Como ter um batimento de nota fiscal e pedido de compra infalível

Todo mundo que já comprou alguma coisa sabe o que é nota fiscal, seja pessoa física ou jurídica. O documento que registra as vendas de um estabelecimento é importante para quem compra e para quem vende. No caso de empresas, o batimento de nota fiscal é ainda mais importante, uma vez que garante que tudo o que foi comprado foi recebido corretamente.

Você também pode ouvir esse conteúdo.

O que é batimento de nota fiscal?

Sempre que precisa adquirir alguma mercadoria, uma empresa realiza um pedido de compra (já falamos sobre a importância deste documento aqui no blog) para o fornecedor daquele respectivo produto ou mix de produtos.

Depois de receber o pedido, a indústria emite uma nota fiscal, discriminando todos os itens que foram faturados. Posteriormente, ela realiza a entrega do que foi comprado, dentro de um prazo acertado, encerrando aquela transação.

Para garantir que tudo o que foi comprado foi faturado e entregue corretamente, o varejo precisa então realizar o batimento de nota fiscal, que é a conferência dos documentos: tudo o que consta no pedido de compra deve constar também na nota fiscal.

Caso haja alguma divergência, ambas as partes envolvidas têm a documentação para respaldar seus argumentos, saber o que ficou faltando e de qual lado ocorreu o engano.

Problemas do batimento manual de nota fiscal

Se esses processos são feitos manualmente, muita coisa pode dar errado. A conferência manual de toda essa papelada leva tempo e, se for feita sem a devida atenção, acarreta transtornos e prejuízos financeiros.

O batimento de nota fiscal feito manualmente é demorado. Mantém as pessoas ocupadas por muito tempo em uma tarefa morosa e cansativa. É quando os olhos humanos se cansam que um erro pode acabar passando despercebido.

Falhas na conferência, contradições e informações desencontradas podem gerar atritos entre empresas e fornecedores. Relações comerciais podem ser afetadas, e isso não é bom para quem comprou, nem para quem vendeu.

Realizar o batimento manualmente também atrasa a venda. Quando a mercadoria chega, tudo que o varejista quer é colocá-la na prateleira para vender, não é mesmo? A conferência manual inviabiliza isso: enquanto ela não for finalizada, o produto não segue seu curso até o consumidor final.

Sem contar que, quanto maior o varejo, maiores são as compras realizadas e, consequentemente, a quantidade de notas a serem verificadas. O imenso volume de compras pode tornar o batimento manual um verdadeiro pesadelo para o gestor.

Batimento de nota fiscal automatizado

Nessas horas, a tecnologia mais uma vez chega trazendo soluções que otimizam o trabalho e concedem muito mais autonomia aos profissionais que atuam na cadeia de suprimentos.

Automatizar o processo de batimento de nota fiscal deixa o trabalho muito mais rápido. Ferramentas digitais que realizam tarefas burocráticas de forma automática garantem que o tempo seja melhor aproveitado.

Se configurada corretamente, a máquina é à prova de erros. Não fica cansada, não se distrai, não deixa passar nenhum engano. Isso garante uma verificação muito mais precisa e assertiva.

Ao mesmo tempo em que evita erros na conferência, uma solução inteligente deixa os colaboradores livres para que possam dar conta de tarefas igualmente importantes que o computador não é capaz de fazer.

Como automatizar o batimento de nota fiscal?

EDI é uma sigla bastante utilizada no meio fiscal. Ela significa Electronic Data Interchange, ou, em bom portugues, Intercâmbio Eletrônico de Dados. É esta tecnologia que vem ajudando gestores a livrar suas equipes da burocracia de emitir pedidos, conferir notas, e muito mais.

A ferramenta foi planejada para facilitar o intercâmbio de documentos entre sistemas de gestão de diferentes empresas. Tudo é feito eletronicamente, de forma padronizada e organizada.

Uma única solução consegue liberar muita gente da problemática conferência manual: o EDI trabalha com pedidos de compra, recibos e tantos outros documentos que são indispensáveis para o bom funcionamento dos processos logísticos da cadeia de suprimentos.

Cruzamento de dados

Mesmo o batimento de nota pode ser otimizado: cruzando os dados do pedido de compra com os da nota fiscal, o sistema faz a conferência automaticamente. Em caso de inconsistências, uma notificação é emitida para que os responsáveis possam averiguar.

E já que falamos em inconsistências, não podemos deixar de mencionar que a digitalização dos processos fiscais também traz muito mais segurança para as empresas: quando tudo é conferido de maneira autônoma, não corre-se o risco de que alguma obrigação tributária seja esquecida. Isso evita problemas junto à Receita.

Integração entre ERPs

A integração entre diferentes sistemas é outro ponto positivo da tecnologia: mesmo lidando com diferentes ERPs (softwares de gestão), o EDI é capaz de converter toda a documentação que entra e sai, deixando tudo no formato mais apropriado para ser recebido.

Quem trabalha no varejo já tem muito com o que se preocupar todos os dias. Cuidar da papelada manualmente não precisa ser mais um incômodo.

Investir em soluções digitais é garantir que sua equipe trabalhe com mais eficácia e tenha um aumento no nível de serviço. E o melhor: todos se livram dos erros, do stress e da dor de cabeça.

O que você está esperando para automatizar a gestão de documentos financeiros do seu negócio?