EDI alavanca performance das áreas de negócio

Agora que você já está a par de algumas das principais funcionalidades do EDI (Electronic Data Interchange), é hora de entender como se complementam e conhecer mais de perto os principais benefícios que o uso de um sistema assim é capaz de proporcionar.

Os softwares de EDI realizam a integração entre sistemas de participantes de uma cadeia de suprimentos para promover o intercâmbio de dados eletrônicos entre eles e possibilitar a importação das informações desses documentos diretamente para o ERP (sistema de gestão) utilizado pela empresa.

Isso pode ser feito por meio de processos focados em áreas de negócio específicas, como compras, vendas, logística e financeira. Confira abaixo quais são os principais usuários e documentos envolvidos em cada uma delas:

Essa integração entre sistemas e esse intercâmbio de dados eletrônicos entre os participantes da cadeia mencionados no quadro acima geram inúmeros benefícios às áreas de negócio, empresa e ao desempenho da cadeia de suprimentos de forma geral. Os principais deles são:

#1 Processos automatizados

A facilidade de importar os dados dos documentos recebidos para o ERP, sem que seja necessário digitá-los novamente, reduz o tempo gasto em atividades operacionais e, ao mesmo tempo, garante a consistência e o alto nível de confiabilidade das informações.

Exemplo prático: um supermercado faz o pedido de compras de 300 garrafas de refrigerante diretamente para seu fornecedor, via EDI. Não é necessário telefonar nem enviar e-mail com a solicitação.

#2 Padronização

O EDI é capaz de adequar e padronizar o formato e o conteúdo dos documentos que transitam no sistema. Bom para o emissor, que não precisa mudar a forma como costuma enviar as informações, e bom para o destinatário, que vai receber os dados sempre dentro do padrão utilizado por ele, evitando interpretações erradas e a necessidade de se fazer checagens e conversões manuais.

Exemplo prático: na solicitação, o supermercado pedirá 50 caixas do produto com a seguinte descrição: “50 cxs”. Para o recebimento e a organização do fornecedor, o sistema já vai colocar no padrão “50 cxx” que é como o fornecedor registra seus volumes.

#3 Rastreabilidade

Empresas varejistas podem confirmar se seu pedido foi entregue e verificado pelo fornecedor, cargas são monitoradas e distribuidores podem acompanhar se seus clientes receberam a fatura de cobrança do pedido e a situação do pagamento. Esses são alguns exemplos do que pode ser monitorado via EDI, recurso importante para a tomada de decisões e o aprimoramento de processos em tempo hábil.

Exemplo prático: a equipe de compras do supermercado acompanha pelo sistema se o pedido foi recebido e o status da entrega, bem como recebe a fatura para pagamento. Com isso, o supermercado pode preparar o espaço necessário no estoque para receber a nova remessa de produtos e organizar o fluxo de caixa. 

#4 Checagem de documentos

O sistema faz comparações entre documentos para identificar possíveis inconsistências, como de um pedido de compra feito pelo varejo, por exemplo, que apresente o preço unitário de compra, com o preço unitário faturado pelo fornecedor e informado na nota fiscal, ou ainda, o preço informado pelo varejo em um pedido contra uma tabela de preços do fornecedor..

Exemplo prático: o supermercado pode checar se, ao receber uma nota fiscal, o valor faturado do item está de acordo com o pedido, antes mesmo desta mercadoria chegar fisicamente na portaria do supermercado, o que permite ações pró-ativas para solucionar a divergência e evita filas de caminhões para o desembarque.

#5 Consulta também pela web

Além de serem disponibilizados no ERP, os documentos e as informações que trafegam na solução de EDI podem ser visualizados também na web, o que facilita bastante no caso de a empresa não utilizar sistemas de gestão ou estes não funcionarem em nuvem ou por acesso móvel, como via smartphones ou tablets, por exemplo.

Exemplo prático: instabilidades no sistema de gestão não impedirão a equipe do supermercado de acessar os documentos, ou, ainda, visualizar as informações quando e onde quiser.

Situações como a do exemplo desenvolvido nos tópicos acima mostram o quanto as funcionalidades do EDI podem se complementar na missão de aumentar cada vez mais a eficiência e o nível de serviço em todos os elos da cadeia.

Depois de mostrar essas vantagens, o blog vai apresentar no próximo e último post da série sobre EDI uma solução que já está pronta para ajudar sua empresa a fazer essa integração entre sistemas com seus parceiros de negócio e alcançar resultados ainda mais competitivos. Não perca!