Coloque em prática a automatização da troca de documentos logísticos

A automatização da troca de documentos no setor logístico tem potencial para gerar uma série de melhorias para o segmento. Além da simplificação dos processos, a automatização é base para uma execução mais rígida, garantindo uma maior precisão, visibilidade e controle sobre as rotinas gerenciais das empresas que dependem da emissão e transmissão de documentos logísticos.

Você tem a opção de ouvir o conteúdo, caso não tenha tempo para ler ?

Nesse contexto, o uso da tecnologia se torna uma necessidade cada vez mais latente dentro dos negócios, deixando de ser apenas um diferencial para assumir a posição de essencialidade. Seguindo por essa tendência e pelos caminhos da logística 4.0, por exemplo, o sistema EDI desponta como uma das ferramentas mais importantes quando se fala em automatização da troca de documentos logísticos.

A seguir, abordaremos mais a fundo o conceito por trás do EDI e os impactos positivos que esse sistema representa para os processos logísticos das empresas. Continue a leitura para saber mais!

A importância da automatização da troca de documentos no processo logístico

Com operações logísticas cada vez mais amplas e englobando diferentes etapas e agentes, os desafios encontrados nos processos que se relacionam com esse setor se tornaram ainda maiores. Hoje, é comum a existência de cadeias de suprimentos globais, cujo funcionamento depende da sinergia, integração e interoperabilidade de diferentes empresas.

Em um cenário de operações conjuntas, a regularidade das atividades depende da troca ágil de dados e informações. Nesse sentido, diferentes profissionais e organizações necessitam monitorar os processos logísticos, garantindo uma maior visibilidade a clientes e fornecedores, por exemplo.

Desse modo, é possível afirmar que hoje a gestão logística tem a visibilidade e a rastreabilidade como alguns dos seus elementos essenciais, os quais são reforçados a partir do momento que se adota sistemas informatizados e automatizados, capazes de otimizar a comunicação dentro da cadeia logística, facilitando a troca de informações, documentos e parâmetros.

Entenda o que é o sistema EDI e como ele contribui para a automatização na logística

De forma simplificada, o EDI (Eletronic Data Interchange) é a tecnologia capaz de promover a integração de dados entre diferentes empresas. A principal função do EDI é garantir que dados diversos, originados de plataformas distintas e com padrões variados possam ser reunidos em um único sistema, de forma totalmente integrada, inteligível e pronta para a aplicação.

Ou seja, no cenário da logística, o EDI permite que diferentes tecnologias e sistemas falem a “mesma língua”, otimizando a integração das operações de diferentes agentes e facilitando a gestão por parte de profissionais e líderes.

O EDI, na prática, contribui diretamente com gestores e líderes empresariais ao fornecer uma solução eficaz para a comunicação ágil, dinâmica e padronizada entre todos os agentes envolvidos na cadeia logística. A partir de um EDI Logístico, o ideal de automatização da troca de documentos desse setor pode ser colocado em prática, sobretudo em razão das suas funcionalidades. Conheça algumas delas a seguir!

Envio de informações necessárias

O EDI funciona como um repositório centralizado para as informações das empresas, servindo de base para a execução de uma série de expedientes logísticos importantes, como o envio dos documentos de transporte de forma automatizada, a exemplo do CT-e.

Integração de sistemas

Por ter como uma das suas finalidades básicas a padronização da comunicação necessária entre diferentes agentes que participam da cadeia logística, o EDI também tem um forte apelo pela integração. Na prática, esse sistema permite que tecnologias diversas falem a mesma língua, evitando divergências na sincronização de dados e eventuais erros gerados por incompatibilidades de sistemas.

Dessa forma, a automatização promovida por esse sistema garante uma maior padronização dos dados e processos, minimizando a incidência de erros, sobretudo em expedientes fiscais e contábeis, cujo rigor é imposto pela legislação.

Segurança de dados

Do ponto de vista da segurança e confiabilidade dos dados, o EDI oferece um grande reforço às empresas. Esse sistema minimiza a ocorrência de erros na troca de informações, além de evitar discrepâncias de dados, o que pode ocasionar o preenchimento incorreto de documentos logísticos.

No mesmo sentido, o EDI também promove essa segurança ao eliminar grande parte dos expedientes manuais na gestão de documentos — um dos principais responsáveis pela ocorrência de erros em processos. Como isso, o EDI é capaz de preencher documentos, gerar e enviar arquivos eletronicamente, o que torna tudo mais seguro e ágil.

Monitoramento de entregas

Um dos atributos mais relevantes do EDI é o reforço à visibilidade das operações logísticas. Nesse sentido, por exemplo, além de integrar as informações e permitir o acesso compartilhado pelos diferentes agentes envolvidos na cadeia de suprimentos, o sistema promove a otimização na comunicação.

Esse fator, na prática, aumenta a transparência das atividades. Por exemplo, as informações relativas à movimentação da carga e eventuais ocorrências no transporte são emitidas diretamente para os clientes, o que fortalece o relacionamento comercial e aumenta a confiança entre varejo, indústria e distribuidores.

Interligação de departamentos

A troca de informações simplificada promovida pelo EDI, na prática, permite que os diferentes departamentos que se relacionam com os processos logísticos operem de forma mais integrada. O que acontece é que o EDI centraliza as informações, tornando-as inteligíveis para a realidade e necessidade de diferentes departamentos dentro da empresa.

Assim, por exemplo, estoque, comercial, transporte e financeiro têm acesso às informações de que necessitam para tomar decisões e atuar de forma equilibrada e coerente com as necessidades e com a realidade do negócio, evitando desajustes e prejuízos.

Redução de custos e falhas;

Indo além, o EDI ainda garante um melhor aproveitamento do tempo por ser mais eficiente no processamento de dados, emissão e transmissão de informações, como aquelas necessárias para NF-e, CT-e. Como se sabe, tempo é um elemento valioso na logística e está diretamente associado à produtividade e custos.

Diante disso, pode-se afirmar que o EDI também tem um grande potencial para reduzir custos. De início, a migração de processos para o formato digital e a automação proporcionada reduzem o consumo de papel nas empresas e ainda diminuem a probabilidade de erros e retrabalhos.

Além disso, o sistema EDI assume a execução de atividades antes direcionadas a colaboradores. Com isso, é possível alocar melhor os recursos humanos, aproveitando ainda mais suas capacidades, de forma a se aumentar a produtividade e reduzir os custos.

A automatização da troca de documentos logísticos, como vimos, é uma medida essencial para as empresas que buscam imprimir operações mais modernas, eficientes e rígidas do ponto de vista legal e operacional. O EDI, nesse contexto, surge como uma alternativa estratégica, acessível e capaz de garantir o nível de automatização e integração que o mercado exige.

Quer colocar a automatização da troca de documentos logísticos em prática dentro da sua empresa? A Neogrid tem a solução ideal para o seu negócio. Entre em contato conosco hoje mesmo!

Este artigo foi útil?
SimNão

Esses artigos podem completar essa leitura

Ver todos conteúdos
Por que sua previsão de demanda falha na prática?
Por que sua previsão de demanda falha na prática?

Descubra por que sua previsão de demanda falha na prática e como melhorar a precisão com dados, integração e tecnologia... Saiba mais

Prevenindo Rupturas de Estoque: 5 Benefícios do EDI Neogrid 
Prevenindo Rupturas de Estoque: 5 Benefícios do EDI Neogrid 

Rupturas de Estoque: Como Esse Desafio Impacta a Indústria e o Varejo?  Rupturas de estoque são um dos principais desafios... Saiba mais

A importância da integração financeira para o futuro do negócio
A importância da integração financeira para o futuro do negócio

Descubra como a integração financeira otimiza operações, diminui erros, reduz custos e aumenta a transparência para stakeholders. Saiba mais

Evolução na jornada de compra B2B e como acompanhar
Evolução na jornada de compra B2B e como acompanhar

Conhecer e aprimorar essa experiência é uma excelente oportunidade para otimizar a eficiência operacional e crescer a sua indústria. Saiba... Saiba mais

O papel da automatização de processos na indústria
O papel da automatização de processos na indústria

Descubra por que automatizar tarefas de rotina pode gerar mais competitividade e valor ao negócio. Saiba mais