Veja 7 erros comuns na gestão de documentos e como evitá-los

Em um contexto de operações empresariais altamente integradas, processos digitalizados e massiva utilização dos dados, a gestão de documentos desponta como uma ação essencial para o sucesso dos negócios. Isso porque, hoje, os documentos fazem parte dos processos empresariais, sendo determinantes à administração da empresa e mais ainda às tomadas de decisão.

Nesse cenário, é comum que documentos essenciais para as atividades sejam manuseados por diferentes meios, como arquivos eletrônicos ou impressos, planilhas, imagens digitalizadas, entre outros. Além disso, esse amplo acervo documental pode ser armazenado em redes públicas ou privadas, nuvens, unidades físicas, arquivos e até mesmo em e-mails — ferramenta que ainda é bastante utilizada para a comunicação e documentação corporativa.

Diante desse amplo volume de dados e repositórios, surge um dos maiores desafios dos negócios atuais: implementar uma gestão de documentos adequada, que alie segurança, controle e eficiência. Entretanto, muitos ainda são os erros cometidos nesse processo e que causam uma série de prejuízos, não só do ponto de vista financeiro, mas principalmente da competitividade.

7 erros mais comuns na gestão documentos

Pensando nisso, preparamos este artigo listando 7 dos erros mais comuns na gestão de documentos e as principais estratégias para evitá-los. Acompanhe!

1. Não investir em tecnologia

Muitas empresas, seja por hábito, seja por resistência e tradicionalismo dos líderes, insistem em utilizar metodologias ultrapassadas na gestão de documentos, apoiando-se de excessivamente em processos manuais. Esse é um erro que pode ocasionar perda de produtividade, além de uma série de riscos.

Hoje, na era da informação, um dos maiores equívocos dos negócios na gestão de documentos é não investir em tecnologia, em automatização de processos e em novas metodologias capazes de otimizar essa importante tarefa, tornando-a mais fluida, segura e moderna.

Em geral, a tecnologia é a chave para a redução do uso de papel, da necessidade de grandes espaços de armazenamento, além de ser responsável por aumentar o controle, acessibilidade e segurança sobre todo o acervo documental, isso a partir de softwares e soluções especializadas, por exemplo.

2. Armazenar de modo inadequado os documentos

Lidar com um grande volume de dados e informações nos mais diferentes formatos é, sem dúvida, um grande desafio para as empresas. Entretanto, essa tarefa se torna ainda mais complexa quando os documentos são armazenados de maneira inadequada, sem a sistematização correta, por exemplo, ou os devidos cuidados.

Principalmente quando se lida com documentos físicos, é preciso ter uma atenção ainda maior com a organização dos arquivos, de forma que se consiga identificá-los e acessá-los posteriormente. No mesmo sentido, é necessário redobrar o cuidado com o espaço físico de armazenamento, garantindo que não haja umidade nem outras adversidades.

3. Deixar de controlar o acesso a documentos

Na realidade empresarial contemporânea, o manuseio de documentos sensíveis, inclusive de terceiros, é algo comum. Por essa razão, a segurança da informação é um ponto de atenção nas empresas, muito embora seja um dos quesitos em que os erros acabam sendo verificados.

Um erro recorrente na gestão de documentos, por exemplo, é não implementar uma política de controle de acesso às informações, sejam elas alocadas em espaços físicos, sejam armazenadas em sistemas informatizados. Na prática, quando não existe um controle ativo e rígido sobre quem, como e quando se pode acessar determinado tipo de documento, os riscos de rupturas na segurança aumentam significativamente.

Nesse cenário, não há outra solução senão a criação de uma política de controle de acesso, a partir de senhas de usuário em sistema, certificação digital e credenciais para ingresso em ambientes internos onde documentos sensíveis fiquem armazenados. Vale lembrar, também, que esse tema se torna ainda mais relevante com a publicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

4. Não organizar de modo eficiente documentos de diferentes setores

A integração de dados, documentos e informações é uma necessidade comum nas empresas. Em muitos casos, a sinergia entre diferentes setores, e até mesmo de diferentes agentes — como ocorre na cadeia de suprimentos com o compartilhamento de documentos logísticos —, é o que garante a agilidade das entregas e eficiência operacional.

Entretanto, outro erro verificado na gestão de documentos é justamente a desorganização dos arquivos e informações provenientes de setores distintos. Em algumas situações, há falhas na padronização dos documentos, o que dificulta a leitura e o compartilhamento, por exemplo.

Além disso, são verificados erros no processo de integração, várias vezes causados pela ausência de soluções especializadas e ferramentas capazes de oferecer um suporte. Em razão disso, diferentes agentes e profissionais são impedidos de ter um acesso ágil à documentação.

A solução para esse tipo de problema está no uso da tecnologia. Hoje, softwares cumprem bem a função de gestão integrada de arquivos, criando repositórios compartilhados, padronizados e altamente segmentados, facilitando assim o acesso em tempo real, identificado e seguro, a todos aqueles que necessitam manusear os documentos.

5. Trabalhar apenas com documento impresso

Em razão da dinâmica acelerada do mercado e do alto nível de exigência que recai sobre muitos setores, trabalhar apenas com documentos impressos pode significar um grande erro por parte das empresas. Isso porque arquivos físicos apresentam uma série de limitações, sobretudo do ponto de vista do compartilhamento.

Em certos casos, pode-se levar dias, ou até semanas, para que um documento seja enviado, assinado e devolvido a uma das partes, prejudicando diretamente processos de vendas, por exemplo. Nesse sentido, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) acaba sendo uma solução muito mais alinhada com os padrões atuais, operando a partir de arquivos em formato eletrônico, cujo manuseio, compartilhamento e armazenamento são muito mais simples e ágeis

Além disso, documentos digitais fortalecem a integração de negócios, garantindo uma troca de informações mais rápida e segura, por meio de diferentes plataformas e soluções em nuvem, por exemplo.

6. Não ter uma política de backups

Esse é, talvez, um dos mais graves erros na gestão de documentos empresariais. A falta de redundância em sistemas de armazenamento e cópias de segurança de arquivos é uma situação comum nas empresas, o que pode comprometer diretamente suas atividades e a sua imagem perante o mercado e o cliente.

Quando se lida com documentos impressos, a falta de backups é mais comum, já que gerar cópias de arquivos, além de oneroso, exige ainda mais espaço interno — e muitas empresas não estão dispostas a fazer esse tipo de sacrifício.

Por outro lado, quando se investe em uma gestão eletrônica de documentos, desenvolver uma política de backups é mais simples. Com documentos digitalizados, é possível armazená-los em servidores na nuvem e produzir cópias de segurança alojadas em locais distintos, garantindo a disponibilidade e redundância dos sistemas caso alguma falha ocorra.

7. Não alinhar a política de gestão documental

Outro erro verificado na gestão de documentos é a falta de alinhamento dos processos com a realidade vivida no negócio. Em outras palavras, ainda é comum ver empresas onde eles são demandados a atuar de forma mais organizada, profissional e ágil, utilizando metodologias ultrapassadas na sua gestão documental.

Assim, mesmo que a empresa já tenha modernizado outras de suas atividades (automatizando processos e investindo em novas tecnologias, por exemplo), caso a gestão de documentos não esteja compatível com os novos padrões, pode se tornar um grande gargalo nas atividades, ocasionando erros, lentidão, retrabalho e aumento nos custos.

Portanto, o ideal é que a empresa não negligencie a importância da gestão de documentos nos seus processos de inovação, inserindo-a como prioridade em seus investimentos, treinamentos e implementação de novas metodologias. É preciso que a gestão de documentos esteja sempre alinhada à realidade tecnológica e operacional do negócio, para que possa contribuir com a melhoria dos resultados.

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