis ou na planilha é uma tarefa quase impossível. Felizmente, a tecnologia pode ajudá-lo. Conheça nossa ferramenta na nuvem que otimiza o processo de agendamento de docas e torne seu sistema de recebimento muito mais inteligente.

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