O que é aviso de embarque e qual sua importância para a logística?

Cuidar do estoque e evitar a ruptura é importante tanto para o varejo quanto para a indústria. Para cumprir essa missão, as duas pontas precisam agir de forma organizada. O aviso de embarque é um dos documentos mais úteis para coordenar os processos e melhorar a qualidade da logística.

O que é o aviso de embarque?

Bastante conhecida também pelo nome e sigla em inglês Advanced Shipment Notification (ASN), o aviso de embarque é uma notificação cujo propósito é informar ao cliente quando seu pedido será entregue.

Essa informação é importante para que o comprador possa se programar e deixar seu estoque pronto para receber a nova remessa de mercadorias.

Abrir espaço para novos produtos pode ser mais difícil do que parece, especialmente porque há um equilíbrio de estoque que precisa ser respeitado para garantir que a dinâmica das vendas não seja interrompida e evitar que uma entrega não planejada gere atrasos e contratempos.

Justamente por isso, esse aviso deve ser feito com antecedência: desta maneira, o comprador consegue se programar para deixar sua estrutura pronta para receber o pedido, e a transportadora tem mais controle sobre as rotinas logísticas que realiza.

Quais informações devem constar em um aviso de embarque?

Considerando sua importância para o bom funcionamento da supply chain, o aviso de embarque antecipado deve ser preenchido corretamente para que seu potencial benéfico seja melhor aproveitado.

Na prática, este documento traz informações sobre o conteúdo da entrega e os dados relativos ao pedido. Detalhes como número de itens (e descrição de cada um), marcas, pesagens e dimensões devem constar no aviso de embarque.

Por questões de praticidade, alguns distribuidores costumam emitir uma versão resumida do aviso. Mas, via de regra, é melhor para todos se o documento for o mais completo possível.

Um aviso de embarque bem detalhado pode incluir, por exemplo, informações sobre a configuração dos produtos no palete, a data de validade de cada mercadoria e até mesmo o número de série de cada embalagem.

Estes dados são importantes para garantir a rastreabilidade dos produtos, mas, principalmente, para facilitar as tarefas de descarregamento e armazenamento do pedido.

Vantagens do aviso de embarque

O aviso de embarque traz benefícios tanto para varejistas quanto para a indústria, otimizando as atividades de ambos os lados.

O varejista consegue verificar rapidamente se as mercadorias que estão para chegar correspondem ao pedido que foi feito. Além disso, como já dito, a gestão dos estoques ou armazéns fica muito mais eficiente, com recebimento e descarregamento mais ágeis, otimizando o tempo, o espaço e os recursos humanos necessários.

Para fornecedores, o documento é especialmente importante porque garante o bom funcionamento de todo o processo de logística. Ele é o pontapé inicial, que coloca todas as engrenagens para girar e permite que agendamentos sejam feitos de maneira inteligente.

Problemas da conferência manual de documentos logísticos

Claro que essas vantagens só vão vir à tona se tudo for feito de maneira otimizada. Porém, nem sempre é o que acontece: quando não há tecnologia, tudo é feito manualmente, comprometendo toda a agilidade que seria esperada do processo.

Estamos dando ênfase ao aviso de embarque, mas a verdade é que existem diversos outros documentos logísticos sendo emitidos o tempo todo. A cadeia de suprimentos não pode parar, e ela deixa um rastro de papéis por onde passa.

Toda essa papelada ainda é conferida manualmente por muitas empresas. Isso cria um gargalo enorme que atrasa tudo, pois exige muito mais tempo e mão de obra. Imagine o trabalho de conferir se tudo o que foi listado na ordem de compra está batendo com o que consta no aviso de embarque.

Esse grande volume de informações pode acarretar em erros, que acabam gerando prejuízos e desgastes entre varejistas e fornecedores. Isso para não mencionar a temida ruptura: quando a supply chain falha em qualquer ponto, as vendas sempre podem acabar comprometidas.

Tecnologia no auxílio do aviso de embarque

Para evitar todos esses problemas ocasionados pela conferência manual de documentos logísticos, as empresas precisam apostar na tecnologia e na automação.

Um dos recursos mais utilizados é o EDI, sigla de Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em bom português. Sua função é facilitar a emissão, recebimento e troca de documentos com muito mais rapidez.

Automatizar essa parte burocrática do trabalho evita erros e facilita muito a gestão de estoque, o que se reflete lá na gôndola. Se os pedidos são emitidos e recebidos corretamente, não sobra espaço para ruptura. O cliente sempre encontra o que está procurando.

Quando a troca de documentos passa a ser automatizada, todos ganham. O cruzamento de informações oferece muito mais segurança para quem fornece e para quem compra: caso haja discrepância entre o que foi pedido e o que saiu do fornecedor, todos são notificados automaticamente.

Com a integração de diferentes linguagens e sistemas, o processo fica ainda mais simples. Um sistema EDI utiliza uma linguagem comum, que formata os documentos para o padrão mais adequado, permitindo que diferentes sistemas de informação possam interagir uns com os outros, sem problemas de compatibilidade.

O aviso de embarque é mais um dos muitos documentos que fazem parte da cadeia logística, e é fundamental para que tudo transcorra da melhor maneira possível, tanto para a indústria quanto para o varejo.

Se soluções como o EDI podem ajudar na gestão logística com muito mais inteligência e assertividade, por que não aproveitar, não é mesmo?

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