Processo de recebimento de mercadorias: saiba como ter mais produtividade

Alcançar a eficiência operacional é um dos grandes objetivos de uma empresa. No setor de logística essa meta se torna ainda mais relevante. O processo de recebimento de mercadorias é um exemplo de processo que exige atenção e agilidade para garantir uma boa produtividade ao negócio.

Você tem a opção de ouvir o conteúdo, caso não tenha tempo para ler 🙂

Apesar disso, é comum encontrarmos gestores com dúvidas sobre essa etapa. Por isso, entender sua relevância, bem como adotar estratégias para superar os problemas que possam surgir, é o primeiro passo para conquistar bons resultados.

Neste post, você terá acesso a informações importantes sobre o recebimento de mercadorias e aprenderá como aumentar a produtividade desse processo logístico. Continue a leitura e confira!

Em que consiste o recebimento de mercadorias?

O recebimento de mercadorias é o processo que ocorre assim que as mercadorias adquiridas com os fornecedores são entregues na empresa. Em geral, ele é dividido em algumas fases:

• agendamento da entrega;
• identificação da mercadoria;
• conferência das notas;
• vistoria para identificar avarias;
• remanejamento e/ou separação dos produtos;
• cadastro no sistema de gestão do estoque.

Pode parecer simples, mas é necessário executar essas tarefas com muita atenção. Afinal, alguns erros podem prejudicar a produtividade e as finanças empresariais, como as divergências entre o preço negociado e o informado na nota.

Portanto, encontrar os melhores fornecedores é apenas o primeiro passo para alcançar o sucesso. Para receber os produtos, a logística deve ser executada com eficiência e agilidade, evitando problemas nas etapas futuras.

Quais os principais problemas enfrentados nesse processo?

Diariamente, sua empresa recebe uma grande quantidade de produtos proveniente de seus fornecedores. Essa é uma situação que se repete em negócios de todos os portes e segmentos de atuação e exige estratégia para ser executada com excelência.

No entanto, alguns descuidos e processos burocratizados podem transformar essa atividade em um grande problema ao negócio. Desde a chegada do produto até o seu cadastro definitivo no estoque, há um longo caminho a ser percorrido e inúmeras situações de risco, como:

• dados cadastrais inválidos;
• filas de caminhões;
• entregas chegando sem horário marcado;
• inúmeras planilhas e -emails para agendamento;
• divergência entre os valores de negociação e da nota;
• falta de alinhamento entre a quantidade de produtos adquiridos e recebidos;
• diferença em relação ao tipo de produto entregue;
• inconsistência em relação aos descontos concedidos;
• necessidade de devolução em razão de avarias.

O que se observa é que, entre as causas que pode desencadear esses problemas, está a falta de conhecimento e experiência dos funcionários responsáveis pela tarefa, especialmente em relação à emissão de notas ficais.

Mas isso não é tudo! Algumas empresas ainda insistem em executar o processo de maneira manual, o que afeta a eficiência e segurança de todas as etapas. Ou seja, a automatização pode reduzir consideravelmente essas falhas.

Como ter mais produtividade no processo de recebimento de mercadorias?

Você fez uma boa pesquisa de mercado, encontrou bons fornecedores, realizou uma negociação de preços satisfatória e monitora o consumo de seus clientes com eficiência. No entanto, ao receber as mercadorias, está perdendo muitos recursos.

Os diversos erros nesse processo estão desencadeando filas de caminhões, perda de vendas por ruptura nas gôndolas, cálculo do valor de venda inadequado devido aos erros nas notas, existência de estoque excessivo e até diferenças tributárias.

Diante disso, confira as dicas que preparamos para você superar esses obstáculos e otimizar o recebimento de mercadorias!

Precisão no envio de pedidos

Esse é um passo anterior ao recebimento de mercadorias, mas pode influenciar diretamente nesse processo. Quando o envio das solicitações aos fornecedores é feito de forma manual, por e-mail, telefone e com a necessidade de digitar tudo, é normal que aconteçam erros, ainda mais quando há um grande volume de pedidos. Com isso, a chance de que algo dê errado no momento da entrega dos produtos já começa a aumentar.

Qual a solução? Automatizar o envio de pedidos. Existem soluções de EDI (Eletronic Data Interchange) que fazem o disparo dos pedidos direto do ERP do varejo para o ERP dos fornecedores. Com isso, você ganha tempo e torna o processo muito mais preciso.

Automatizar o batimento ou conferência do pedido de compra com a nota fiscal

Certamente, o seu negócio já teve inúmeros problemas porque as mercadorias entregues pelos fornecedores não batiam com os pedidos. Com isso, a entrega a atrasa, você fica sem produtos e pode deixar de vender.

É por isso que é essencial fazer de forma antecipada o batimento ou o confronto entre o que foi pedido e o que foi entregue. E isso pode ser feito pela nota fiscal emitida pelo fornecedor. Você faz a conferência e verifica se está tudo certo.

Mas, claro, não é necessário fazer isso de forma manual. Existem softwares que realizam isso de forma automática, avisando sua equipe das inconsistências e prevenindo todos aqueles problemas que você conhece bem.

Agendamento da entregas dos produtos nas docas

Depois que você garantiu melhorias no processo de envio de pedidos e automatizou o batimento das notas fiscais com o que foi solicitado, é hora de organizar a chegada dos produtos nas suas docas. Caso contrário, surgem aqueles problemas que atormentam o varejo, como depreciação dos produtos, filas de caminhões e ruptura de estoques.

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Como garantir a qualidade nesse processo e a otimização dos seus recursos? Com o agendamento das entregas. Estabeleça uma rotina muito clara para o envio dos produtos, com data, horários e local exato. Aqui, novamente, não precisa fazer isso na mão. Existem tecnologias que fazem de forma muito mais ágil.

Você disponibiliza em um ambiente todas as datas, horários e outras informações. Os fornecedores acessam, agendam e fazem a entrega conforma o combinado. E isso tudo respeitando a capacidade dos seus estoques. Outro fator é que sua equipe não precisa ficar fazendo esse gerenciamento. Ele é integrado e automático.

Invista em capacitação da equipe

Ter uma equipe capacitada é uma das premissas para aumentar a produtividade desse processo. Isso porque, um profissional treinado é mais crítico e estratégico diante de problemas e consegue executar suas funções com mais precisão.

Por isso, é importante conscientizar e treinar o grupo para realizar o confronto entre o pedido e a nota e a conferência do estado geral da carga recebida.

Faça um bom planejamento

Agir sem um planejamento é perda de tempo. Afinal, é preciso ter todo o processo bem delineado e prever como cada etapa deve ser executada, evitando que a equipe cometa erros primários e que o tempo necessário para finalização do processo seja excessivo.

Quanto mais organizado e detalhado for o seu planejamento para o setor, melhor será a atuação de seus colaboradores. Com isso, você ganha mais produtividade e eficiência, sem deixar de lado a segurança do procedimento.

Aposte na integração entre os setores

Uma empresa é composta por vários setores e cada um possui uma função específica. O sucesso, então, depende de uma atuação harmônica entre eles.

A logística deve se comunicar com outros setores, em especial com o setor de compras, o de transporte e o de vendas. Quando isso ocorre, o recebimento de mercadorias é mais rápido e coerente, ajudando a empresa a manter suas gôndolas abastecidas e seus clientes satisfeitos.

Incorpore tecnologia ao seu cotidiano

Ao contrário do que muitos pensam, modernizar a empresa está mais relacionado com a simplificação de tarefas do que com a sofisticação dos processos. Ou seja, investir em tecnologia pode ser decisivo para a produtividade empresarial.

A nossa última dica diz respeito à relação com os fornecedores softwares de gestão de frota com bons sistemas de roteirização e rastreamento ajudam muito nesse sentido. Com eles você pode compartilhar com seu cliente o tempo estimado de chegada dos motoristas, ajustando expectativas e diminuindo possíveis ansiedades. É importante que você estabeleça uma boa política e comunicação com os parceiros, criando regras básicas em caso de divergências entre os pedidos e as entregas.

Além disso, é indicado estabelecer um procedimento interno de troca e percentual de divergência aceitável. Deixando essas regras claras para os parceiros e para os funcionários do setor, eles terão mais segurança para tomar decisões rápidas e acertadas.

Conforme se observa, o recebimento de mercadorias é um processo de extrema relevância para as empresas. Não há dúvidas de que a gestão adequada dessa tarefa traz resultados positivos à empresa, eliminando gargalos e uma série de problemas. Por isso, não perca tempo e comece a colocar em prática as boas práticas apresentadas ao longo do post.

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