EDI Mercantil automatiza entrada de documentos em operações comerciais

Você, varejista: teria condições de responder agora se aquele pedido que fez para o distribuidor chegou até ele e se seu ponto de venda vai receber as mercadorias no prazo desejado? E você, fornecedor, sabe se todos os pedidos enviados pelo varejo chegaram até sua empresa? Vai ser capaz de atender todos eles dentro do tempo em que precisam? Se você pensou demais para responder essas perguntas relativamente simples é sinal de que o processo mercantil ainda não está automatizado em seu estabelecimento. Mas isso tem solução! Provavelmente você já ouviu falar em EDI (Electronic Data Interchange) e sabe que esse software, responsável por fazer o tráfego eletrônico de documentos entre os participantes de uma cadeia de suprimentos, possui funcionalidades divididas de acordo com o processo e as informações que trafegam dentro dele. Uma delas, tema deste artigo, é o EDI Mercantil.

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O que é o EDI mercantil?

O EDI Mercantil envolve clientes e fornecedores de uma cadeia de suprimentos e, pela integração entre sistemas das duas pontas, proporciona a troca de documentos entre eles como pedidos de compra, notas fiscais, confirmações e alterações de pedidos e contestações fiscais – quando são percebidas inconsistências nas notas emitidas. Tudo isso é disponibilizado em seus ERPs (sistema de gestão integrado) de forma automática, eliminando o trabalho de digitação e inclusão das informações recebidas no programa e ao mesmo tempo garantindo a consistência dos dados, e pode ser consultado via web também.

Funciona assim: as solicitações de compra são disparadas por meio do EDI ao distribuidor ou à indústria, os quais as receberão dentro do seu software de gestão empresarial. Utilizando um único canal, os fornecedores poderão responder ao cliente se irão atendê-lo e quando, por exemplo, e enviar as notas fiscais referentes ao atendimento também. Enquanto isso, o varejo tem visibilidade da situação do seu pedido e pode acompanhar se foi recebido e analisado. Se fizesse esse disparo por e-mail, realizar o rastreamento se tornaria bem mais complicado, porque a equipe de compras teria que interromper suas atividades para cobrar retorno dos fornecedores.

Pense na situação das farmácias com seus distribuidores de medicamentos. Ao solicitarem produtos como comprimidos analgésicos para dor de cabeça de uma determinada marca, por exemplo, os quais registram um alto índice de vendas diário e seu estoque já entrou no nível de segurança, precisam saber de forma mais rápida se o fornecedor vai conseguir atendê-las, caso contrário, precisarão fazer o pedido para outro, pois a falta desse item pode resultar em ruptura no ponto de venda e comprometer o nível de serviço prestado aos seus clientes.

Outro segmento com processos críticos é o de laticínios, dentro do qual os fornecedores geralmente fixam um horário limite para o recebimento dos pedidos dada a perecibilidade dos produtos, e essa condição deve ficar bastante clara no relacionamento entre cliente e fornecedor para que não haja atraso nas entregas. É por isso que particularidades como essa podem ser registradas no EDI e tornar as transações entre as duas empresas mais produtivas.

Padronização de layouts de documentos

Outro ponto alto do EDI Mercantil é que ele padroniza o formato como as solicitações chegam até o fornecedor de acordo com a nomenclatura e medidas utilizadas por ele. Imagine um distribuidor de cosméticos que receba pedidos de pelo menos 30 lojas, cada um à sua maneira. “Caixas” pode vir como “cx” e “cxa”, por exemplo, e a unidade utilizada pelo sistema do distribuidor é “cxx”. Com o EDI Mercantil, os pontos de venda de cosméticos podem continuar enviando pedidos do jeito que quiserem, porque o sistema é programado para ler essas variações e fazer a conversão antes de disponibilizar a informação no ERP. Isso facilita a interpretação e o retorno da solicitação, sem contar a assertividade no atendimento ao cliente. Tudo isso sem a necessidade de se ter uma equipe dedicada a tratar a chegada e o conteúdo dessas solicitações, já que essa unificação também auxilia na automatização.

Continue acompanhando a série sobre EDI no blog para conhecer outras funcionalidades dessa importante ferramenta e saber como turbinar a atuação da sua empresa por meio do intercâmbio de dados eletrônicos em todas as áreas de negócio!