Phase-out & Phase-in de Soluções (Processo + Plataforma)

Ao longo de muitos anos atuando com implantações de Soluções de Planejamento & Reposição foi possível identificar algumas características importantes que normalmente facilitam a migração de plataformas utilizadas para suportar o processo das empresas. As plataformas têm como objetivos principais auxiliar a operação e direcionar os usuários ao processo.

Para facilitar o entendimento nada mais justo do que pegarmos um caso real onde o objetivo foi substituir uma plataforma de DRP completa, com recomendações de Compras e Transferências em uma grande empresa brasileira e destacarmos 5 questões importantes – melhores práticas.

Apenas voltando ao conceito para recapitular o tema, uma plataforma de DRP – Distribution Requirements Planning é uma ferramenta para Planejamento de Distribuição que auxilia as operações de reposição, além de gerenciar a demanda e os  estoques.

Dificilmente você encontrará uma empresa que já não utilize alguma solução com regras bem específicas para a sua necessidade, por esse motivo vejamos algumas questões importantes e que podem ajudar no momento de desligar uma solução e ligar uma nova:

1)    Não subestime as particularidades da empresa – Tenha em mente que todas as empresas, independente da solução utilizada já operacionaliza os processos de compras e transferências. Muita atenção com empresas que já estejam no mercado há mais tempo, pois nem sempre os conceitos superam a realidade do negócio / mercado.

2)    Mapeie os Processos Atuais / Regras de Negócio / Tecnologia & Pessoas – O mapeamento é importante para o real entendimento do negócio da empresa e de particularidades do segmento e modos operantes. O correto fluxo de distribuição nem sempre depende apenas da própria empresa, muitas vezes existem fornecedores, transportadoras, intermediários que influenciam e muito na lógica definida para a correta reposição. As pessoas, além de serem inteligentes adquirem ao longo do tempo uma grande experiência no negócio, e esse conhecimento, para o Phase-in de uma nova solução é fundamental.

3)    Defina Pilotos – A definição de um grupo de produtos ou locais possibilita uma “virada de chave” gradativa, com importantes critérios de comparação e de maneira racional impactando o mínimo possível no faturamento. Lembre-se que as empresas não param.

4)    Replique na medida do possível as regras de negócio atuais – Uma transição consciente esta relacionada a replicar as regras de negócio atuais para que as primeiras novas recomendações de reposição não revolucionem o modelo de trabalho. Uma revolução assustaria ambos os lados, empresa e fornecedores prejudicando a credibilidade do novo modelo. A partir do momento em que as novas recomendações de reposição estão sendo calculadas e liberadas através da nova solução, sem impactos consideráveis aos indicadores de desempenho da operação, temos uma oportunidade para ajustes em busca de novos ganhos.

5)    Acompanhe o Processo através de Indicadores de Performance – A melhor maneira para acompanhar uma mudança como essa é definindo alguns indicadores e os medindo periodicamente. É realmente a melhor maneira de apresentar e comprovar a evolução das mudanças propostas.

Com todas essas questões detalhadas e muito bem entendidas aumentamos a probabilidade de uma transição mais tranquila, evitando ruídos durante o período da mudança e garantindo que a nova solução traga ganhos significativos à empresa e seus parceiros de negócio!!