9 boas práticas para otimizar a cotação de produtos 

A cotação de produtos ou cotação de preços tem um papel determinante sobre quão competitiva poderá ser a atuação de uma empresa. Isso porque, em geral, todos os custos suportados ao longo da cadeia de suprimentos, seja com a compra de insumos, seja com a aquisição de matéria-prima ou de estoque, impactam diretamente no valor final das entregas e, consequentemente, no nível de competitividade do mercado.

Nesse sentido, embora não seja uma regra absoluta, custos mais elevados implicam produtos mais caros para o consumidor — um fator que pode interferir nas vendas de forma bastante significativa. Diante dessa realidade, a cotação de produtos tem um papel fundamental, pois se traduz em uma das estratégias mais eficientes para fazer compras de maneira mais econômica e estratégica. 

A seguir, preparamos um artigo completo para abordar o tema e mostrar a você as melhores práticas para se fazer cotações. Continue a leitura e saiba mais! 

O que é a cotação de produtos e preços e como ela funciona? 

A cotação nada mais é do que o processo que antecede as compras de uma empresa. É por meio dessa atividade que o setor de compras consegue fazer aquisições de maneira mais assertiva, comparando preços, produtos e fornecedores, de modo a se identificar as ofertas que sejam mais aderentes às necessidades do negócio. 

De maneira geral, a cotação funciona a partir de pesquisas de mercado. Sua função mais básica, embora não exclusiva, é identificar as melhores oportunidades de compra, levando em consideração, na maioria dos casos, o preço. 

Entretanto, a depender das necessidades da empresa, a cotação pode ser realizada a partir de um planejamento mais amplo e estratégico. Assim, além do preço, outras variáveis podem ser levadas em consideração nas pesquisas, como a qualidade dos produtos, prazo de entrega, volume, diferenciais, questões sociais, ambientais e outras. 

Qual é a importância da ação estratégica nesse cenário? 

A cotação de produtos, na prática, aumenta o poder de decisão dos gerentes comerciais. Ao estabelecer um planejamento para as compras e proceder às pesquisas com diferentes fornecedores, a probabilidade de identificação de ofertas mais vantajosas é ainda maior. 

Nesse ponto, a cotação desponta como uma ferramenta estratégica para empresas que desejam otimizar seus custos, fazendo as melhores compras, com os menores preços e em conformidade com as características e requisitos previamente estabelecidos. 

Sobretudo em segmentos de alta competitividade, como é o caso do varejo, a cotação é indispensável para o fechamento de acordos comerciais com fornecedores, pois garante um maior poder de negociação, equalizando melhor os interesses de ambos os envolvidos. 

Diferenças entre cotação e orçamento 

Cotação de preços e orçamento não são a mesma coisa, mas é comum a confusão sobre esses dois termos. Um bom gestor deve conhecer as características de cada um desses processos e saber diferenciá-los e, por isso, trouxemos este tópico para o post. 

Cotação de preços 

A cotação de preços é o procedimento de responsabilidade do setor de compras que consiste no levantamento dos valores de determinado produto ou serviço no mercado. Em síntese, o funcionário responsável faz bem mais que uma pesquisa de preços, analisando os seguintes pontos: 

• as condições de pagamento; 
• as especificações técnicas do produto; 
• a qualidade da mercadoria; 
• as diferentes marcas existentes no mercado. 

Orçamento 

O orçamento é bastante diferente da cotação de preços. Na verdade, ele cuida da previsão de gastos e receitas de uma empresa e, portanto, está ligado ao seu planejamento estratégico. 

Perceba que o orçamento pode definir o limite de gastos do setor de compras. Assim, para se adequar a esses valores, deve-se investir na cotação de preços e ir em busca das melhores propostas. 

9 boas práticas para otimizar a cotação de produtos 

Existem diferentes ações que podem ser adotadas para tornar as cotações de preços de uma empresa ainda mais produtivas. A seguir, destacamos algumas boas práticas que podem ser aplicadas com essa finalidade. Vejamos! 

1 – Obedeça às regras da cotação de preços 

Já apresentamos as regras da cotação de preços e, é claro, que você precisa segui-las à risca. Lembre-se de cada uma dessas técnicas e se esforce para cumprir com tais premissas, pois isso trará resultados satisfatórios às suas negociações e finanças. 

2 – Avalie com atenção seus fornecedores 

O mercado está repleto de fornecedores, mas nem todos são eficientes e têm condições de atender ao seu negócio da maneira adequada. Por esse motivo, é preciso se dedicar à avaliação da reputação, credibilidade e infraestrutura de seus possíveis parceiros. 

O ideal é se unir a empresas que pratiquem bons preços, mas que tenham condições físicas e financeiras de cumprir o contrato. Quando esse cuidado não é levado em consideração, há o risco de sofrer com atrasos na reposição das matérias-primas e comprometer toda a cadeia de suprimentos. 

3 – Conheça o orçamento disponível 

Não há como iniciar uma negociação sem conhecer o orçamento disponível. Lembre-se de que suas compras são financeiramente limitadas e que cumprir com essa regra ajuda a empresa a operar de maneira saudável. 

Contratos que ultrapassam o limite orçamentário podem colocar o negócio no vermelho e comprometer outros setores. Por isso, tenha sempre em mãos o orçamento atualizado para a sua área. 

4 – Defina quais materiais serão necessários 

Antes mesmo de começar a cotar os preços, é importante conhecer as suas necessidades. Isso porque a compra de matéria-prima deve ser coerente e suficiente para garantir que a produção atenda às demandas de consumo. 

Para isso, a melhor estratégia é apostar na integração com o varejo e coletar dados sobre o consumo do ponto de venda. Quando essas informações fazem parte do seu planejamento, os desperdícios e perdas são bem menores. 

5 – Trabalhe com uma base de comparação com no mínimo 3 opções 

Uma das premissas da cotação de produtos é a comparação. Sendo assim, é altamente recomendado que se trabalhe com uma base mínima de ofertas, até para que seja possível ter uma visão mais ampliada das opções disponíveis no mercado. 

Com mais opções à disposição, a cotação tende a ser mais confiável e estratégica, aumentando a probabilidade de que os gerentes comerciais encontrem ofertas mais vantajosas. Além disso, a variedade facilita a comparação de atributos, o que é a chave para negociações mais produtivas. 

6 – Negocie cada detalhe das entregas 

A negociação é um dos pilares de qualquer cotação de produtos. É nesse momento que a empresa consegue colocar as suas condições, esclarecer dúvidas e barganhar descontos, por exemplo. Em muitos casos, os melhores resultados em cotações só são obtidos após negociações estratégicas, nas quais os envolvidos conseguem chegar a um ponto de equilíbrio entre os seus interesses. 

7 – Entenda como a quantidade afeta as cotações 

No contexto das compras empresariais, a relação entre quantidade de mercadorias e preço costuma apresentar uma relação inversa. Ou seja, em regra, quanto maior for a compra, a tendência é que o custo por unidade do produto caia. 

Levando essa premissa em consideração, é muito importante se avaliar qual a melhor forma de fazer a cotação e o fechamento das compras. Em certos casos, comprar em grande quantidade pode ser uma maneira de otimizar os custos, mas, por outro lado, pode implicar despesas extras com a manutenção de grandes estoques. 

Por isso, é imprescindível se tomar decisões com base em dados, avaliando, por exemplo, o nível de demanda de cada produto. Dessa forma, fica mais fácil cotar o volume ideal para equilibrar estoque e preço. 

8 – Tenha parcerias sólidas, mas não dependa de um único fornecedor 

Embora seja altamente benéfico para a empresa fortalecer a relação com fornecedores, tornando-a mais sólida e duradoura, não se deve confiar exclusivamente em um único parceiro. 

Esse tipo de situação pode abrir margem para uma série de riscos, como o de atraso no fornecimento, alterações na qualidade dos produtos e reajustes nos preços. 

Nesse sentido, o mais recomendado é sempre dispor de alternativas para as compras, recorrendo a outros fornecedores sempre que as circunstâncias exigirem. 

9 – Explore o potencial das novas tecnologias 

Assim como outros inúmeros processos que fazem parte da realidade dos negócios, a cotação de produtos também pode ser bastante beneficiada com a tecnologia. Atualmente, muitas empresas já romperam com modelos de cotação ultrapassados, baseados em processos manuais e contatos mecânicos e aderiram à otimização de processos proporcionada pelos softwares. 

Na era dos dados e da transformação tecnológica, um dos caminhos mais promissores e efetivos para se aprimorar o processo de compras empresariais é a partir de investimentos em soluções e ferramentas especializadas. 

O mercado já oferece ferramentas de sourcing bastante completas, que simplificam o contato com os fornecedores e otimizam o gerenciamento dos contratos, sobretudo quando em grande volume. Assim, por exemplo, com dados das cotações reunidos em um único lugar e com o apoio de análises automatizadas, é possível não só otimizar a tomada de decisão, mas reduzir o esforço operacional do setor de compras. 

Além disso, soluções informatizadas oferecem flexibilidade para o processo, permitindo a definição de diferentes parâmetros e regras para a cotação, o que aumenta o valor das ofertas e garante resultados ainda mais aderentes às necessidades da empresa. 

Por fim, como se percebe, a cotação de produtos é uma tarefa de vital importância para as empresas. Quando desenvolvida de maneira eficiente, é a chave para a redução de custos e, também, para a manutenção das operações, garantindo a disponibilidade de insumos e matéria-prima, por exemplo. 

Continue lendo e aprendendo mais sobre as compras no meio empresarial. Confira nosso artigo sobre gestão de compras!