5 passos para otimizar o cadastro de produtos da sua empresa

Diante do atual cenário empresarial, em que a interoperabilidade das empresas e integração dos processos se tornou uma marca forte, trabalhar com precisão e agilidade, hoje, significa controlar de forma sistemática e eficiente todas as informações do negócio.

Nesse ponto, o cadastro de produtos surge como uma necessidade atual, já que a maior parte das empresas depende desse controle para organizar a logística, administrar a entrada e saída de mercadorias, além de padronizar os processos, especialmente quando se trabalha em conjunto com diferentes parceiros comerciais.

Sabendo da importância desse tema, preparamos este post com 5 medidas que a sua empresa pode adotar para otimizar o cadastro de produtos, aumentar a organização dos dados e mantê-los devidamente atualizados. Continue a leitura e saiba como isso pode ser feito!

1. Utilizar códigos de barra

A utilização de códigos de barra no cadastro de produtos é, sem dúvida, a principal ferramenta para operacionalização de um cadastro robusto, que facilita os processos internos e ao mesmo tempo garante a padronização necessária para se operar de maneira coesa e eficiente com outros estabelecimentos comerciais.

Vale destacar que a utilização do código de barras é a base para o uso do Cadastro Nacional de Produtos (CNP), cuja função é possibilitar que a gestão dos produtos seja feita a partir de um único ambiente, em que se insere as informações técnicas das mercadorias, gera os códigos de barras de cada uma delas e até se imprime as etiquetas para colar nas embalagens.

Trabalhar com um bom cadastro proporciona redução de custos operacionais, diminui o retrabalho e reforça a produtividade, além de aproximar ainda mais as empresas de seus parceiros e consumidores em razão da padronização dos dados.

Nesse ponto, é importante citar a Sincronização Global de Dados (GDS), que também depende de códigos de barras, já que os códigos padronizados formulam uma base comum, a qual sincroniza todos os elos da cadeia de suprimentos  para garantir a quem produz, distribui e comercializa o acesso ágil e preciso às mesmas informações.

O GDS permite compartilhar a descrição do produto, dados logísticos (como dimensões e peso), tributos, custos e até informações nutricionais. Todas essas informações podem ser acessadas a partir de um código de barras, o que facilita bastante o processo.

2. Separar os produtos por categorias

Outra medida que pode otimizar bastante o cadastro de produtos na empresa é a segmentação das mercadorias por categoria. Criar grupos mais amplos e genéricos até subcategorias facilita bastante a organização, criando um mecanismo adicional de diferenciação que muito contribui na hora de uma consulta.

Nesse ponto, por exemplo, a empresa poderá ter um controle mais detalhado das mercadorias, sobretudo quando lida com grande variedade de itens e marcas. Assim, é possível avaliar o desempenho das vendas de um determinado grupo de produtos e, indo mais a fundo, identificar qual item é o que tem maior ou menor participação nos resultados.

No mesmo sentido, com uma categorização mais específica é mais fácil controlar a entrada e saída de itens determinados, o que significa que a reposição poderá ser realizada com mais precisão.

3. Padronizar a descrição das diferentes mercadorias

Como vimos, a interoperabilidade e integração de processos é uma realidade das empresas quando o assunto é o cadastro de produtos. Nesse ponto, a padronização das informações é questão de ordem, já que elas compõem o acervo de diferentes agentes, sendo que o mais benéfico é que todas as empresas e parceiros comerciais tenham um cadastro com descrições de produtos alinhados.

Essa medida elimina a divergência de informações, o que pode gerar erros na comunicação e falhas no fornecimento ao longo da cadeia de suprimentos. Porém, como hoje a supply chain depende de uma boa fluidez e eficiência para ser econômica, divergências podem implicar atrasos, compras equivocadas e perda de produtividade para as empresas.

Nesse sentido, mais uma vez reforçamos a necessidade de as empresas trabalharem com bancos de dados centralizados, nos quais cada produto seja detalhadamente descrito, evitando qualquer tipo de erro na identificação.

4. Se apoiar no uso da tecnologia

A Sincronização Global de Dados de Produtos (GDS) responde de forma eficiente às principais demandas de fabricantes, varejistas e distribuidores. A partir desse conceito se consegue uma grande integração e também a integridade de um alto volume de dados de produtos.

Nesse ponto, a tecnologia é fator primordial, já que a operacionalização do GDS depende da comunicação via internet e utilização de sistemas próprios para o acesso às informações pelos diferentes agentes comerciais que compõem a cadeia de suprimentos, como é o caso dos chamados data pools conectados ao registro global GS1, repositório central de informações da GDSN (rede mundial de sincronização de dados de produtos).

Assim sendo, fica claro que para ter acesso integrado a esse ambiente robusto e confiável de cadastro e atualização de informações de produtos, a empresa precisa investir em tecnologia. Então, gostou deste artigo? Tem interesse em aprender mais sobre automação na cadeia de suprimentos? Assine nossa newsletter e receba os melhores conteúdos direto na sua caixa de entrada!