Você conhece o ciclo de vida da Nota Fiscal?

Um documento fiscal não serve somente para formalizar uma venda ou transferência de produto e depois ser jogada fora. O ciclo de vida da nota fiscal inicia com a anexação de vários eventos para evidenciar a movimentação, passa pelo processo de escrituração no SPED Fiscal e finaliza com o armazenamento pelo período previsto por lei.

E conhecer todo o ciclo é fundamental para o contribuinte, seja ele o emissor, seja o destinatário ou transportador da nota, pois, em algum momento ele terá que mostrar ao Fisco que a entrada ou saída das mercadorias estão de acordo com a legislação.

O objetivo desse artigo é esclarecer todos os componentes que fazem parte do ciclo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Nascimento da Nota Fiscal

Uma Nota Fiscal Eletrônica é criada nas seguintes situações:

• Transação de mercadoria: Registrar uma transação de mercadoria ou serviço, como a compra ou conserto de uma geladeira;
• Transferência de propriedade: Registrar uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial, como a transferência da geladeira entre a matriz e a filial da empresa;
• Cobrança de imposto: Quando existir uma transferência de valor.

Esse documento é gerado pelo emissor, em que ele autoriza o arquivo XML na SEFAZ e libera o produto.

Morte prematura: o evento de cancelamento

Claro que erros acontecem. Pode ser, por exemplo, um erro de digitação ou venda de uma mercadoria que não existe no estoque. Nesse caso, o emissor emite um evento de cancelamento.

Existe um prazo para isso. Conforme o Manual de Orientação do Contribuinte, o contribuinte tem até 24 horas para realizar esse cancelamento.

Porém, alguns estados que permitem o cancelamento fora desse prazo (o que também é denominado como cancelamento extemporâneo). Abaixo alguns exemplos:

• Mato Grosso: em até 2 horas (Artigo 17 – Portaria 163/2007 – MT)
• Paraná: em até sete dias (Artigo 11 – Decreto Nº 9192 – PR)

Evento de Carta de Correção

Mas nem todas as notas precisam ser canceladas. Existem exceções, como mudança de endereço, razão social ou dados adicionais. Para isso, é utilizado o evento de Carta de Correção,

• Importante: Não é possível utilizar a Carta de Correção para alterar valores de impostos, alíquotas, preços e quantidades. Para esses casos, o emissor deverá cancelar a nota e emitir uma nova.

Zona Franca de Manaus e o evento SUFRAMA

Os contribuintes que vendem para empresas localizadas nos municípios da Zona Franca de Manaus possuem benefícios fiscais. Para ter acesso, é necessário que, tanto o emissor quanto o destinatário da NF-e, estejam cadastrados no portal da SUFRAMA. Todo o procedimento é feito por esse portal e o evento é gerado pela própria SUFRAMA no fim do processo.

Exportação e o evento de Averbação

O evento de Averbação é gerado pela alfândega, pelo sistema SISCOMEX, quando a mercadoria é enviada para fora do país. Ao realizar o desembaraço aduaneiro, que é o momento em que a mercadoria é liberada, o SISCOMEX gera o evento de Averbação e relaciona à chave da nota fiscal de remessa, que foi registrada anteriormente pelo exportador no próprio portal da SISCOMEX.

Transporte e o registro de CT-e e MDF-e

Em situações em que uma empresa é contratada para fazer o transporte da mercadoria, ela gera um dos documentos abaixo (ou ambos) para evidenciar o serviço prestado.

• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
• MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico).

A chave da nota fiscal é inclusa nesses documentos e encaminhada para a SEFAZ, que gera um evento de CT-e / MDF-e e disponibiliza um resumo para todos os atores da nota fiscal (Emissor, Destinatário, Transportador e Terceiro).

Postos fiscais e o evento de Registro de Passagem

Quando a mercadoria passa por um posto de fiscalização (geralmente na fronteira do estado), o fiscal, por meio do sistema SCIMT (Sistema de Controle Interestadual de Mercadorias em Trânsito), emite um evento de Registro de Passagem da mercadoria por aquele ponto.

Confirmação da nota com o evento de Manifestação do Destinatário

É um evento gerado pelo destinatário para confirmar, ou não, a participação da operação descrita na nota fiscal. O destinatário deve informar as seguintes opções:

• Confirmação da operação: caso esteja tudo certo;
• Desconhecimento da operação: para denunciar ao Fisco que a nota foi emitida indevidamente para o seu CNPJ;
• Operação não realizada: comum em caso de devoluções;
• Ciência da operação: quando não tem certeza do conteúdo da nota ou para ter acesso ao arquivo XML.

A emissão desse evento é obrigatória para alguns cenários, como empresas que trafegam álcool, combustível e cigarros. Para grande parte das mercadorias é opcional.

• Importante: Caso o destinatário gere o evento de ciência da operação, ele tem que realizar o envio do evento de manifestação definitivo, conforme o prazo informado no Manual do Contribuinte ou na legislação vigente.

Escrituração no arquivo EFD ICMS IPI

Todo mês o contribuinte precisa juntar informações de todas as notas fiscais de saídas (emitidas) e entradas (recebidas), e declarar ao Fisco. E isso é feito em um arquivo com nome complicado: o EFD ICMS IPI. Também conhecido como SPED Fiscal, é um dos doze módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), utilizado para realizar a apuração dos impostos de ICMS, ISS e IPI, além de outras informações sobre as operações dos contribuintes que são de interesse das Secretarias da Fazenda estaduais e da Receita Federal do Brasil.

Nesse arquivo, o contribuinte deve informar os seguintes itens:

• Escrituração e apuração do ISS, com a relação de todas as notas fiscais de serviços (Bloco B)
• Documentos fiscais de mercadorias, com a relação de todas as notas fiscais de mercadorias (emitidas ou recebidas), com a apuração e controle dos créditos de ativos (Blocos C, D e G)
• Inventário físico, informando todos os materiais em estoque, com respectivos valores (Bloco H)
• Controle de produção e estoque, destinada ao controle da produção industrial (Bloco K)

Por quanto tempo é necessário armazenar a nota?

Temos as legislações abaixo que estabelecem as regras para a guarda do XML:

• Guarda de 5 anos para todas as notas: A lei 5172, Art 173 determina que “O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos…”. Ou seja, se o Fisco questionar algum crédito indevido nesse prazo, o contribuinte terá que comprovar com a disponibilização dos arquivos XML.
• Guarda de até 10 anos para as notas de saída: A lei 9528, Art 32) determina que “Os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações de que trata este artigo devem ficar arquivados na empresa durante dez anos, à disposição da fiscalização…”. O texto trata da contribuição previdenciária e tem relação com o COFINS na NF-e.
• Responsabilidade do armazenamento: O Ajuste SINIEF 007/05 determina que a responsabilidade da guarda do documento é de exclusivamente do contribuinte.

Importante ressaltar que as regras acima são de âmbito nacional, o que não impede de alguma legislação estadual possa exigir um prazo maior.

Busca automática das notas

Se o armazenamento dos documentos fiscais é uma obrigação, como ter acesso aos documentos emitidos por seus fornecedores e transportadores? O Manual do Contribuinte estabelece duas formas de ter acesso a esses documentos:

• Por e-mail: O emissor (parceiro de negócio) disponibiliza o arquivo aos seus clientes (destinatário) e transportadores. Esse fluxo está previsto em lei, por meio do Ajuste SINIEF 07/05, onde arquivo digital da NF-e (XML) deve ser disponibilizado de forma eletrônica ou por qualquer outro meio que possibilite o destinatário ter acesso.
• Pela Busca Automática direto na SEFAZ: A SEFAZ liberou na NT 2014.002, o serviço de Distribuição DFE, que permite ao contribuinte buscar todos os documentos emitidos contra a sua empresa.

As opções acima são complementares, ou seja, caso o emissor não disponibilize o arquivo, o destinatário (ou qualquer outro ator da nota) tem como buscar o XML direto no ambiente do Fisco. O inverso também pode ocorrer, ou seja, a SEFAZ pode não integrar corretamente as notas, e o destinatário terá que solicitar ao emissor fazer o envio do documento por e-mail.

Aqui vai algumas considerações sobre a Busca Automática:

• Prazo 3 meses: A SEFAZ disponibiliza somente os documentos eletrônicos dos últimos três meses.
• Manifestação do destinatário: para o Destinatário da NF-e, é necessário realizar o evento de Manifestação para ter acesso ao XML.
• Certificado digital: A SEFAZ libera o documento somente com o uso do Certificado Digital contendo a raiz do CNPJ do contribuinte.

Como a Neogrid pode ajudar com o ciclo de vida da Nota Fiscal?

Possuímos a solução Fiscal, que possibilita receber os principais documentos que fazem parte do ciclo de vida da Nota Fiscal Eletrônica, e os disponibilizam para o seu sistema de gestão ERP.

Com essa solução, você poderá:

• Utilizar documentos confiáveis para dar entrada no seu sistema de gestão;
• Ter todos os documentos para realizar a sua escrituração SPED Fiscal;
• Armazenar os arquivos obrigatórios, para fins de fiscalização;
• Realizar uma auditoria tributária das notas fiscais, baseada nas regras do Guia Prático e do validador SPED.

Conheça mais detalhes nesse vídeo do Youtube: https://youtu.be/taTBai5CK8E.

Caso você já tenha o Neogrid Fiscal e ainda não tenha configurada a Busca Automática, entre em contato com nosso canal de suporte e solicite a ativação.