Documentos de transporte: quais são e a função de cada um

O Brasil movimenta a maior parte de suas cargas por meio de transporte rodoviário. Para que esse leva e traz de mercadorias funcione da melhor maneira possível, os documentos de transporte são fundamentais.

Dados da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) estipulam que mais de 60% de todo o transporte de cargas brasileiro é feito pela nossa malha rodoviária. Segundo a Automotive Business, temos mais de 2 milhões de caminhões rodando pelo país.

Isso não é necessariamente um problema, mas pode criar alguns gargalos. Quem aí nunca passou por uma fila de caminhões parada, aguardando o desembaraço das tramitações legais para poder seguir viagem?

Para garantir o mínimo de demora nos processos logísticos, é fundamental que o profissional encarregado esteja portando todos os documentos de transporte necessários e conheça a função de cada um deles.

10 documentos de transporte que você precisa conhecer

Neste artigo, você vai conhecer a documentação que todo profissional da área de transportes rodoviários deve ter em mãos enquanto viaja. Cargas que trafegam por transporte aéreo, ferroviário, aquaviário ou intermodal (utilizam mais de um tipo de transporte) carregam alguns documentos em comum, mas também têm suas documentações específicas.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

Este é um documento obrigatório que não pode faltar na bagagem de quem move a cadeia de suprimentos. O intuito da nota fiscal é registrar detalhes sobre a transação e impostos que foram e/ou serão recolhidos. Por ser eletrônica, ela pode ser enviada pela internet, facilitando o acesso por parte do consumidor e também do emissor.

Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFE)

Embora a nota fiscal em si seja digital, ainda é preciso que haja uma versão impressa para facilitar a conferência e a eventual coleta de assinatura no ato do recebimento. A DANFE é basicamente isso: ela não substitui a nota fiscal, mas deve estar entre os documentos de transporte para agilizar alguns trâmites.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

A carga não vai da indústria para o varejo sozinha. É preciso de alguém para transportá-la. Se a nota fiscal diz respeito à carga, o conhecimento de transporte eletrônico se refere à prestação do serviço de transporte. Este documento deve ser registrado junto às Secretarias de Estado da Fazenda (Sefaz) e pode ser solicitado em postos de fiscalização ao longo do caminho.

Documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico (DACTE)

Do mesmo jeito que a NF-e precisa ter um documento impresso que facilite a consulta, o CT-e também tem uma versão física para conferência. O DACTE é auxiliar, ou seja, não substitui o CT-e, mas ajuda a acompanhar a mercadoria em trânsito e possibilita a consulta do CT-e no site da Secretaria da Fazenda, se necessário.

Responsabilidade civil do transportador rodoviário de cargas (RCTR-C)

Para garantir a integridade das cargas, foi criado um seguro que cobre danos causados a terceiros por conta do transporte de carga. O seguro é obrigatório (mesmo que o proprietário da carga não faça exigência na negociação do frete), deve ser contratado pelo transportador e protege-o em caso de tombamento, incêndio, capotagem, colisão, entre outras. O documento tem validade em todo o território nacional.

Código identificador da operação de transportes (CIOT)

O pagamento de frete que deve ser realizado ao profissional de transporte de cargas pode ser lento, burocrático – especialmente para profissionais autônomos. Em 2011, o Governo Federal publicou uma resolução a fim de dinamizar este processo. O CIOT é obtido mediante o cadastramento junto ao sistema da ANTT, e regulariza o pagamento do serviço.

Certificado de tacógrafo

O tacógrafo é um equipamento obrigatório para veículos de carga ou passageiros, que registra a velocidade e o tempo de viagem daquele meio de transporte, e visa garantir mais segurança às estradas. O certificado de tacógrafo é o documento que atesta a presença e funcionamento do equipamento. Os dados podem ser acessados manualmente, ou através de um aplicativo para celular.

Romaneio

Também chamado de packing list, o romaneio é um documento de transporte que lista todas as mercadorias que estão sendo transportadas. Seu objetivo é facilitar a identificação dos volumes presentes em um mesmo lote, o que torna tanto o embarque quanto o desembarque mais prático.

Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e)

Como vimos, a papelada que acompanha a logística é grande. O manifesto eletrônico de documentos fiscais foi criado com o intuito de centralizar o registro de todos os outros documentos fiscais, compilando diversas informações em um só lugar. O MDF-e é digital, e é válido em todo o território nacional.

Documento auxiliar do manifesto eletrônico de documentos fiscais (DAMDFE)

Ironicamente, o MDF-e que chegou para descomplicar as coisas acabou gerando mais um documento auxiliar. Como o DANFE e o DACTE, ele é uma versão impressa, pensada para facilitar a consulta junto às Secretarias da Fazenda, mas não substitui o documento eletrônico original.

Como a tecnologia pode ajudar na organização dos documentos de transporte

Lidar com tantos documentos não é tarefa fácil, e demanda muita organização por parte de todos os envolvidos na gestão fiscal. Qualquer errinho ou inconstância pode gerar prejuízos, atrasos e acabar deixando as gôndolas desabastecidas.

Hoje, existe uma tecnologia chamada EDI que realiza o tráfego automático desses documentos, fazendo a troca entre os ERPs. Assim que uma empresa emite o docuemento, a outra recebe em seu sistema, sem a necessidade de enviar por e-mail, por exemplo.

A ferramenta faz a tradução dos layouts desses documentos. Então quem precisa sempre vai receber no padrão do seu sistema de gestão, sem trabalha de digitar novamente qualquer documento.

Informatizar processos é uma maneira segura e eficaz de otimizar a gestão dos documentos de transporte e garantir que tudo estará em conformidade com a lei. Fale conosco se quiser saber como a tecnologia pode ajudá-lo, e continue de olho em nosso blog para mais posts como esse. Estamos aqui para ajudar você a sanar todas as dúvidas sobre esses e outros processos da cadeia de suprimentos.