Bottom-up e top-down: planejamento colaborativo de demanda

O Planejamento Colaborativo de Demanda, mais conhecido pela sigla S&OP (Sales & Operations Planning) é um processo onde diferentes áreas encontram-se para estabelecer o planejamento de produção e venda que atenda às necessidades do mercado e ao mesmo tempo suporte as estratégias da empresa. Mas existem diferentes formas de fazer isso. E é por isso que preparamos esse artigo para mostrar a diferença entre dois modelos: bottom-up e top-down.

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Atualmente, com base neste conceito muitas empresas criaram e já aplicam o processo de S&OP, normalmente com objetivo de aumentar a assertividade no planejamento de demanda com foco no ganho através de um melhor nível de serviço aos clientes. Este processo, se bem desenhado e suportado por uma plataforma de tecnologia, garante bons resultados para a empresa.

Existem diversos modelos para um planejamento colaborativo, portanto é necessário encontrar o melhor para a sua empresa. Normalmente uma consultoria de implantação estuda o seu negócio e propõe o melhor modelo para que as chances de bons resultados, em um bom período de tempo sejam maiores.

Com as pessoas estão na base desse processo, a decisão sobre quem envolver, quando envolver e de que forma envolver garante o engajamento e o compromisso dos envolvidos ao longo dos ciclos de planejamento.

Modelos bottom-up e top-down

Por este motivo, a característica do planejamento bottom-up ou top-down deve ser bem definida para garantir um processo sólido e que tenha a essência da empresa.

Processo bottom-up

O processo de planejamento de demanda feito a partir de um método bottom-up (de baixo para cima) é aquele em que as discussões começam entre as áreas da empresa envolvidas e vão subindo até a diretoria. Isso significa que o processo é descentralizado, com a participação de diversos profissionais.

Por exemplo: a partir do momento em que existe uma projeção de demanda, as áreas da empresa, como marketing, vendas, comercial e financeiro, partem para a discussão do consenso. Nesse momento, elas discutem a viabilidade de atender essa demanda e o que precisam fazer para dar conta do que está projetado.

Depois de fechar o consenso, os números e o plano são levados para a diretoria, que, com base em todo o estudo, vai fazer ajustes ou chancelar o que foi levantado por todas as áreas. Trata-se de uma forma mais colaborativa de realizar o planejamento, considerando os pontos de cada setor envolvido.

Para quem normalmente se aplica o bottom-up

O bottom-up normalmente é mais indicado para empresas onde o número de colaboradores na estrutura de vendas é reduzido ou que o comprometimento destes colaboradores para com o processo seja alto. O grande benefício deste processo é a obtenção de um número “limpo”, trazido pela estrutura de vendas com base no dia a dia dos clientes e no comportamento do mercado.

Este número de vendas é novamente planejado colaborativamente com números estratégicos e restritivos da empresa para que o plano único realmente seja definido. Conceitualmente este seria o processo ideal, porém nem todas as empresas são iguais e provavelmente com ele não conseguiriam o melhor resultado.

Processo top-down

O processo top-down (de cima para baixo) é o oposto do bottom-up. Nesse método, a diretoria ou mesmo o CEO da empresa realiza o planejamento de demanda, toma a decisão em relação ao que a empresa vai considerar como norte e replica isso para o restante da empresa.

Para quais empresas o top-down é mais indicado

Trata-se de um método de planejamento mais centralizado. Normalmente é mais indicado para empresas onde o número de colaboradores na estrutura de vendas é alto ou que o comprometimento destes colaboradores para com o processo seja baixo. Em muitos casos o tempo para o planejamento colaborativo é pequeno, exigindo uma rápida definição do plano único e um processo secundário de divisão de metas ou distribuição dos alvos de venda.

O ponto de atenção desse modelo é que, em muitos casos, a empresa pode acabar perdendo muitos detalhes da operação que poderiam ser levantados se o processo iniciasse a partir da base, com as discussões entre as equipes.

Não que a alta liderança não seja capaz de conduzir com qualidade esse processo. A questão que as equipes estão no dia a dia da operação e pode contribuir com pontos importantes. Por exemplo: a equipe comercial, por estar contantemente em contato com os clientes, tem muitas informações e insights mais precisos que podem contribuir muito com o planejamento, analisando um produto que começa a ter baixa saída.

Mas, como falamos anteriormente, esse modelo é indicado para empresas em que os colaboradores não estejam tão comprometidos com o processo colaborativo. Nesse caso, antes de insitir com algo que não vai dar certo, é importante desenvolver essa cultura.

O importante é que não é necessariamente certo e errado, mas a necessidade de utilizar o modelo que mais se ajusta à realidade da empresa e ir realizando os ajustes necessários.

Estrutura para colocar o bottom-up em prática

Por se tratar de um formato que envolve ampla colaboração dentro da empresa, o bottom-up exige uma estrutura para ser colocado em prática, criando uma forma mais ágil e assertiva de promover o consenso. Várias equipes debatendo em cima de números por meio de planilhas trocas de e-mails pode acabar gerando algun problemas para a empresa.

O ideal é que se invista em uma estrutura necessária para que a colaboração ocorra dentro de um ambiente único, sem versões de arquivos e e-mails perdidos. A tecnologia pode ajudar muito nesse momento.

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