S&OP passo a passo: como adotar esse método em sua empresa

S&OP é mais um dos processos mais importantes para a indústria. Tradcional, porém, não completamente aproveitado pelas empresas. Neste artigo, você vai entender o que este acrônimo significa, e também aprender como elaborar um processo S&OP passo a passo.

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O que é S&OP?

S&OP é uma sigla que significa Sales and Operations Planning, ou, em bom português, Planejamento de Vendas e Operações. No Brasil, existe uma outra sigla equivalente PIVO, de Planejamento Integrado de Vendas e Operações.

O conceito visa deixar o gerenciamento e a tomada de decisões mais eficaz por meio da integração entre os diversos setores que compõem uma empresa. Essa sinergia permite uma visibilidade integral dos processos, ajudando a demanda e a oferta a ficarem equilibradas.

Ter esse panorama é fundamental para a indústria, que passa a ser capaz de alinhar seu ritmo de produção à demanda, para evitar falta ou excesso de estoque – cenários que comprometem o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.

Para que a implementação das práticas S&OP sejam mais produtivas, devem ser levados em conta dados históricos de vendas, que vão agregar valor à projeção de demanda, uma vez que ela leva em consideração informações reais de consumo.

Exemplo prático de S&OP

Para deixar o conceito mais claro, vamos trazer um exemplo prático, usando uma fábrica de geleia (com estrutura bastante simplificada) para facilitar a explicação.

Imagine que esta fábrica de geleia possui três departamentos: compras, produção e vendas. O time de compras adquire e disponibiliza a matéria-prima, que são as frutas. A equipe de produção, por sua vez, utiliza os insumos para produzir as geleias. Por fim, o time de vendas vai oferecer as geleias fabricadas para os revendedores.

O que acontece se todas essas equipes não estão alinhadas?

Para começar, o setor de compras pode acabar comprando frutas demais, o que vai gerar desperdício. Se comprar de menos, o estoque fica comprometido. Com isso, a equipe de manufatura pode não dar conta de fabricar tanta geleia, ou acabar ficando ociosa por falta de matéria-prima. Sem saber quanta geleia foi produzida, o time de vendas não vai saber quanto pode vender, e isso inevitavelmente vai deixar alguns varejistas sem o produto.

Nenhum desses problemas aconteceria se os diferentes departamentos estivessem integrados, trabalhando dentro de um sistema de S&OP. Deste modo, todos saberiam o que seus colegas estariam fazendo, alinhariam expectativas e a produção seria pautada por um número acordado entre todos.

Para isso, seria estimada uma demanda, com base em vários fatores, e depois esse número seria levado a um comitê formado por representantes de várias áreas, que iriam debater essa projeção e fazer alguns ajustes até chegar ao valor final. A partir daí, cada setor saberia o que fazer para entregar sua parte para atender a essa demanda esperada.

5 objetivos do S&OP

Ao adotar as práticas de S&OP, uma empresa consegue alcançar objetivos que contribuem com o aumento do nível de serviço de todos os departamentos. Dentre eles, podemos destacar cinco grandes vantagens:

1. Apoiar o planejamento estratégico do negócio através de análises e revisões periódicas, garantindo sua viabilidade e efetividade.
2. Garantir que os planos operacionais sejam realistas, considerando a integração existente entre as diversas áreas da empresa.
3. Gerenciar os estoques de produtos finais e/ou carteira de pedidos de forma a assegurar o melhor desempenho de entrega (disponibilidade de produto).
4. Avaliar o desempenho do processo de planejamento de vendas e estoque. Isso permite identificar e separar as atividades que estão fora de controle daquelas que estão sob controle.
5. Desenvolver o trabalho em equipe através da criação de condições para que cada departamento participe do planejamento global da empresa.

S&OP passo a passo

Para que uma estratégia de S&OP seja efetiva, é importante que ela seja planejada e respeite um modus operandi. Abaixo, você confere como colocar em prática o S&OP passo a passo:

Passo 1 – Gestão de portfólio

Analisar o seu portfólio é essencial para entender o que está funcionando e o que precisa de alguns ajustes. Certos produtos podem passar por melhorias, serem descontinuados ou reaproveitados em novos projetos. Com base nisso, a definição das novas demandas será muito mais eficaz.

Passo 2 – Projeção da demanda

Nessa etapa a empresa precisa estimar qual será a demanda de seus produtos em um horizonte de tempo, que pode variar conforme a necessidade. Para isso, considera-se vários fatores, como hisórico e sazonalidade. Daí sai uma projeção matemática do quanto a empresa espera vender nesse recorte de tempo. A ideia é que, com isso, seja possível baser a operação em dados mais concretos do que apenas feeling.

Passo 3 – Gestão de eventos

Outro passo importante no processo de S&OP é a gestão de eventos, ou seja, inserir na projeção da demanda tudo o que pode impactar nesse número, como ações dos concorrentes, mudança cambial, crises, enfim, todo fator que possa ser determinante para afetar esse valor. Esse ponto ajuda a deixar a projeção ainda mais próxima da realidade.

Passo 4 – Colaboração entre as áreas

Com esse número em mãos, é hora de reunir as diversas áreas da empresa para chegar a um consenso sobre essa demanda e alinhar expectativas e capacidades. Afinal, todos precisam estar falando a mesma língua para que não haja discrepâncias. A área de produção precisa ser capaz de entregar o que foi projetado, assim como o financeiro deve garantir que há orçamento e o marketing assegurar que haverá condições para gerar essa demanda.

Representantes desses setores analisam essas informações, fazem reuniões e adaptam a projeção inicial à realidade da empresa, garantindo que será entregue algo dentro da realidade do negócio.

Passo 5 – Plano de operação

Depois que a demanda for alinhada entre todos e juntamente com a direção da empresa, é o momento de traçar um plano operacional para colocar em prática o que foi definido no processo de S&OP. Esse momento é essencial para moldar estratégias, custos e outros fatores determinantes.

Passo 6 – Acompanhamento dos resultados e ajustes

Demanda desenhada, plano traçado e operação rodando, com as vendas acontecendo. A partir daí, a empresa precisa acompanhar os resultados diarimante ou semanalmente para ver se o que foi planejado está realmente se cumprindo. E aí vão sendo feito ajustes para corrigir pontos, melhorar estratégias. Dificilmente, a empresa não vão errar nesse processo. Mas o importante chegar ao final com o máximo de acertos.

S&OP e tecnologia

Agora que entendemos o que é o Planejamento de Vendas e Operações, como ele é colocado em prática e como o S&OP pode ajudar a indústria, falta só descobrirmos como tornar o processo ainda mais eficiente.

Nessa hora, a tecnologia pode ajudar. Uma solução S&OP pode automatizar boa parte do trabalho, otimizando as etapas mais burocráticas – como o levantamento de informações e tornando o trabalho das equipes envolvidas muito mais dinâmico, centralizando as informações em uma interface única e acessível.

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Algumas das maiores empresas do mundo já se beneficiaram com esse tipo de ferramenta. Para ficar por dentro de outras maneiras que as soluções tecnológicas podem auxiliar o seu negócio, continue de olho em nosso blog.