Sistema para gestão de pedidos: como um portal pode ajudar o varejo

Para o varejista, fazer a gestão de pedidos pode ser um desafio e tanto. Lidar com diversos distribuidores e indústrias ao mesmo tempo, manter uma comunicação saudável com todos eles, saber em que pé estão as entregas, tudo isso é complexo. Felizmente, um sistema para gestão de pedidos pode ajudar.

O problema nem é apenas a emissão dos pedidos, mas o acompanhamento deles. Falta transparência no processo como um todo. Depois que um pedido é feito, de que forma o varejo sabe o real status deles?

Erros na gestão dos pedidos pode acarretar em diversos problemas para o varejista. Além de dificultar as rotinas operacionais, a falta de organização no que diz respeito aos pedidos pode ser o estopim de uma ruptura.

Um pedido feito corretamente não garante que ele será entregue. E quando o produto não chega dentro do prazo, a gôndola pode acabar desabastecida. Aí o cliente não acha o que foi buscar e a venda é perdida. É ruim para todos os envolvidos.

Problemas que a falta de comunicação traz para a gestão de pedidos

Entre as principais dores do gestor, a falta de comunicação com os fornecedores talvez seja uma das mais graves, uma vez que está diretamente ligada com outros problemas, que afetam o bom funcionamento da cadeia de suprimentos.

A falta de comunicação, em muitos casos, é fruto da utilização de canais que não favorecem uma atuação colaborativa. Um e-mail, por exemplo, pode acabar se perdendo na caixa de spam. E se o fornecedor não recebe o pedido, não faz a entrega.

Quando o varejista e o fabricante não se comunicam, cria-se um vácuo, um vazio de informações. Se uma entrega atrasa ou não é efetuada, quem fez o pedido sequer sabe, com certeza, qual foi o problema, o que dificulta a sua resolução.

Sem comunicação, não há visibilidade. O varejo fica “no escuro”, sem saber a situação de seus pedidos. Isso acarreta numa performance ruim do processo de compra e, por consequência, compromete a integridade da supply chain.

A comunicação a que estamos nos referindo é a troca de informações. O processo precisa ser colaborativo, com dados sendo trocados. Uma maneira inteligente de coletar e organizar esses dados é por meio do sistema para gestão de pedidos, que integra um portal colaborativo.

Portal colaborativo e gestão de pedidos

O portal colaborativo é uma ferramenta pela qual os elos da cadeia de suprimentos podem trocar informações de maneira padronizada e dentro de um único ambiente. Agora, imagine o portal dentro da realidade da gestão de pedidos efetuados, com o varejo podendo controlar o status das demandas enviadas para a indústria e tendo visão do que está acontecendo.

Como isso acontece?

O portal é constantemente abastecido por dados de vendas, estoque e pedidos que o varejo enviou para os fornecedores. A partir daí é possível acompanhar de forma simples, por meio de painéis dentro da plataforma, o status desses pedidos, além do nível de serviço das indústrias parceiras e outros indicadores relacionados com as entregas.

A indústria recebe a carteira de pedidos que tem até o momento, e consegue ver o que deveria ter sido entregue e que, por algum motivo, não entregou. Ela pode justificar, como por exemplo: esse item eu não entreguei porque eu não consegui agenda com vocês (varejo) ou, esse item eu não entreguei porque eu não tinha estoque.

Quando o fornecedor justifica, essa informação volta pro varejo e o varejo vai aceitar ou não essa informação, verificando com outras áreas conforme a justificativa, penalizando o fornecedor ou não.

Para carteira em aberto ou futura, se a indústria recebeu no portal o pedido, e ela souber que não vai entregar por causa de uma quebra da produção, ele já vai sinalizar para o varejo que não vai entregar e podem trocar a data de entrega junto com o varejo, agindo antes de dar problema.

Em vez de o varejo enviar um e-mail para a indústria solicitando o status de um pedido, ela entra no portal e acompanha o que está no prazo e já consegue ver a mensagem que a indústria deixou para cada pedido.

O varejo pode identificar quais são os principais motivos da não entrega pelo fornecedor no nível de serviço desse parceiro, para poder agir juntamente com a indústria e resolver esse problema.

É possível ver no detalhe quantos itens não foram atendidos e o motivo desse item não ter sido entregue. E isso tanto de carteira de pedidos que já venceram (que já deveriam ter sido entregues), quanto carteira de pedido aberto. Isso facilita para a indústria avisar o varejo que tem um pedido para o mês que vem que não vai atender porque teve uma quebra na produção, por exemplo.

Ranking de fornecedores

Dessa forma, o varejo também pode ter acesso a um ranking de fornecedores, que é formado a partir dos percentuais de nível de serviço. Isso pode servir para realizar ações específicas, como premiações, ou mesmo para realizar comparações e, assim, tomar medidas de correção.

Como funciona o ranking?

A indústria, junto com o varejo, analisa os indicadores e decidem em comum quais números querem utilizar para alcançar melhores resultados. Por exemplo, “hoje estamos com nível de serviço de 90% e queremos chegar em 95%”. Entram em acordo e estabelecem os pesos para o ranking e determinam quem consegue visualizar os rankings conforme importância. É um portal transparente pois o fornecedor tem conhecimento do porquê ele está naquela posição e consegue fazer um comparativo com os demais, mesmo não tendo o nome das outras empresas que estão na frente dele.

A comunicação ajuda a mitigar erros

Tão importante quanto a gestão dos pedidos, é a cooperação para garantir que eventuais erros serão corrigidos, melhorando o nível de serviço para todos os envolvidos.

Vamos supor que você é um varejista que, após analisar seu estoque, percebeu que está para ficar sem iogurte. Você, então, entra em contato com seu fornecedor de iogurte, para encomendar uma nova remessa.

Pedido feito, e agora? Se o acompanhamento do pedido é feito da forma tradicional, você simplesmente senta e espera, torcendo para que nada dê errado no processo. Porque, caso algo dê errado, talvez você nem saiba o que foi: o pedido simplesmente não chega, e a sua clientela fica sem iogurte.

Ao utilizar um portal colaborativo, o varejista pode acompanhar, em tempo real, a situação do pedido. O fornecedor está sempre adicionando dados e atualizações sobre cada etapa do processo de entrega.

Caso o pedido não chegue, o varejista pode fazer uma crítica, dando ao fornecedor a oportunidade de explicar o que aconteceu. Ao receber a carteira de pedidos, a indústria consegue ver o que deveria ter sido entregue e que, por algum motivo, não foi. Ela pode, então, justificar a não entrega, para que o varejo entenda qual foi o problema.

Com essa comunicação facilitada dentro do portal colaborativo, acaba sendo criado um sistema para gestão de pedidos muito dinâmico e organizado. A comunicação entre as partes permite que erros sejam identificados e corrigidos com mais rapidez.

Isso vale não só para pedidos já realizados, mas também para os que estão em aberto: a indústria pode, por exemplo, avisar ao varejo que não vai poder atender a um pedido no mês que vem porque houve uma quebra na produção.

O resultado, mais uma vez, é o aumento do nível de performance. Se há dados sendo compartilhados (e bem aproveitados), a cadeia de suprimentos opera de forma mais eficaz.

Benefícios de um sistema para gestão de pedidos

Agora que já entendemos como a comunicação e a colaboração são importantes para a gestão de pedidos, chegou a hora de apresentarmos alguns benefícios práticos que um portal colaborativo traz para os negócios.

Para começar, unificar as comunicações por meio de um portal colaborativo permite que a gestão dos fornecedores seja mais efetiva. O varejo consegue identificar quais são seus melhores parceiros de negócios, e elaborar rankings e estratégias para melhorar o engajamento com eles.

Outra vantagem é a organização operacional: sem ter que lidar com diferentes canais de comunicação, perde-se menos tempo e tem-se uma metodologia de trabalho mais otimizada. Centralizar as comunicações em uma única plataforma facilita a administração dos contatos e descomplica as rotinas operacionais.

Isso traz uma melhora nas relações comerciais, que, por si só, é outra vantagem: ao se abrir para os parceiros e interagir mais ativamente com eles, o varejista não só elimina os ruídos da comunicação, como também contribui com a formação de um ecossistema de negócios mais amigável, pautado por uma união de esforços.

Neste ambiente, o desempenho de todos passa a ser nivelado pelos mesmos parâmetros. Isso ajuda a tornar o cenário como um todo mais competitivo e eficiente, pois todos se esforçam e se ajudam para melhorar, uma vez que as melhorias são benéficas para todos.

Conhece aquele ditado “amigos, amigos, negócios à parte”? Pois bem, mesmo em um ambiente mais saudável, conflitos podem ocorrer. Nestes momentos, um portal colaborativo também pode ajudar: com tudo fica devidamente documentado, contestações podem ser averiguadas e resolvidas sem muito estresse.

Há outras vantagens decorrentes da utilização de um sistema para gestão de pedidos. Mas, no fim das contas, o que realmente importa é: alcança-se um nível de serviço mais alto e, com isso, previne-se a ruptura.

Isso é bom para todo mundo: o cliente encontra o que foi buscar, o varejista fecha a venda e o fornecedor tem seu produto na mão do consumidor.

Se quiser melhorar a sua relação com seus fornecedores, invista em um portal colaborativo. Fale conosco para conhecer a solução, e continue acompanhando nosso blog para mais dicas.