6 práticas essenciais para proteger sua empresa de autuações fiscais

O controle de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) por parte do Governo tem sido uma preocupação crescente das grandes empresas. Isso porque a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) vem aumentando o rigor e acompanhamento sobre elas. A matemática é simples: as maiores corporações pagam, sozinhas, o chamado faturamento do Fisco. Todas elas juntas, no entanto, representam apenas 0,01% do total de empresas do país. Ou seja: o governo está observando cada vez mais essas gigantes.

Esse olhar mais sistemático no acompanhamento das maiores corporações torna premente a necessidade de adoção de boas práticas para controle de NF-e, no intuito de blindá-las. Em outro post do blog NeoGrid, foram apresentados os 5 erros mais comuns que fragilizam as empresas.

A partir deles, é essencial incorporar na rotina 6 práticas essenciais para proteger sua empresa de autuações fiscais:

• Automatização do recebimento e captura dos documentos fiscais: ao contar com soluções fiscais, há eliminação de digitação de NF-e no recebimento de mercadorias, planejamento de logística pelo recebimento antecipado de informações e redução de erros de escrituração por falhas de digitação, um dos benefícios apresentados no post anterior desta série.
• Rigor no armazenamento: isso atende a uma obrigação fiscal, que determina que qualquer empresa deve armazenar NF-e, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de cinco anos (mais o ano corrente). A falta de uma delas nesse período pode resultar em sanções e autuações para a empresa, sem contar que um único erro, mesmo que de digitação, divergências ou inconsistências de informação podem render multas de até mil reais por documento.
• Disciplina e zelo no arquivamento: às vezes, sua empresa pode até ter arquivado os documentos fiscais, mas se não for feita de maneira correta e no local correto, ela corre sério risco de ficar na mão. Não é incomum corporações salvarem em pastas de computadores que resultam em problemas comuns, como queimar o HD ou travamento do disco. Não basta somente a organização, é necessário ter um local seguro para armazenamento.
• Verificação e validade jurídica (carimbos jurídicos): para maior assertividade na gestão fiscal, é essencial essa etapa de checagem, a partir de dois “carimbos” de segurança. O primeiro deles é a assinatura digital, que é utilizado no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da NF-e. O segundo é o protocolo de autorização, que garante que a emissão da nota fiscal foi autorizada junto à SEFAZ. Assim, aumentam as garantias de veracidade do documento.
• Auditoria fiscal: com um controle eficaz, sua empresa evita ficar na mão no recebimento de impostos. Por exemplo: caso seu fornecedor lhe vendeu uma mercadoria no valor de R$ 50.000,00 e recolheu 10% de imposto você, em tese, tem R$ 5.000,00 para recuperar. Se houve falha na emissão, sua empresa poderá não ver a cor desse dinheiro (em formato de crédito, como é feito). Isto multiplicado pela quantidade de NF-e emitidas, pode representar um valor significativo que sua empresa está perdendo.

Esse rigor no recebimento, emissão e controle de NF-e é possível pela adoção de soluções fiscais, desenvolvidas especialmente para essa finalidade. Elas fazem sua empresa estar em dia com a legislação tributária, reduzindo sensivelmente riscos de multas.