Tão importante quanto ter um controle preciso do dinheiro que entra no caixa da empresa é honrar os compromissos com governos, fornecedores e outros parceiros de negócio. A realidade, no entanto, até por uma questão de transparência, impõe uma certa burocracia a esse processo. Somente um representante legal do negócio pode fazer a autorização dos pagamentos.
Esses profissionais precisam entrar no sistema de cada banco, encontrar as contas a pagar e realizar a autorização. E as instituições possuem sistemas diferentes de segurança e acesso. Algumas utilizam token, outras fazem por meio de aplicativos e por aí vai.
Nesse formato, o processo acaba tomando algumas horas do responsável pelas autorizações de pagamentos, que, geralmente, são pessoas com cargos de gestão e inúmeras responsabilidades. Esse fluxo pode abocanhar um tempo precioso que poderia ser usado para atividades mais estratégicas.
Autorização de pagamento com soluções automatizadas
A questão é que não faz mais sentido as empresas lidarem com esse processo de forma manual, em que o responsável precisa passar por um processo tão longo para autorizar os pagamentos. O mercado já dispõe de soluções tecnológicas que reduzem drasticamente o tempo dessa atividade.
Um exemplo é a solução Autorização de Pagamentos da Neogrid. Ela oferece um ambiente único para que esses profissionais acessem e visualizem todas as contas a pagar e realizem ali mesmo as autorizações. Torna-se desnecessário entrar no internet banking de cada instituição. As aprovações podem ser feitas por grupos de empresas e datas de pagamento, diminuindo ainda mais o tempo do processo.
A solução abrange diversos tipos de pagamentos, como folha, fornecedores e tributos, que muitos ERPs não contemplam, até por conta da complexidade do sistema fiscal brasileiro.
Os fornecedores também podem ter acesso ao portal para ter uma visão completa das contas que estão em aberto com sua empresa e qual a situação de cada uma delas.
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Visão das contas a pagar
No formato manual, as empresas precisam dos sistemas dos bancos para visualizarem a situação das contas a pagar. Com a solução, isso também pode ser feito no ambiente único do portal, permitindo que você veja quais estão aguardando aprovação, as que estão vencidas e quais foram aprovadas na semana e no mês.
Quer conhecer melhor a solução? Entre em contato com a gente e tire todas as suas dúvidas.
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