Controle de pedido de compra: como a tecnologia pode ajudar

Compras fazem parte da rotina de qualquer empresa. O pedido de compra é o documento que inicia todo o fluxo de aquisição dos produtos que são necessários para o desenvolvimento das atividades, seja de produção, seja de revenda. Apesar disso, a falta de controle de pedido de compra ainda é um problema para muita gente.

Você também pode ouvir esse conteúdo.

O que é um pedido de compra?

Os pedidos de compra são documentos comerciais que oficializam o interesse de uma companhia em adquirir algum produto de um fornecedor. Pode ser a matéria-prima para produzir algo, ou apenas o clipe de papel de um relatório: tudo que uma empresa compra de outra, gera um pedido de compra.

Um pedido de compra reúne todas as informações relevantes sobre a transação: os itens que estão sendo adquiridos, as quantidades que foram solicitadas, a qualidade, o prazo, o local de entrega, a tributação e muito mais.

A importância do departamento de compras

O departamento de compras de uma empresa precisa ser bem organizado e otimizado. A aquisição de insumos é um elemento-chave para o bom funcionamento de um negócio, uma vez que todos os outros setores dependem do que é comprado.

Desafios do processo de compras

O processo de compras encara desafios constantes: a busca pelas melhores condições de negociação é fundamental para que a empresa tenha economia, mas a qualidade dos produtos e do serviço prestado pelo fornecedor também deve ser levado em conta.

Os profissionais do setor precisam estar por dentro de tudo o que acontece na empresa, para saber o que está faltando e qual a urgência das requisições. O controle do almoxarifado ou do estoque deve ser minucioso e constante para que os pedidos sejam assertivos.

Com base nisso, o volume de compras deve ser preciso, para evitar o desperdício e o acúmulo de materiais. E o timing dos pedidos precisa ser muito bem planejado, para que a produtividade do negócio não seja afetada pela falta de recursos.

Por conta de todas essas responsabilidades, o time de compras deveria trabalhar com o máximo de atenção e cuidado para ter total controle dos pedidos de compras. Mas nem sempre é o que acontece: no dia a dia, muitas empresas acabam realizando pedidos de compras de maneira bastante informal. Um telefonema, um e-mail, ou mesmo uma anotação rápida em um papel qualquer.

Problemas da falta de controle de pedido de compra

Esse comportamento descuidado pode gerar não só problemas, como também prejuízos para as empresas. Para começar, o pedido de compra feito manualmente ainda vai precisar ser passado para o ERP (software de gestão de recursos). Além de retrabalho, isso também pode gerar erros.

Um pedido de compra anotado ou emitido errado pode gerar um efeito dominó de problemas: se a quantidade de itens a serem comprados está errada, o fornecedor faz o envio errado. Se foi pedido mais que o necessário, a empresa paga a diferença e tem prejuízo. Se for menos, é preciso realizar outro pedido, cobrindo os gastos logísticos e tendo prejuízo.

Também acontece muito de um pedido de compra “informal” acabar se perdendo. O papel em que foi anotado pode ser esquecido em algum lugar, o e-mail vai para a caixa de spam, ou a informação simplesmente não chega ao lugar que deveria.

Se há falta de controle de pedido de compra, ele pode acabar se perdendo. Aí o fornecedor não toma conhecimento da solicitação e a entrega não é feita. Se o comprador é um varejista, ele fica sem mercadorias, o cliente não encontra o que procura e todos ficam no prejuízo.

Percebe como a ruptura pode acontecer simplesmente porque um documento não chegou, ou não foi emitido corretamente? Justamente por isso, a emissão do pedido de compra não pode ser negligenciada.

Automatização: mais controle de pedido de compra

Quando aplicada à cadeia de suprimentos, a tecnologia otimiza processos e facilita a vida dos gestores. Isso também é válido para a emissão e troca de documentos, incluindo aqueles que são gerados pelo departamento de compras.

Nessas horas, soluções como o EDI (sigla de Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados), tornam-se o braço direito dos gestores. O software automatiza todo o tráfego de documentos entre fornecedores, empresas, operadores logísticos e até instituições financeiras.

O pedido sai de um ERP para o outro de forma automática. Basta gerar a solicitação e ela cairá no sistema do fornecedor, sem que seja necessário enviar e-mail ou fazer uma ligação.

Chega de perder pedidos

Um pedido de compra gerado eletronicamente nunca será perdido ou esquecido em um canto: ele sai de uma máquina e é recebido por outra. Não há espaço para descuidos humanos, os colaboradores apenas monitoram a troca de informações.

Como ninguém precisa anotar ou digitar nada, também eliminam-se erros nos pedidos de compras, uma vez que tudo é automatizado. Sem ter que lidar com a parte burocrática do trabalho, os profissionais de compras tornam-se mais produtivos, pois ganham mais tempo para investir em outras prioridades.

Menos estresse no trabalho

Investir em tecnologia melhora inclusive a qualidade de vida das pessoas, pois contribui com a diminuição do stress. Pense: quantas vezes você já teve que se indispor com alguém por conta de um pedido errado, ou presenciou esse tipo de situação?

Atritos como esse geram desgaste nas relações interpessoais e comerciais, o que afeta a produtividade de todos os envolvidos. Um pedido de compra eletrônico evita todo esse desconforto e permite que todos trabalhem com mais tranquilidade.

Compatibilidade dos documentos

“Parece ótimo, mas e se os sistemas forem incompátiveis?”. Até isso o EDI consegue evitar: a integração entre diferentes ERPs converte toda a documentação para o formato mais apropriado para o sistema do recebedor. Na volta, acontece a mesma coisa: o documento chega na formatação certa, garantindo máxima eficiência ao processo.

Segurança da informação

O envio dos pedidos de forma eletrônica também resolve uma grande dor de cabeça da área de tecnologia da informação. Isso porque a automatização garante a integridade e a privacidade dos documentos, aumentando a segurança das informações trafegadas. Afinal, um e-mail sempre pode cair na caixa errada, não é mesmo?

Em resumo, automatizar a manutenção de documentos e aumentar o controle do pedido de compra é bom para todo mundo: evita erros e prejuízos, gera uma grande economia de tempo e aumenta o nível de serviço.

Gostou desse artigo? Então, continue navegando em nosso blog e tenha acesso a diversos outros artigos que podem ajudar sua empresa a resolver seus problemas de negócio. Em caso de dúvida, entre em contato com a gente. Estamos à disposição para ajudá-lo no momento que for necessário.