Controle de estoque eficiente: saiba como fazer

Fazer um controle de estoque eficiente é indispensável para o sucesso de qualquer empreendimento, independentemente do seu porte e segmento. Essa é uma atividade tão inevitável que, hoje em dia, vemos gestores discutindo sobre como otimizar os processos logísticos e as políticas de gestão da sua cadeia de suprimentos.

Quer saber mais sobre a Cadeia de Suprimentos? Leia o Guia completo.

Definitivamente, essa não é uma atitude descabida. Você já pensou na quantidade de consumidores e parceiros que um negócio pode perder por não contar com um bom gerenciamento do seu acervo e das suas mercadorias? Fica evidente que é essencial investir na otimização desse setor, não é mesmo?

Ficou interessado? Então, confira neste post algumas dicas que podem fazer com que sua empresa dê um salto de qualidade. Boa leitura!

O que é controle de estoque?

É uma metodologia adotada para registrar, fiscalizar e acompanhar a entrada e saída de insumos e mercadorias. Em outras palavras, é o controle de todas as movimentações do estoque de uma organização.

Sim, essa tarefa é um pouco trabalhosa, mas ter esse controle é muito importante, pois ajuda seu empreendimento a:

• melhorar o investimento com o estoque;
• identificar os itens que têm mais e menos saídas;
• gerenciar pedidos de fornecedores;
• evitar faltas de produtos nos pontos de venda;
• direcionar o mix ideal em cada loja.

Por que o controle de estoque é necessário?

O controle de estoque precisa ser encarado estrategicamente, pois é um dos ativos mais relevantes do capital circulante de um negócio — uma vez que pode ser liquidado a qualquer instante e envolve outros departamentos da organização. Isso por que ele impacta de forma direta em diversos processos, desde o financeiro até o comercial. A ausência desse tipo de gestão pode refletir na perda de uma oportunidade de venda, além de trazer prejuízos.

Essa situação pode ficar ainda mais delicada, já que a falta de determinado produto pode levar a clientela a procurar outro estabelecimento que tenha o item desejado em seu estoque. E, em contrapartida, o excesso de mercadorias pode ocasionar grandes déficits, já que um volume demasiado pode ficar estagnado. Isso faz com que se demore muito tempo até resgatar o dinheiro que foi investido naquele determinado produto.

Assim sendo, um bom controle de estoque permite conhecer, com transparência, em que pontos uma empresa está deixando de vender e em quais produtos estão havendo gastos supérfluos.

Saiba porque o monitoramento de dados é essencial para o controle de estoque.

Como fazer um controle de estoque eficiente?

Tenha um registro completo de todos os seus itens

Se sua empresa não tem uma quantidade muito grande de produtos, de tipos e variedades diferentes, você pode elaborar uma ficha de controle de estoque e registrar todos os dados sobre ele. Portanto:

• descreva em sua lista os detalhes de cada produto, como design, cor, durabilidade, peso, tamanho etc;
• estabeleça a localização de cada um deles dentro do depósito;
• levante informações como data e relações de entrada e saída no estoque, bem como seus respectivos custos de aquisição e de comercialização.

Estes registros simplificarão não somente as contagens (inventário), mas o armazenamento e a solicitação de novas mercadorias, além de melhorar o gerenciamento das finanças do seu negócio. Porém, em caso de grandes empresas, elaborar esse controle manualmente é bem mais complicado. Soluções tecnológicas podem auxiliar nesse processo para fazer um levantamento mais assertivo dos estoques.

Defina estoque mínimo e estoque máximo

Como exposto anteriormente, tanto excesso quanto escassez de estoque podem trazer prejuízos à sua empresa. Em razão disso, definir a capacidade mínima — para que determinado item não fique em falta e cumpra todos os pedidos —, assim como delimitar a capacidade máxima — para evitar que seus produtos fiquem estacionados no depósito —, é uma ação extremamente necessária.

Colocar essa estratégia em prática tornará muito mais clara a conferência de estoque, e você saberá, com exatidão, a hora certa de adquirir novas unidades com fornecedores.

Feche negócio com fornecedores de confiança

Outra prática fundamental, mas que muitos empreendimentos não adotam por questões econômicas, está em fechar contrato somente com fornecedores competentes. É preciso compreender que preço não é tudo e um desconto modesto com uma compra pode se transformar em enormes prejuízos no futuro.

Para fazer um bom controle de estoque, você deve fechar acordos com parceiros que prezem pelo cumprimento de prazos e jamais o deixem na mão. Leve em consideração aspectos como a credibilidade no mercado, a confiabilidade, a responsabilidade, o tempo de entrega e a disponibilidade. Apure esses fatores e escolha com inteligência.

Planeje as compras com base no sell out

Produto parado é capital parado. Por isso, a reposição do estoque não pode considerar apenas o volume vigente —com a finalidade de reabastecimento. É preciso analisar a movimentação de vendas e considerar parâmetros sazonais, caso haja, para realizar uma compra mais eficiente — e tudo isso é possível por meio de dados de sell-out, ou seja, das vendas realizadas ao consumidor final.

Leia mais sobre o que é sell-out.

Um item pode ter muita saída em determinado período do ano, porém para a próxima aquisição pode não ser necessário. Diante disso, esteja atento aos relatórios de oferta e demanda para fazer um investimento mais certeiro. Isso evita que o seu dinheiro fique estagnado e deixe de ser aplicado em algo realmente necessário.

Atente-se aos prazos de vencimento

O prazo de validade é outro ponto crítico de estoques. Jamais corra o risco de desperdiçar produtos adquiridos ou vendê-los vencidos. Isso pode causar problemas judiciais e prejudicar a imagem da sua empresa.

Sempre que detectar acúmulos, tome atitudes para dar vazão às mercadorias, com liquidações. E, estabeleça uma política para vender antes os artigos que têm menor prazo de validade. Trata-se de uma manobra clássica e competente para evitar perdas indevidas. Porém, o ideal é evitar que esses excessos aconteçam. Acompanhar o desempenho dos produtos nas lojas é essencial para evitar o problema.

Adote um software de gestão de estoques

Por fim, utilizar um software de gestão de estoques pode ser tudo o que falta para seu negócio finalmente ter um controle de estoque impecável. Com esse tipo de solução, você consegue contar com um bom gerenciamento dos produtos nos centros de produção, varejos e lojas, obtendo um tremendo diferencial competitivo. Atualmente, há uma grande variedade de programas especializados — que inclusive realizam o ressuprimento automático das mercadorias.

Com dinamismo e praticidade de alto nível, é possível eliminar de vez as planilhas. Você terá um controle íntegro de seus estoques, podendo computar esses dados em tempo real — o que diminui a incidência de erros. Além disso, a ferramenta também pode indicar quando um item estiver com o volume abaixo do desejado, integrar equipes/setores e muito mais.

Certamente, esse é um investimento com retorno garantido, já que melhora a performance das atividades do controle de estoque e torna a rotina da empresa muito mais tranquila e eficaz.

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